¿Para qué sirve la función DESREF en Excel?

¿Qué es?

La función DESREF, es una función que nos entrega Excel, la podemos hallar dentro de la Biblioteca de funciones en la categoría Búsqueda. Esta es una función, no tan conocida para nosotros como alumnos pero que sin duda podría ser una aporte en nuestra vida laboral.

Por definición, DESREF arroja como resultado un valor que refiere a una celda única o a un rango de celdas en específico, partiendo de los datos de entrada suministrados.

¿Cómo Funciona?

• Ref : La referencia base. Debe referirse a una celda o rango de celdas. (Ejemplo A1 o A1:B3)
• Filas: Número de filas de desplazamiento . Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco filas más abajo de Ref. (Alternativamente, un argumento -5 desplaza la celda de referencia 5 filas más arriba)
• Columnas: Número de columnas de desplazamiento. Si el argumento es 5, la celda de referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de Ref.(Alternativamente, un argumento -5 desplaza la celda de referencia 5 columnas hacia la izquierda)
• Alto: (Opcional) número positivo de filas, que tendrá la referencia devuelta.
• Ancho: (Opcional) número positivo de columnas, que tendrá la referencia devuelta.

Características Principales

Recordemos que una referencia se puede realizar en base a una celda (H14) o en base a un rango de celdas (A3:G6), y cada caso tiene propiedades particulares.

Si se trata de la referencia a una celda, Excel devuelve el contenido de esa celda. En este caso DESREF funciona así:

La referencia que devuelve (y, por lo tanto, su contenido) es el que resulta de ubicarse en la celda B2 y, desplazarse por filas y, luego, por columnas. Concretamente, una posibilidad podría ser:

Esta expresión puesta en una hoja de Excel (con la celda B2 como punto de partida) resulta en lo siguiente:

Por lo tanto, al hacer la función DESREF en la celda B8 y poner como punto de partida de la función la celda B2, la función me entrega como referencia el contenido de la celda que está 3 filas más abajo que el punto de partida, y dos columnas hacia el lado del punto de partida, es decir, la celda D5.

Cuando nuestra referencia de partida es un rango, la sintaxis de DESREF() cambia un poco:

Ahora, debemos agregar los valores alto y ancho, los cuales determinarán las dimensiones del rango de salida de la referencia de nuestra función.

Colocando la función con sus argumentos en una hoja de Excel

Vemos que la referencia de partida, que está resaltada en rojo, se transforma en la referencia B2:E6, resaltada en verde. Finalmente, lo que entrega DESREF, es como si la referencia de partida se dilatara de B2:D5 a B2:E5. Pero, como se ve en la imagen, nos da un error, y es lógico que así sea pues en este caso Excel no sabe qué hacer ¿Qué número va a devolver si tiene 16 opciones? Lo más coherente es que haga algo con ellos, como sumarlos por ejemplo, pero la función DESREF por sí sola no puede. Una de las formas más comunes de utilizar DESREF con rangos es anidándola con otras funciones como SUMA (que sumaría todos los valores contenidos en el rango B2:E6),PROMEDIO, MAX, MIN, etc. Esto eliminaría el error que vemos en la imagen anterior. A continuación mostraremos la función DESREF anidada con otras funciones:

Como pueden ver en la imagen, la fórmula ingresada muestra como primer argumento de la función DESREF el rango de punto de partida (en rojo). Luego, muestra el número de filas hacia abajo (en verde), y el número de columnas hacia la derecha (en azul) que se desplazará hacia la derecha la referencia. Finalmente, se entrega el número de filas de alto y columnas de ancho que poseerá el rango que será referenciado (en naranjo), H11:I13. Con este rango marcado con el color naranjo se realizaron las operaciones de suma, promedio, máximo y mínimo, dando como resultado lo que aparece en la tabla de color rosado.

La función DESREF en Excel luce bastante abstracta, difícil de comprender, pero de gran utilidad para gestionar base de datos e información de todo tipo, tales como usos financieros, ventas etc.

En su forma más elemental, DESREF se refiere a una celda o rango de celdas, según la descripción oficial de Microsoft, “devuelve el valor de una celda que está a un número especificado de filas y columnas de una celda o un rango de celdas al que hizo referencia en un rango adyacente”.

Aplicaciones Profesionales

Esta función puede ser de gran ayuda en una serie de situaciones laborales las cuales requieran de un reordenamiento de los datos, sobre todo en aquellos casos que queremos pasar de los datos ordenanos de forma temporal y los queremos pasar a acumulado. Por ejemplo, a nivel de ventas, se pueden hacer modificaciones con ellas si las ventas han sido registradas diariamente. Con esta fórmula podemos transformar el registro de ventas diarias a ventas semanales, mensuales e incluso anuales. Luego, con datos como éstos, la empresa puede calcular información útil para proyectar futuras ventas u otra información relevante para la toma de decisiones.

Ejemplo

Un buen ejemplo, sería utilizar esta función cuando se tienen los datos ordenados de forma mensual en Excel (columnas con los meses). En ese caso, es común tener uno de los siguientes problemas: tener los datos mensuales y querer los datos acumulados, o, tener los datos acumulados pero necesitar los mensuales. La función DESREF fácilmente puede gener los datos mensuales/acumulados.

Supongamos, entonces, que tenemos un informe con los datos de los meses Enero hasta Abril, y queremos generar los datos acumulados.

Una solución podría ser sumar las columnas haciendo referencia al mes anterior y simplemente ir sumando el valor del mes actual (Ej. Enero + Febrero), pero eso puede resultar tedioso, e incluso en algunos casos pueden aparecer errores resultado de la asimetría de las fórmulas.

Ahora, con la función en cuestión, podemos seleccionar el conjunto de columnas que deseamos se vayan sumando, fijando la celda de referencia (la primera del mes de Enero), calculando el ancho del rango solicitado como la diferencia entre las columnas.

Incluimos además la función COLUMNA (), la cual realiza la operación de devolver el número de columna que se señale (O sea para la columna A=1, B=2 y así sucesivamente). Utilizaremos también esta función fijada para que devuelva siempre el valor A=1.

Entonces, a nuestra función DESREF le estamos pidiendo que:

• La celda de referencia siempre esté en la columna del primer mes. (Primer dato del mes de Enero)
• La celda de referencia no se desplace (fijándola con $)
• El rango sea de una solo fila (ya que el ALTO es sólo de 1)
• El número de columnas a sumar se va acrecentado, desde sólo una para el mes de Enero, hasta 4 para el mes de Abril.

Lo atractivo de esta fórmula, es que se utiliza exactamente la misma para todas las celdas, por lo que el trabajo se simplifica para el operador.

Observaciones y Características

• Se debe tener cuidado con generar desplazamientos que hagan referencia fuera de los límites de la hoja, ya que en este caso la fórmula nos entrega error #¡REF!
• Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del argumento ref.
• DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.

Para mayor información:

Video en YouTube con instrucciones paso a paso:

Fuentes:

http://www.allexcel.com.ar/funciones/DESREF/DEREF.html

http://www.gerencie.com/funcion-desref-en-excel.html
http://excellentias.com/2010/07/funcion-excel-desref/
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/desref-funcion-desref-HP010342739.aspx

Autores:
Francisco Droguett
Josefina Silva
Josefina Vodanovic