Por ejemplo, cuando se complete el dato
país, región, ciudad, etc. Se tratará de información que se encuentra enlazada,
por lo que sería prudente que el usuario fuera viendo sólo las opciones de
acuerdo a elecciones previas.
Es así como una fundamental característica
es que limita al usuario a completar con información que se encuentra enlazada,
por tanto, se disminuye la cantidad errores que se podrían cometer en el
llenado.
En concreto, usando listas desplegables se resuelven los siguientes problemas:
-Facilita la entrada de datos, es decir, limita la entrada a determinados elementos que define un usuario.
-Disminuye la probabilidad de error al ingresar los datos. -La dificultad fundamental que resuelve es cuando existe información importante que debe ir en el formulario y el usuario no dispone de ella, por tanto, estas listas entregan los lineamientos para poder realizar el llenado correctamente. Algunas aplicaciones-Documento de trabajo en alguna organización para seleccionar el responsable de un area pero dependiendo del area seleccionada. Para que asi no existan referencias erroneas por culpa del usuario.-Orden de pago, en la que sea necesaria seleccionar algunos codigos, y es dificil que el usuario memorice esos codigos. Por lo que podrian atarse a la selección de otros datos. -Control de inventario, ya que cada material en el inventario puede tener diferentes responsables y areas asociadas, por lo tanto al seleccionar determinado material de inmediato restringimos los responsable asociados y areas a esta. -Entre muchos otros casos! TutorialPara ejemplificar crearemos unos formulario con listas dependientes que consisten en seleccionar primero una ciudad y luego seleccionar un distrito pero que se encuentre dentro de la ciudad previamente seleccionada.
Para
crear las listas dependientes en el formulario descrito se requiere:
1.- Se recomienda tener dos hojas para realizar las listas desplegables dependientes en el formulario; la primera es Principal donde estará el formulario. La segunda, Datos donde se encontrará la información de las listas: 
2.-
Lo que resolveremos en este tutorial, es que al seleccionar una ciudad
en una primera lista, en la segunda lista de inmediato aparezcan los
distrintos de esa ciudad en la primera lista. Para esto el paso
recomendamos el paso anterior.
3.- En la hoja Datos se debe copiar la información que aparecerá posteriormente en las listas:
.
4.- Ahora,
trabajando en la hoja Datos debemos darle nombre a las los rangos de cada
lista, en particular a la que se anidarna las demás; seleccionamos el rango B3:E3 y
le colocamos el nombre de CIUDADES, ya que este será los datos generales que
filtraremos, es decir serán los mandantes, al seleccionar uno de ellos debe
mostrarnos su lista de Distritos.
5.- Ahora realizamos la parte más importante de todo el proceso,
seleccionamos el rango B4:B9 y le colocamos el
nombre de la ciudad en este caso TRUJILLO y pulsamos “Enter”:
6.- Procedemos de la misma manera con el resto de la información,
seleccionamos el rango c4:c10 y le colocamos el nombre de la
ciudad en este caso LIMA, pulsamos
enter; lo mismo se hace con el resto.
Con el paso anterior hemos asignado nombres a los rangos que
contienen la información que validaremos.
7.- Ahora vamos a trabajar en la hoja Principal,
si estas fueran campos del formulario Nos situamos en la celda D2, luego
nos vamos al menu “Datos” -> “Validación de Datos”, así:
  
Fijate en el origen, esto enlazara a las ciudades mandantes. Si nos situamos en D2
aparecerá una pestañita para elegir ciudades.
8.- Ahora nos situamos en la celda D4, y vamos a crear las
famosas validaciones dependientes, nos vamos al menu “Datos”->”Validación de
Datos”. Coloca los datos tal y como se muestran en la imagen.
Observación
=INDIRECTO($D$2)
significa en la
celda D2 la lista
mandante es decir la CIUDAD, que
obviamente cambiará según elija el usuario, esta fórmula lo que hace es
referenciar al nombre del rango que contiene la información, si en D2 dice TRUJILLO, entonces
se validaran los datos correspondientes al rango llamado TRUJILLO; asi de
acuerdo a los valores del mandante.
9.- Debería quedar así:
Tips
-Espacios
en blanco por diferencias de tamaño en las selecciones:
Para solucionar este problema tenemos que usar rangos dinámicos. Normalmente usamos la función DESREF para crear rangos dinámicos. El problema en nuestro caso es que la función INDIRECTO solo acepta rangos como argumento. Para superar este problema usaremos esta fórmula en la creación de la lista desplegable dependiente de la celda en donde estén los Centros de Costos. =DESREF(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2," ","_")),0,0,CONTARA(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2," ","_"))),1) Para más información
Recomendamos:
-http://jldexcelsp.blogspot.com/
-http://www.youtube.com/user/alheva?feature=watch
|
Mostrando entradas con la etiqueta formularios en excel. Mostrar todas las entradas
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jueves, 7 de noviembre de 2013
Formulario con listas anidadas en Excel
sábado, 15 de septiembre de 2012
Formularios a través de validaciones de datos y controles. Lista limitada por otra lista, Controles de Formulario y Controles Activex.
Actualmente
los formularios se han vuelto una herramienta útil para el ingreso de datos,
logrando ser muy importante para el registro de clientes, captura de su
información y posterior almacenamiento de esta. Por dicha razón se hace
necesario explicar qué son, cómo utilizarlos y en qué contexto hacerlo, para
esto se responderán algunas preguntas y se expondrá un tutorial de lista sobre
lista.
¿Qué es un
Formulario?
