Crear Macros en Access

En este vídeo tutorial, describiremos paso a paso cómo crear una macro en versiones de Access actuales (a partir del año 2010). En primer lugar, es importante saber qué son las macros, y para qué sirven.

Las macros son un conjunto de instrucciones programadas digitalmente, las cuales automatizan operaciones, eliminando así tareas repetitivas y realizando cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error.

Dentro de las acciones de macros en Access más utilizadas, se encuentran: 

• Abrir distintos objetos, tales como, consultas, formularios, informes, tablas
• Buscar un registro
• Mostrar cuadros de mensaje para interactuar con el usuario
• Aplicar filtros a formularios e informes
• Actualizar información de las consultas

El generador de macros en Access se encuentra en la pestaña "Crear", donde se encuentra una lista despegable con todas las acciones disponibles. Nos parece importante destacar que Access diferencia aquellos comandos confiables de los que no, en la lista despegable mencionada anteriormente se muestran sólo las de confianza. Si se quiere habilitar todas las acciones disponibles, debemos ir a "Diseño" y seleccionar la opción "Mostrar todas las acciones" en las herramientas de macros.

Caso práctico

A modo de ejemplo, desarrollaremos una macro que imprima una consulta. Para esto utilizaremos una base de datos de una empresa de alimentos que registra sus pedidos de todo el mundo.

Link de interés:
Conceptos básicos de las Macros en Access
Curso Access 2010
Vídeo tutorial office

Autores:
Carolina Atensio
Sofía Diez de Medina
Claudia Salinas

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Cómo imprimir informes en Access

Lo más sencillo sería presionar el botón imprimir de la barra de acceso rápido, o del menú de Microsoft Office. Pero les tengo una nueva forma, a través de macros y botones en el mismo informe, que hará más sencilla la impresión.

Una vez que ya tenemos nuestros informes, el primer paso es crear la macro de lo que queramos hacer, que en este caso es imprimir.

 Como ven, podemos predefinir el rango de páginas, si queremos páginas entremedio del informe, la calidad de impresión y el número de copias.

Luego vamos a nuestro informe y seleccionamos la vista de diseño

Ya en la vista diseño,  seleccionamos botón de los controles.


 Aparecerá un puntero de arrastre. Arrastramos y formamoes el botón, al cual nombramos "IMPRIMIR"

Ahora hacemos click con el botón derecho del mouse y seleccionamos construir evento

 Aparece una ventana que nos da opciones de lo que qeuremos construir. Escogemos la opción de Macro

 Nos aparece el constructor de macros. en las opciones de la acción, escogemos Correr macro. Abajo nos da a elegir la macro que qeuremos correr, y obviamente elegimos IMPRIMIR.

Guardamos, cerramos, y volvemos al informe.
Debemos volver a la vista Informe

Le damos al botón IMPRIMIR y... voilá! Se comienza la impresión.

Me imagino que este proceso ha resultado largo y no se le ve la utilidad...
Pero si que la tiene.
Imaginen ahora otro informe, el cual queremos imprimir con los mismos atributos que el anterior. Aquí se ve la utilidad.
Abrimos el nuevo informe, seleccionamos la macro Imprimir de la columna izquierda, la arrastramos al informe (siempre en vista diseño para agregar y/o quitar cosas), volvemos a la vista informe, le damos al botón imprimir y se imprimirá con las mismas características que el anterior.

Así podemos hacer con todos los informes, creando distintas macros para cada necesidad de impresión, haciendo así más eficiente el proceso de imprimir en vez de seleccionar cada vez las propiedades de impresión.

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