Como migrar tablas transaccionales en Excel a BD en Access
Una forma muy interesante para quienes quieren
trabajar con Access y tienen una gran cantidad de información organizada en
tablas en Excel es importar tablas o libros que se encuentran en nuestros
archivos excel, convirtiendo la información de formato Excel a formato Access.
Microsoft Access permite importar o vincular
una tabla de datos contenida en otra base de Access, e incluso datos de otros
programas y formatos de archivo.
¿Qué diferencias existen entre importar y vincular?
Si se importan los datos se crea una copia de la información en una
tabla nueva de la base de datos. En este caso la tabla o archivo de origen no
se modificará. Tras realizar esta operación de importar, la tabla creada en
Access no depende en absoluto de la original, no existe nexo de unión entre
ambas.
Si se vinculan los datos se establece una conexión a los datos de
otra aplicación de modo que los datos se puedan ver y modificar tanto en la
aplicación original como en Microsoft Access. Es por ello que el formato del
origen de datos externo no se modifica, pero se pueden agregar, eliminar o
editar sus datos utilizando Microsoft Access. La vinculación o conexión entre
el archivo de datos de la otra aplicación y la tabla vinculada de Access es
bidireccional, es decir, si modificamos los datos en Access, quedan modificados
en el archivo original, y si se modifican en el archivo original, también
repercute dicha modificación en Access.
Hay que tener en cuenta que al eliminar el icono que representa a una tabla
vinculada se elimina el vínculo con la tabla pero no la tabla externa,
manteniéndose el archivo original intacto. Se rompe "el cordón
umbilical" que existe entre ambas fuentes de datos.
Microsoft Access utiliza iconos diferentes para representar las tablas que
están guardadas en la base de datos actual y las tablas vinculadas, siendo el
de estas últimas distinto en función del tipo de archivo vinculado.
Importar o Vincular datos.
En la nueva versión de Access 2007, todas las opciones de Importación se
han agrupado en un mismo grupo dentro de la misma ficha en la cinta de
opciones: La Ficha Datos Externos. Esto nos va a facilitar muchísimo la
labor de importación de datos externos, haciendo más sencilla la búsqueda de
las opciones correspondientes.
Acá nos muestra los iconos de los programas
desde los cuales queremos importar los datos, en donde a la vez también podemos
exportar datos hacia otros
programas.
Los pasos a seguir para importar o vincular datos son los que se detallan a
continuación:
Dependiendo del formato de archivo origen del que
deseamos importar los datos en una tabla de Access, seleccionaremos el botón
correspondiente del grupo Importar de la Ficha Datos Externos. En nuestro
ejemplo, vamos a realizar la importación de datos desde de una hoja de cálculo
de MS Excel. Haremos clic, por tanto, en el botón de Excel
Se inicia el Asistente de obtención de datos externos que incluye Access
2007. En esta primera pantalla deberemos indicar el origen de datos, es decir,
el archivo de Excel (en nuestro ejemplo) que contiene los datos que queremos
importar. También indicaremos el tipo de importación: en una nueva tabla (sin
vinculación) o vincular los datos en una nueva tabla.
Para especificar el origen de datos hacemos clic en
Examinar.
Indicaremos la ubicación de la carpeta que contiene el
archivo de Excel cuya importación de datos queremos realizar. Lo seleccionamos
el archivo en concreto y hacemos clic en Abrir.
Especificaremos el tipo de importación: en una nueva
tabla de la base de datos actual.
Hacemos clic en ACEPTAR.
Se iniciará el Asistente de importación de hojas de
cálculo. En el primer paso, se deberá indicar la hoja del libro de Excel
que contiene los datos (Hoja1, Hoja2... o el nombre que tuviera). Hacemos clic
en Siguiente.
Tras seleccionar la hoja y pulsar el botón Siguiente,
en el cuadro de diálogo que se muestra indicar si la primera fila de la tabla
corresponde a los títulos de la misma o no (generalmente la primera fila de una
tabla de datos suele contener los rótulos o nombres de campos, no siendo
por lo tanto datos).
Tras hacer clic en Siguiente, seguir las indicaciones
del Asistente, el cual permite establecer ciertas características para cada
uno de los campos de la tabla que se va a crear (el nombre que va a tener
cada campo, si van a ser indexados o no...Pensar que una vez importada, la
tabla va a poder ver modificado su diseño de estructura entrando a la pantalla
de Vista Diseño como para cualquier tabla existente en la base de datos
actual).
El siguiente paso nos indicará la posibilidad de agregar
una clave principal a la nueva tabla, o elegir un campo de los ya
existentes como clave principal o bien, prescindir de la misma.
Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a establecer como
campo Clave principal el campo DNI. Para ello activamos la opción "Elegir
la clave principal" y seleccionamos del desplegable el campo DNI.
Tras hacer clic en Siguiente, en el último cuadro de
diálogo indicar el nombre de la tabla que se va a crear y para
finalizar, hacer clic sobre el botón "Finalizar".
Como último paso novedoso en esta nueva versión de
Access 2007, la aplicación nos permite guardar todos los pasos dados durante
el proceso de importación para que, en caso de tener que realizar
una misma importación, no tengamos que repetirlos nuevamente.
Al cerrar el cuadro final, vemos como aparece en el
panel de exploración de objetos de Access la nueva tabla con los datos de Excel
importados.
Finalmente queda como comentario recomendar que cuando tenemos muchas funciones en excel y queremos importar datos a access, es recomendable tener los datos sin ecuaciones, es decir como VALORES, para que así no se produzcan posibles errores en las importaciones de datos.
