En el siguiente post aprenderemos
a crear Listas Desplegables Anidadas en el programa de Access de forma dinámica
y sencilla.
Las listas desplegables nos
ayudan a facilitar la forma en que se muestra y maneja la información, de
manera que sea más amigable para el usuario seleccionar ciertos datos dentro de
una lista dada
La gracia de las listas
desplegables anidadas es que al seleccionar una opción dentro de una primera
lista, instantáneamente me muestre en la segunda listas los datos asociados a
la primera opción escogida, y que no se muestre toda la información almacenada, esto permite tener una mayor eficiencia y rapidez en el manejo de información.
Ejemplo práctico:
Uno de los ejemplos más comunes
en donde se puede visualizar esta herramienta, es cuando se muestran las
regiones de nuestro país y al seleccionar una de ellas en la segunda lista sólo
me muestra las comunas que existen en esa Región.
Otro ejemplo son las películas
que se muestran en cada complejo de Cine:
Aquí podemos seleccionar primero el
complejo al cual queremos ir, que en este caso es el Cinemark de Iquique.
Luego en la segunda lista
desplegable sólo nos aparecen las opciones de películas que allí se exhiben.
Como podemos ver, al escoger un
complejo distinto las opciones de películas disponibles también cambian,
mostrando sólo las películas disponibles en el complejo de cine ubicado en el
Plaza Vespucio.
Las Listas
Desplegables Anidadas tienen diversas utilidades dependiendo de la información
que disponemos, pero todos tienen como objetivo final simplificar la forma de
mostrar la información para hacerlo de un modo mucho más eficiente.
A continuación les dejamos un
video como tutorial para crear estas Listas Desplegables Anidadas en Access, explicando
paso a paso lo que se debe hacer.
Colaboradores:
David Carreño, Katherine Donoso, Cristóbal Fuentes
Estos
formularios tienen datos estructurados y contarán con la característica
especial de tener listas desplegables anidadas o dependientes entre sí. Esto quiere decir que el contenido de una
lista despleglable dependera de otra.
Por ejemplo, cuando se complete el dato
país, región, ciudad, etc. Se tratará de información que se encuentra enlazada,
por lo que sería prudente que el usuario fuera viendo sólo las opciones de
acuerdo a elecciones previas.
Es así como una fundamental característica
es que limita al usuario a completar con información que se encuentra enlazada,
por tanto, se disminuye la cantidad errores que se podrían cometer en el
llenado.
En concreto, usando listas desplegables se resuelven los siguientes problemas:
-Facilita la entrada de datos, es decir, limita la entrada a determinados elementos que define un usuario. -Disminuye la probabilidad de error al ingresar los datos. -La dificultad fundamental que resuelve es cuando existe información
importante que debe ir en el formulario y el usuario no dispone de ella,
por tanto, estas listas entregan los lineamientos para poder realizar el
llenado correctamente.
Algunas aplicaciones
-Documento de trabajo en alguna organización para seleccionar el responsable de un area pero dependiendo del area seleccionada. Para que asi no existan referencias erroneas por culpa del usuario. -Orden
de pago, en la que sea necesaria seleccionar algunos codigos, y es
dificil que el usuario memorice esos codigos. Por lo que podrian atarse a
la selección de otros datos. -Control
de inventario, ya que cada material en el inventario puede tener
diferentes responsables y areas asociadas, por lo tanto al seleccionar
determinado material de inmediato restringimos los responsable asociados
y areas a esta. -Entre muchos otros casos!
Tutorial
Para ejemplificar crearemos unos formulario con listas dependientes que consisten en
seleccionar primero una ciudad y luego seleccionar un distrito pero que
se encuentre dentro de la ciudad previamente seleccionada.
Para
crear las listas dependientes en el formulario descrito se requiere:
1.-Se recomienda tener dos hojas para realizar las listas desplegables dependientes en el formulario; la primera es Principal donde estará el formulario. La
segunda, Datos donde se encontrará
la información de las listas:
2.-
Lo que resolveremos en este tutorial, es que al seleccionar una ciudad
en una primera lista, en la segunda lista de inmediato aparezcan los
distrintos de esa ciudad en la primera lista. Para esto el paso
recomendamos el paso anterior.
3.- En la hoja Datosse debe copiar la información que aparecerá posteriormente en las listas:
.
4.- Ahora,
trabajando en la hoja Datos debemos darle nombre a las los rangos de cada
lista, en particular a la que se anidarna las demás; seleccionamos el rangoB3:E3y
le colocamos el nombre deCIUDADES, ya que este será los datos generales que
filtraremos, es decir serán los mandantes, al seleccionar uno de ellos debe
mostrarnos su lista deDistritos.
5.-Ahora realizamos la parte más importante de todo el proceso,
seleccionamos el rangoB4:B9y le colocamos el
nombre de la ciudad en este casoTRUJILLOy pulsamos “Enter”:
6.-Procedemos de la misma manera con el resto de la información,
seleccionamos el rango c4:c10y le colocamos el nombre de la
ciudad en este caso LIMA,pulsamos
enter; lo mismo se hace con el resto.
Con el paso anterior hemos asignado nombres a los rangos que
contienen la información que validaremos.
7.-Ahora vamos a trabajar en la hojaPrincipal,
si estas fueran campos del formulario Nos situamos en la celdaD2,luego
nos vamos al menu “Datos” -> “Validación de Datos”, así:
Fijate en elorigen, esto enlazara a las ciudades mandantes. Si nos situamos enD2
aparecerá una pestañita para elegir ciudades.
8.-Ahora nos situamos en la celdaD4,y vamos a crear las
famosas validaciones dependientes, nos vamos al menu “Datos”->”Validación de
Datos”. Coloca los datos tal y como se muestran en la imagen.
Observación
=INDIRECTO($D$2)
significaen la
celdaD2 la lista
mandante es decir la CIUDAD, que
obviamente cambiará según elija el usuario, esta fórmula lo que hace es
referenciar al nombre del rango que contiene la información, si en D2 diceTRUJILLO,entonces
se validaran los datos correspondientes al rango llamado TRUJILLO; asi de
acuerdo a los valores del mandante.
9.-Debería quedar así:
Tips
-Espacios
en blanco por diferencias de tamaño en las selecciones:
Para solucionar este problema tenemos
que usar rangos dinámicos. Normalmente usamos la función DESREF para crear
rangos dinámicos. El problema en nuestro caso es que la función INDIRECTO solo
acepta rangos como argumento. Para superar este problema usaremos esta fórmula en la creación de la lista
desplegable dependiente de la celda en donde estén los Centros de Costos.