Es un
documento diseñado con formato y estructura estándar para capturar, organizar,
y editar de manera eficiente la información. Un formulario puede ser impreso o
en línea, y ambos pueden ser creados con Excel.
- Los formularios impresos contienen instrucciones, formato,
etiquetas y espacios en blanco para escribir datos.
- Los formularios en línea tienen las mismas características que los
impresos. Además, contienen controles, que son objetos que muestran datos
o hacen que sea más fácil para los usuarios entrar o editar los datos,
realizar una acción o seleccionar una opción. En general, los controles
facilitan el uso de los formularios.
¿Qué son
los Controles de Formulario?
Los
controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una
hoja y que nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los
usuarios y tener un mejor control sobre la información.
Podemos
utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de
una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo
pulsar un botón.
¿Qué son
los Controles Activex?
Los
Controles ActiveX son objetos gráficos que se colocan en un formulario (userforms)
o en una determinada posición de la hoja de trabajo, con el objetivo de
mostrar, seleccionar o introducir (capturar) datos, para la realización de una
acción determinada (ej. ejecución de una macro) o para facilitar la lectura de
un formulario.
Estos
objetos pueden consistir por ejemplo en cuadros de texto, cuadros de lista
(combobox), botones de opciones, casillas de verificación, botones de comandos,
barras de desplazamiento u otros elementos.
¿Cuales
son los Controles de Formulario y Activex?
Dado que
ambos tipos de controles son muy parecidos se pueden explicar en conjunto, sin
embargo se debe tener claro que las herramientas Activex tienen mas propiedades
estéticas y de programación que las de formulario.
A
continuación se entrega una descripción de ambos tipos de controles:
Etiqueta: Permite describir, a través de un texto o imagen,
el propósito de una celda.
Cuadro de
grupo (formulario) o Control de marco (activex): Agrupa en un cuadro un conjunto de controles
iguales, los cuales pueden ser, por ejemplo, un grupo de solo casillas de
verificación o solo botones de opción, Para usarlo en formato activex se debe
obtener desde el botón “más controles”.
Botón o
botón de comando: Ejecuta
una acción, a través de una macro, cuando el usuario hace click en él.
Casilla de
verificación: Esta
herramienta toma el estado activado, desactivado o mixto (activado y
desactivado simultáneamente). Se puede activar más de una casilla a la vez.
Botón de
opción: Permite la selección excluyente de
opciones, es decir, en un conjunto de botones de opción se puede activar uno
sólo. Esta herramienta puede tomar el estado: activado, desactivado o mixto.
Cuadro de
lista: Muestra una lista de elementos, los
cuales el usuario puede seleccionar de tres formas distintas según el tipo de
cuadro de lista:
Selección
única: es una lista de botones de opciones,
donde se puede elegir sólo un elemento de la lista.
Selección
múltiple: Permite escoger uno o más elementos
siempre y cuando estos estén contiguos en la lista.
Selección
extendida: Permite
una elección, elecciones y no contiguas.
Cuadro
combinado: Combina un
cuadro de texto con un cuadro de lista. Es más compacto que un cuadro de lista,
sin embargo, requiere que el usuario haga clic para mostral la lista de
elementos. Además, permite que el usuario escriba un elemento o lo elija de la
lista.
Barra de
desplazamiento: Permite desplazarse por un intervalo de
valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra
la barra.
Los
controles nombrados anteriormente, son los principales o más usados, existen
otros como Botón de alternancia, Etiqueta, Imágenes, etc., Es importante
considerar que dependiendo cuál sea el objetivo del formulario, dependerán los
controles que se utilizarán en su creación.
¿Cuando usar los Controles de Formulario o los Controles Activex?
Tanto los
controles de formulario como los controles Activex, entregan aplicaciones
similares, es por esto, que indicaremos en qué casos es más recomendable
utilizar uno más que el otro.
Como se ha
visto, Microsoft Excel tiene dos tipos de controles. Los controles ActiveX son
apropiados para la mayor parte de las situaciones y funcionan con las macros y
secuencias de comandos Web de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones(VBA).
Los controles de la barra de herramientas Formularios son compatibles con versiones
anteriores de Excel, comenzando por Excel 5.0, y pueden utilizarse en hojas de
macro XLM.
Dado lo
anterior, dependiendo del uso que se le quiera dar al formularios, será más
conveniente utilizar controles Activex, si el formulario quiere realizarse para
una página web, o para algún otro programa que no sea excel, sin embargo, si el
usuario desea que se complete el formulario en un archivo excel, cualquiera sea
éste, le convendrá más utilizar control de formulario por sobre Activex.
¿Qué es la
validación de datos?
La
validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se
desea introducir en una celda, como por ejemplo, números, fechas y longitud. Se
puede configurar para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o
permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden
proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se
introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel también puede mostrar un
mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.
La
validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas
de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios
presupuestarios o informes de gastos.
¿Qué es
una Lista limitada por otra lista?
En
Microsoft Excel una lista limitada por otra lista se refiere a que una lista muestra
la información según el contenido de otra de la que depende.
Para
lograr esto resulta conveniente recurrir a la validación de datos y a los
nombres de rangos.
Tutorial
El
siguiente video muestra la creación de lista limitada por otra lista bajo tres
métodos: validación de datos, formularios y activex. Estos ejemplo se
realizaron sobre una base de datos de marcas y modelos de celulares.
Sugerencia. El vídeo fue grabado en alta definición. Se recomienda reproducir el vídeo en una resolución de 1080p. HD y en pantalla completa.
Autores:
Daniela
Casabonne
Fabián
González
Carolina
Henríquez
Paola
Torres
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