Formulario con listas anidadas en Excel

Estos formularios tienen datos estructurados y contarán con la característica especial de tener listas desplegables anidadas o dependientes entre sí. Esto quiere decir que el contenido de una lista despleglable dependera de otra. 

Por ejemplo, cuando se complete el dato país, región, ciudad, etc. Se tratará de información que se encuentra enlazada, por lo que sería prudente que el usuario fuera viendo sólo las opciones de acuerdo a elecciones previas. 

Es así como una fundamental característica es que limita al usuario a completar con información que se encuentra enlazada, por tanto, se disminuye la cantidad errores que se podrían cometer en el llenado.

En concreto, usando listas desplegables se resuelven los siguientes problemas:

-Facilita la entrada de datos, es decir, limita la entrada a determinados elementos que define un usuario.

-Disminuye la probabilidad de error al ingresar los datos.

-La dificultad fundamental que resuelve es cuando existe información importante que debe ir en el formulario y el usuario no dispone de ella, por tanto, estas listas entregan los lineamientos para poder realizar el llenado correctamente.

Algunas aplicaciones

-Documento de trabajo en alguna organización para seleccionar el responsable de un area pero dependiendo del area seleccionada. Para que asi no existan referencias erroneas por culpa del usuario.
-Orden de pago, en la que sea necesaria seleccionar algunos codigos, y es dificil que el usuario memorice esos codigos. Por lo que podrian atarse a la selección de otros datos.
-Control de inventario, ya que cada material en el inventario puede tener diferentes responsables y areas asociadas, por lo tanto al seleccionar determinado material de inmediato restringimos los responsable asociados y areas a esta.
-Entre muchos otros casos!

Tutorial

Para ejemplificar crearemos unos formulario con listas dependientes que consisten en seleccionar primero una ciudad y luego seleccionar un distrito pero que se encuentre dentro de la ciudad previamente seleccionada.

Para crear las listas dependientes en el formulario descrito se requiere:

1.- Se recomienda tener dos hojas para realizar las listas desplegables dependientes en el formulario; la primera es Principal donde estará el formulario. La segunda, Datos donde se encontrará la información de las listas:

2.- Lo que resolveremos en este tutorial, es que al seleccionar una ciudad en una primera lista, en la segunda lista de inmediato aparezcan los distrintos de esa ciudad en la primera lista. Para esto el paso recomendamos el paso anterior.

3.- En la hoja Datos se debe copiar la información que aparecerá posteriormente en las listas:

.

4.- Ahora, trabajando en la hoja Datos debemos darle nombre a las los rangos de cada lista, en particular a la que se anidarna las demás; seleccionamos el rango B3:E3 y le colocamos el nombre de CIUDADES, ya que este será los datos generales que filtraremos, es decir serán los mandantes, al seleccionar uno de ellos debe mostrarnos su lista de Distritos.

5.- Ahora realizamos la parte más importante de todo el proceso, seleccionamos el rango B4:B9 y le colocamos el nombre de la ciudad en este caso TRUJILLO y pulsamos “Enter”:

6.- Procedemos de la misma manera con el resto de la información, seleccionamos el rango c4:c10 y le colocamos el nombre de la ciudad en este caso LIMA, pulsamos enter; lo mismo se hace con el resto.

Con el paso anterior hemos asignado nombres a los rangos que contienen la información que validaremos.

7.- Ahora vamos a trabajar en la hoja Principal, si estas fueran campos del formulario Nos situamos en la celda D2, luego nos vamos al menu “Datos” -> “Validación de Datos”, así:

Fijate en el origen, esto enlazara a las ciudades mandantes. Si nos situamos en D2 aparecerá una pestañita para elegir ciudades.

8.- Ahora nos situamos en la celda D4, y vamos a crear las famosas validaciones dependientes, nos vamos al menu “Datos”->”Validación de Datos”. Coloca los datos tal y como se muestran en la imagen.

Observación

=INDIRECTO($D$2) significa en la celda D2 la lista mandante es decir la CIUDAD, que obviamente cambiará según elija el usuario, esta fórmula lo que hace es referenciar al nombre del rango que contiene la información, si en D2 dice TRUJILLO, entonces se validaran los datos correspondientes al rango llamado TRUJILLO; asi de acuerdo a los valores del mandante.

9.- Debería quedar así:

Tips

-Espacios en blanco por diferencias de tamaño en las selecciones:

Para solucionar este problema tenemos que usar rangos dinámicos. Normalmente usamos la función DESREF para crear rangos dinámicos. El problema en nuestro caso es que la función INDIRECTO solo acepta rangos como argumento. Para superar este problema usaremos esta fórmula en la creación de la lista desplegable dependiente de la celda en donde estén los Centros de Costos.

=DESREF(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2," ","_")),0,0,CONTARA(INDIRECTO(SUSTITUIR(B2," ","_"))),1)

Video: Listas desplegables dependientes en Excel

 

Para más información 

Recomendamos:

-http://jldexcelsp.blogspot.com/

-http://www.youtube.com/user/alheva?feature=watch