Control de Acciones con Macros: Excel y Access

¿Qué es una Macro?

Macro se define como un conjunto de acciones que permite automatizar procesos o tareas. Por ejemplo, nos permiten abrir o cerrar formularios, mostrar u ocultar herramientas,  o generar métodos abreviados de teclado al ejecutar tareas automáticamente a partir de la base de datos.  

Para Access, una macro define una forma estructurada de acciones que un usuario desea realizar para dar respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, se podría generar un informe a partir de otro elemento. Para Excel, una macro corresponde a un conjunto de comandos almacenados disponibles para ejecutar una acción. 

Controles con Macros

Controles son elementos que permiten ejecutar comandos al hacer click sobre ellos. En palabras simples, crear una macro consiste en asociar una o varias acciones a alguno de los elementos habilitados para esto, ejemplo de ello puede ser asociar cierta acción a un botón, un combobox, la realización de una consulta, una tabla, abrir una hoja, cambiarla, ejecutar un archivo que este fuera del excel o access, la ejecución de cierta acción al apretar una imagen, entre muchas otras acciones que se pueden realizar con un macro asociada a ellas. Al utilizar macros, se integran acciones programadas a través de Visual Basic.

A continuación se ejemplifica y muestra mediante un ejemplo en excel y access el funcionamiento de macros al apretar un botón, si bien es cierto existen muchas acciones posibles de realizar, en el siguiente enlace de Control de Acciones  se puede investigar con mayor detalle el funcionamiento de otras como: etiquetas, combobox, listbox, imagen, entre otras.

Control de Acciones en Excel

Excel ofrece varias maneras de ejecutar una macro, nosotros presentaremos un modo fácil a través de un ejemplo con un botón:

-Antes que todo, asegúrese de que tenga activada la celda programador en su Excel. En caso contrario, diríjase a la esquina izquierda superior de la hoja y  haga click en el botón de office. Luego, en “Opciones” busque “Más Frecuentes” y active la casilla “Programador”.   

- Para mostrar cómo crear un botón de acciones con macros en Excel, utilizaremos una base que contiene las ventas de distintos  proveedores de acuerdo a los productos vendidos durante un mes. Asumiremos que durante todos los meses se realiza la misma operación, para que así la macro sea válida cada vez que se desee calcular. De esta forma, se espera rellenar la siguiente tabla cada vez que se apreté el botón correspondiente a la macro. Lo primero será ir a la barra de herramientas, programador y en éste seleccionar insertar, para luego seleccionar el primer botón, tal como se muestra en la imagen. 

- Al  insertar el botón, se podrá elegir el tamaño de éste. Automáticamente se desplegará una ventana llamada “Asignar Macro”, donde se puede cambiar el nombre a alguno distintivo, para luego presionar grabar.

- Al seleccionar grabar, se desplegará otra ventana para grabar la macro, en la que se deberá aceptar. Al final de la hoja, deberá aparecer un icono como el que se muestra abajo, que indica que lo que estamos haciendo se está grabando.

- Dado que queremos calcular las ventas totales, realizamos una suma de acuerdo a la base y luego la copiamos para todos los proveedores. Al mismo tiempo, calculamos el total de las ventas y el porcentaje de ellas.

- Tras realizar todo aquello que buscamos a través de la macro, se debe detener, apretando el mismo botón que indica que la macro se estaba grabando.

- Cada vez que queramos replicar la realización, se deberá apretar el botón que creamos y la información se calcula de manera automática, sin la necesidad de realizar las mismas operaciones.

- Para ver la macro que hemos generado se debe ir a vista --> macros --> ver macros, como se muestra a continuación: 

- Finalmente, se desplegará una lista con todas las macros que están disponibles y se debe seleccionar la que corresponde a la generada por uno. La macro que se ha creado de acuerdo a lo que hicimos corresponde a la siguiente:

Control de Acciones en Access

En el caso de Access, dependiendo del tipo de archivo que esté relacionado a la macro (informe, formulario, etc.), se hará uso de los controles de modo diferente para cada caso. A continuación, se describe bajo un escenario de Informe, en el cual se puede crear el control  (en este sencillo caso ejemplificamos con un botón) y después generar la macro asociada a él.

- Primero, la vista bajo la cual se debe estar trabajando en el programa debe ser de diseño, para así poder crear los controles de acción de las macros. Además, para un mejor trabajo, las opciones  “Seleccionar” y “Utilizar Asistentes para Controles” deben estar activadas.  

- Luego, para crear un control de acciones, se pulsa la opción “Botón disponible” en la pestaña “Diseño”, y se expande el comando según se requiera. El nombre del comando puede ser modificado.  

- A continuación, para asociarlo con una macro es necesario generar una. Esto último se lleva a cabo al hacer click con el botón derecho del mouse sobre el comando (o botón) recién creado, y pulsando la opción generar evento. Después, se abre una nueva viñeta que entrega tres opciones: Generador de macro, de Expresiones o de Códigos, escogiendo la primera opción para proceder.  

-Tras haber procedido con el paso anterior, se abrirá una nueva ventana que permitirá generar distintas acciones al hacer click en el botón creado.  

- En el siguiente ejemplo simple, la acción ocupada será “Abrir Tabla” y los campos del “Argumento de la acción” se completan según los datos que se busca representar, en este caso el “Nombre de la Tabla” corresponde a “TipoCombustible”. En seguida se guarda y se cierra la pestaña asociada a la macro, se cambia la opción de vista a “Vista Informe”, y se ejecuta el botón que realizará las acciones indicadas.  

Para observar el ejemplo de un caso de Formularios, se adjunta el link del siguiente video: