Tablas Dinámicas: Generar Tablas en Hojas Separadas según Filtro

Aplicación de Tablas Dinámicas:

Generar Tablas en Hojas Separadas Según Filtro 

En este vídeo tutorial, se pretende enseñar de manera didáctica los pasos a seguir para realizar una tabla dinámica. Esta herramienta es útil para analizar y resumir grandes cantidades de datos, mediante operaciones de filtro, aplicación de funciones entre atributos, agrupación de datos, entre otras cosas.

Para construir la tabla, es necesario seleccionar una base de datos con la información que se quiere analizar, luego se ubica en algún sector del Excel, se definen los campos de filas y columnas con que se va a organizar, los filtros correspondientes a aquella tabla y finalmente  los valores que se quieren calcular (contar, promedio, máximo, diferencia, mínimo, etc), así como la forma en que se mostrarán (porcentaje, total, etc). Además, es posible utilizar operaciones más complejas mediante herramientas como campo calculado y elemento calculado, que son útiles para generar funciones entre los distintos atributos. Por último,  luego de que las tablas están diseñadas,  se pueden manejar los datos para que se muestren de manera más eficiente y apropiada, con la agrupación, orden y filtros específicos de aquellos campos.

Caso Práctico

En el vídeo que se muestra a continuación, se busca explicar la utilización de tablas dinámicas mediante un ejemplo simple y didáctico. Se ocupan operaciones útiles que permiten obtener información en profundidad de un negocio dedicado a la venta de frutas, ayudando así a un mejor uso de la información  y por ende a una toma de decisión mucho más certera.

Autores: María Paz Mira F. -  Javiera Pizarro C. - Belén Rivera C.

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Filtros Avanzados

En Excel, cuando se trabaja con base de datos o tablas y se requiere ver filas de datos que cumplan con ciertos criterio, se utiliza la herramienta llamada Filtro, Al utilizar esta herramienta las filas que no cumplan con el criterio planteado se ocultan temporalmente. Existen dos tipos: Autofiltro, que se utiliza para criterios simples y Filtro Avanzado, que se utiliza para criterios más complejos.

Las diferencias entres estos dos tipos de Filtro son:

     1) El Filtro Avanzado permite tener una variedad de criterios a filtrar, es decir, tiene como opción filtrar una base de datos o una tabla combinando varios criterios de varios campos y usar a la vez condiciones "y" - "o". El Autofiltro permite filtrar un campo a la vez.

     2) El Filtro Avanzado tiene como opción mostrar el resultado del filtro efectuado en otro lugar distinto a la base de datos, permitiendo no alterar la base de datos original y también permite elegir los campos (columnas) que se desean ver en la base ya filtrada. El Autofiltro no tiene ninguna de estas opciones, el filtro se hace en la base de datos o tabla original.

Ahora, para utilizar la herramienta Filtro Avanzado se debe ir a la barra de operaciones, hacer clic en la pestaña Datos, y luego hacer clic en Avanzadas.

Al hacer clic en Avanzadas aparece la venta del Filtro Avanzado.

Un Rango de criterios es un conjunto de celdas en las que se ponen las condiciones para filtrar la base de datos; consiste en los nombres de los campos por los cuales se va a filtrar y las condiciones necesarias para el filtro. Esto se obtiene tomando los campos necesarios de la base de datos original, se copian y se pegan en cualquier parte de la hoja y en la fila inferior de éste, se anota el criterio a utilizar.

Los criterios utilizados pueden ser:

    1) Texto, número, fecha, valores exactos.

Ejemplo: Se quiete ver sólo las personas llamadas Soledad.

     2) Comparaciones.

Los operadores que se utilizan más a menudo son:

Operador	Significado
=	Igual a
>	Mayor que
<	Menor que
>=	Mayor o igual que
<=	Menor o igual que
<>	Distinto de

Ejemplo: Se quiere saber que personas han vendido más de $300.000.

    3) Comodines.

Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, se utilizan los comodines:

Comodín	Ejemplo	Significado
?	h?	Busca cualquier palabra que empiece con h.
	?h, ??h	Busca cualquier palabra que su segunda letra sea h, y así sucesivamente.
*	h*	Busca cualquier palabra que empiece con h.
	*h*	Busca cualquier palabra que tenga la letra h en cualquier parte de ella.
	*h	Busca cualquier palabra que termine con h.

Ejemplo: Se quiere ver las personas que tengan como tercera letra una N en su Apellido.

      4) Calculados por fórmulas.

Ahora, con un ejemplo veremos las dos opciones que presenta el Filtro Avanzado, filtrar sin mover la lista y filtrar copiando la lista a otro lugar:

         Ejemplo sin mover la lista.

Base de Datos Original

Ahora queremos sólo ver los autos que sean de la zona Sur y que sean menores del año 2006 en la misma tabla.

             Ejemplo copiando la lista en otro lugar.

Ocuparemos la misma base del ejemplo anterior, pero ahora queremos ver los autos de la zona Sur o Norte y que sean menores del año 2006 en una tabla distinta a la original.

Fuentes

http://www.gerencie.com/como-manejar-filtros-complejos-en-excel.html

http://office.microsoft.com/es-mx/starter-help/filtrar-utilizando-criterios-avanzados-HP010342515.aspx#top

http://exceltotal.com/filtro-avanzado/

http://www.formulasexcel.com/2009/12/filtro-avanzado-en-excel.html

http://josenrique.es/2012/09/filtros-avanzados-de-excel/

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Filtros Avanzados en Excel: Más allá del Autofiltro

Introducción

Los filtros en general son útiles cuando estamos trabajando con bases de datos con en Excel y deseamos obtener únicamente aquellas filas de datos que cumplen con algún criterio que definamos. Existen dos tipos de filtro: los Autofiltros y los Filtros Avanzados, siendo estos últimos los que pretendemos explicar en esta tarea.

¿Qué es?

El Filtro Avanzado es una herramienta que se usa en general cuando los Autofiltros quedan “cortos” para lo que pretendemos obtener de la base de datos. Su ventaja está en que podemos optar bien por filtrar sobre la misma base de datos, al igual que el Autofiltro, o bien realizar un copiado con los registros filtrados que cumplan las condiciones o criterios dados en otro lugar de la planilla que nosotros seleccionemos.

El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Entonces, en los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos.

¿Cómo usarlo?

En la barra de operaciones debemos ir a la pestaña “Datos”, luego al panel “Ordenar y filtrar” donde debemos hacer clic donde dice “Avanzadas”. Así aparece la ventana “Filtro Avanzado”:

¿Qué significa cada entrada?

1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo, donde sea que queramos. Al elegir esta acción, se activará la opción de “Copiar a”. (Es importante mencionar que esta opción es más recomendable ya que se mantiene la tabla original y se obtiene una tabla aparte con la información que requerimos.)
3. Rango de la lista: seleccionar el rango que deseamos filtrar.
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado. Se explica con más detalle a continuación.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto sólo es necesario especificar donde se ubicará la tabla “filtrada”.
6. Existen 2 opciones para señalar esta ubicación: una es simplemente señalando una celda donde a partir de ésta quedará la tabla “filtrada” y tendrá la misma cantidad de columnas (variables) del rango de lista. Y la otra es seleccionando un rango, previamente construido, conformado únicamente por aquellas variables que nos interesará mostrar en la tabla “filtrada”.
7. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados (filas que son exactamente iguales en todas sus celdas), mostrar sólo uno de ellos.

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