Introducción
En repetidas ocasiones al
terminar nuestro trabajo en planillas de cálculo de Excel necesitamos guardar
los archivos, abrir el navegador, escribir la dirección de correo electrónico,
luego adjuntar el archivo que acabamos de trabajar, para finalmente enviarlo. A
simple vista no parece algo engorroso, pero cuando necesitamos realizarlo de
forma repetitiva, se infunda la duda de
encontrar un método alternativo que nos permita realizar esta operación de
manera automática.
Efectivamente gracias Visual
Basic, podemos incluir a nuestro libro un módulo que nos permita realizar la
acción descrita anteriormente. Lo que se traduce en disminución del tiempo
empleado y mayor oportunidad para focalizar nuestro trabajo, sin tener la
necesidad de salir del programa.
Utilidad
Para el envío directo de emails
desde nuestro libro de Excel, contamos con un formulario que incluye un módulo
de autentificación del usuario que va a enviar la información, donde se va a
necesitar el usuario de su webmail y contraseña, junto con las características
propias del servidor, como el servidor smtp y número del puerto, que en el caso
de gmail son smtp.gmail.com y 425, respectivamente. Luego, contamos con
la estructura básica del email que se va a enviar. Aquí se debe explicitar la
dirección del correo del remitente, el asunto del mensaje, el cuerpo del
mensaje y si se desea (que es donde radica la gran utilidad de esta
herramienta) adjuntar archivos. Todo el envío se realiza presionando el botón
“Enviar”.
El soporte de cada uno de los
módulos descritos está sobre la base de Visual Basic, por lo que se puede
sofisticar, ya sea el diseño y la utilidad que se requiere dependiendo de las
necesidades del negocio.
Características
Algunas de las características
específicas de utilización se pueden definir en los siguientes constructos:
Contactos: Es posible enviar
los correos a cualquier contacto del cual se conozca su correo, cualquiera sea
su servidor (gmail, yahoo, msn, entre otros). Además, al estar incluida la
autentificación del usuario, proveemos un grado de seguridad al archivo, ya que
se asegura una procedencia real. También, existen las condiciones para crear un
repositorio de contactos, y mandar correos a todos ellos o algunos, ya sea
creando una lista desplegable que permita elegir los contactos o bien,
tomándolos directamente de una base de datos.
Trabajo simultáneo: Al contar con esta herramienta inserta en el
libro podremos realizar de forma simultánea las tareas relacionadas y enviar
con facilidad, ya sea, partes de archivos o libros completos.
Adjuntar archivos: Permite el envío de los archivos que estén
guardados y cerrados, y también adjuntar archivos adicionales de forma
automática, no tenemos la necesidad de cerrar el programa, abrir la casilla de
correo, adjuntar el archivo y enviar. En este caso es posible adjuntar tres
archivos de forma máxima, sin embargo esa capacidad se puede ampliar a los
requerimientos del usuario.
Tips
Activar CDO: Es imperante que al momento de crear el código de la
macro, debemos activar el módulo “Microsoft CDO for Windows 2000 Library”.
Vulnerabilidad: Para aumentar la seguridad de nuestros archivos, al
momento en que se está trabajando en el libro que posee esta macro, se
recomienda que esté encriptada y así se limita el uso al personal competente.
Ejemplo Aplicado
En primer lugar, vamos a crear en
una hoja de Excel, un formulario que simule el momento cuando enviamos un
correo electrónico, en cualquier proveedor de este servicio. Algo como se
muestra a continuación.
Luego, necesitamos abrir Visual
Basic para Aplicaciones, esto lo hacemos presionando al mismo tiempo alt+F11. Una vez abierto, como se nombró
anteriormente, tenemos que módulo de CDO para Windows. Para esto, en Visual
Basic nos vamos a Herramientas, Referencias y se desplegará una ventana
emergente. Ahí seleccionamos Microsoft
CDO for Windows 2000 Library.
Una vez habilitada la herramienta a utilizar, en Visual
Basic, nos vamos a la hoja1 e ingresamos el siguiente código
