Compartir un archivo Access en red local

Introducción

Una base de datos de Microsoft Access está formada por tablas, consultas, formularios, entre otros, estos son distintos objetos cuyo uso permite tomar distintas decisiones respecto a la información que contenga dicha base. Debido a que es necesario compartir información a diversas fuentes que trabajen en equipo, se explicará cómo compartir un archivo de Access en una red local. 

Pero, ¿qué es una red local?...El término incluye tanto el Hardware como el Software necesario para la interconexión de varios ordenadores y periféricos, donde su alcance está limitado a un espacio físico (como un edificio). Compartir estos archivos es de gran utilidad para aquellos que requieran compartir la misma información (contenida en estos archivos) desde distintos computadores conectados a la misma red, de esta forma, los usuarios podrán acceder simultáneamente a una misma base de datos y así poder trabajar en ella y tomar decisiones relevantes.

Entonces, ¿cómo se comparte el archivo?

Existen distintos métodos para compartir una base de datos de Access. Discutiremos algunos de ellos brevemente:

Método 1

El más simple de ellos es compartir la totalidad de la base a través de la red local, así todos los usuarios comparten datos y usan el archivo de manera simultánea, donde utilizan los mismos formularios, consultas, macros, etc. Esta opción es recomendable si se desea que todos utilicen la base de datos del mismo modo, pero en cuanto a seguridad es el método menos seguro y no permite a los usuarios modificar individualmente el diseño de la base de datos.

Primero se debe tener el permiso del administrador de red para compartir el archivo, luego de eso se debe colocar el archivo de Access en la carpeta compartida sin limitaciones y así se podrán agregar, eliminar y modificar datos de las tablas. Hay que considerar que si no se puede abrir el mismo archivo desde otro equipo conectado a la red, se debe entrar al archivo original, y en el menú Opciones en la pestaña Avanzadas debe estar activado Sin Bloquear en el Bloqueo predeterminado de registros . Además, debe estar el Modo predeterminado de apertura como Compartido. Finalmente, los usuarios deberían tener acceso a lectura y escritura del archivo para poder hacer uso de la base de datos.

Como este método es el más simple, tiene diversas restricciones para su correcto funcionamiento, como es que se espera que pocos usuarios estén usando el archivo al mismo tiempo, y éstos no necesitan personalizar el diseño de dicha base.

Método 2

También se puede sólo compartir las tablas de la base de datos en la red, de esta forma el rendimiento de la base de datos Access es superior puesto que sólo se envían datos a través de la red y el uso de la base es más personalizable ya que cada uno de los usuarios podrá crear las consultas, formularios, etc, que estime conveniente. La seguridad de esté método de compartición depende de medidas adicionales, por ejemplo si almacena la base de datos back-end en un equipo que usa el sistema de archivos NTFS, puede usar las características de seguridad de NTFS para proteger los datos.

Lo anterior podemos realizarlo en la pestaña Herramienta de base de datos, hacemos click en Base de datos de Access como ilustra la imagen

Luego, aparecerá el administrador que nos indicará los pasos a seguir, que puede demorarse dependiendo del tamaño de la base. Por último, nos pedirá una ubicación donde guardar la base dividida y que será una especie de servidor. Al abrir el nuevo archivo veremos que sólo podemos acceder a las tablas, y en la base original podremos visualizar la totalidad de los elementos cuyas tablas están enlazadas al archivo que acabamos de crear, es decir, si cambiamos la ubicación de éste, nuestro archivo dejará de funcionar a menos que corrijamos la dirección donde buscar.

Método 3

Una base de datos se puede guardar en una biblioteca SharePoint. Este método es similar a guardar una base de datos en una carpeta de red, y es una forma muy fácil de administrar el acceso. Cuando se establecen vínculos a listas de SharePoint, se comparten los datos, pero no los objetos de base de datos. Cada usuario usa su propia copia de la base de datos.

Para poder compartir nuestro archivo a través de SharePoint debes tener abierta tu base de datos en Access e ir a la pestaña Datos externos y seleccionar Mover a SharePoint de este menú. Al hacer click ahí nos aparecerá una ventana en donde debemos indicar la dirección de SharePoint con la que la queremos vincular, y finalmente podemos elegir si queremos guardar una copia de la base de datos, la cual podremos modificar y esta se actualizará automáticamente en el sitio en SharePoint en el que la hayamos compartido. Como lo muestran las imágenes. 

A través de este método podemos administrar los permisos a los datos para personas específicas, además de ver quién ha cambiado los datos anteriores, también las personas pueden permanecer actualizadas con los cambios a los datos mediante alertas.

La existencia de varios puntos de integración con SharePoint facilita el acceso a la base de datos. En esto consiste el método de compartir a través de SharePoint. Cuando se publica una base de datos web, Servicios de Access crea un sitio de SharePoint que la contiene. Todos los datos y los objetos de la base de datos se trasladan a listas de SharePoint ubicadas en dicho sitio.

Podemos encontrar más información respecto a estos métodos en el Link 1 y en Link4.

Ejemplo aplicado al mundo profesional

La información que se maneja dentro de una organización está fuertemente correlacionada entre los departamentos que la componen, es decir, las áreas necesitan de la misma información para realizar diferentes análisis. Por ejemplo: contabilidad necesita la cantidad de ventas realizadas en el mes para calcular los ingresos brutos, además del costo de los productos que se venden (esto si es una empresa comercializadora), por otra parte, el área de adquisiciones necesita los mismos datos para tener un control de inventario, para saber cuáles son los productos más y menos vendidos, de cuales va quedando poca mercadería para poder hacer con tiempo la solicitud a los proveedores con anticipación para no tener problemas de desabastecimiento. Es de esta forma que nos damos cuenta que compartir la información en línea de manera actualizada, sin tramitaciones y sin mayores costos, es de gran utilidad para una empresa, es por esto que compartir un archivo de Access en una red local es de gran utilidad para agilizar el trabajo dentro de la organización, crear una coordinación dentro de la organización debido a que una base de datos actualizada ayuda a obtener información real y actualizada sobre la situación de la empresa.

Video Complementario

Enlaces de Interés

Link 1
Link 2

Link 3
Link 4

Autores:

Pablo Allende

Constanza Escotorín
Valeria Gómez
Gina Ravera