Microsoft Excel nos entrega una función denominada Workbook.SaveAs cuyo objetivo es
guardar cambios efectuados dentro de un libro en un archivo diferente al que se
está usando actualmente. Esto ayuda a proteger información que se maneja dentro
del archivo utilizado y a su vez, previene la pérdida de información de éste. Estas
funciones son de mucha utilidad para que personas u organizaciones puedan
guardar archivos con opciones de seguridad más avanzadas.
Funcionalidades de Workbook.SaveAs
Las funciones que ofrece son relevantes para
distintas organizaciones, ya que ellos suelen manejar datos relacionados con
los clientes o sus propias ventas, de manera virtual.
Workbook.SaveAs ofrece la opción de generar
contraseñas para proteger totalmente la
información o permitir que otros
usuarios puedan abrir el archivo, pero no realizar cambios dentro de éste (denominado
Modo de Lectura). Además permite
disminuir la pérdida de información, lo cual es posible generando copias de seguridad del archivo que se
desea proteger.
¿Cómo puedo acceder
a estas funcionalidades?
Para acceder a estos beneficios se deben conocer
los elementos que ofrece, los cuales son:
1. FileName → Se ingresa el nombre del archivo y además se puede especificar la ruta
donde se desea guardar.
2.
FileFormat → Se indica el formato en que se desea guardar un archivo. Si es un archivo
que ya se tiene, tendrá el último formato que se especificó al guardar el
documento y en uno nuevo, el valor predeterminado será el formato de la versión
que se esté utilizando.
3. Password → Se generará una contraseña de apertura que permitirá tener acceso al
contenido del archivo, y debe tener un máximo de 15 caracteres.
4. WriteResPassword → Se guarda un archivo con una determinada contraseña (reserva de escritura)
y si se decide no escribir al abrir el documento, la planilla se abrirá en Modo de Lectura.
5. ReadOnlyRecommended Muestra que al momento de abrir el archivo, se recomendará que sea en modo
de lectura.
6. CreateBackUp → Permite crear un archivo de copia de seguridad, el cual es un duplicado del
original, generando un respaldo de la plantilla original.
Ejemplo
Se desarrollará un ejemplo aplicado a la hoja de trabajo Detalle_Ventas_Ejemplo, donde se muestra
cómo usar las distintas opciones de Saveas.
Para guardar un Excel primero se debe ir a Archivo y luego a Guardar Como (Fig1);
Figura 1. Guardar Como en una planilla de Excel
Luego se debe seleccionar “Equipo”, donde
se guardará el archivo. La figura2
muestra el paso mencionado.
Figura
2. Especificaciones al guardar un archivo
En (1) de la figura2 se debe indicar el nombre que llevará
el archivo y en (2) el formato en que se guardará. Al presionar la lista
desplegable de “Tipo” se mostrarán
todas las opciones de formato disponibles para guardar.
Si se desea
dar mayor seguridad al archivo, se debe ir a Herramientas, hacer clic en Opciones Generales tal como se muestra en
la figura 3.
Figura 3 Opciones Generales
Tras seleccionar
Opciones Generales se abrirá una
ventana donde se muestran las opciones para proteger el documento, como muestra
en la figura 4.
Figura 4 Opciones para proteger el documento
La opción (3) puede crear una copia de
seguridad que se generará al cerrar el archivo y se guardará en la misma
dirección que la planilla original. Al modificar el archivo original, se
cambiará la copia de seguridad generada y aparecerá un mensaje indicando que
los archivos no coinciden advirtiendo que puede no ser seguro.
Para utilizar la copia de seguridad se
debe hacer click en el botón “Sí” y si el usuario desea
modificarla, al guardar el archivo se generará una nueva copia de seguridad de
la anterior, es decir, se tendrá una copia modificada y una nueva copia de
seguridad.
En (4) de la figura 4 se
puede ingresar una contraseña de apertura, la cual restringirá la entrada al
archivo solo a aquellas personas que la coloquen de manera correcta. En
la figura 5 se puede ver la ventana asociada.
Figura 5 Ingresar contraseña de apertura
La otra opción disponible, en forma separada de la
anterior o en conjunto, es generar una contraseña de escritura (opción 5, figura 4). Ésta funciona de la misma
manera que la contraseña de apertura, pero al abrir el archivo se tiene la
opción de abrirlo en Modo de Lectura.
En este caso el archivo se puede modificar, pero al guardarlo se generará una
copia del archivo original y este se mantendrá intacto. En la figura 6 se muestra la ventana asociada
a esta opción.
Figura 6 Utilizar contraseña de escritura
Finalmente si
se escoge la opción 6 de la figura 4 (se
recomienda solo lectura), el archivo (al abrirse) mostrará la ventana de la figura 7.
Figura 7 Se recomienda solo lectura
De aceptar que el archivo se abra solo en Modo de Lectura no se podrán realizar
cambios. Es por esta razón que esta herramienta es solo una recomendación.
A lo largo de esta entrada se mostró una de las
funcionalidades que entrega Microsoft Excel, la cual puede ser de gran
utilidad dentro de una organización (independiente del tamaño, rubro u otra
característica que posea). Workbook.SaveAs permite proteger información
relevante en la toma de decisiones, evitar pérdida de información o
malversación de la información.
Autores
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Diego Díaz
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Magdalena Faure
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Carolina Maturana
Links con más información o fuentes de información
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ff841185.aspx
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/microsoft.office.tools.excel.workbook.saveas.aspx
