MS Access es una herramienta de la famosa suite de MS Office y que permite
gestionar una base de datos, cuyo potencial es mayor que una mera planilla
de Excel. Si bien existen Sistemas de Gestión de Bases de Datos mucho más
potentes en el mercado, este software nos permitirá realizar un primer acercamiento
con respecto al funcionamiento de una, especialmente a la hora de recuperar
datos y generar reportes con información relevante para una correcta toma de
decisiones.
En este artículo, hablaremos de cómo generar,
editar y dar formato a estas recuperaciones de datos, es decir, las Consultas
en Access.
Se puede definir una consulta como la acción
realizada por el usuario con el fin de recuperar información desde una base
datos, dado uno o más criterios. Un ejemplo de consulta, en una base de datos
de supermercado que registre sus ventas,
puede ser: “Conocer la cantidad de ventas generadas en un día viernes”.
Como una Base de Datos es un conjunto de tablas con datos relacionados, la
información que puede cruzarse es demasiada, dando origen a consultas mucho más
complejas.
TIPOS DE CONSULTA
Antes de comenzar a crear nuestra consulta,
debemos tener en cuenta el tipo que deseamos que sea. Existen cinco tipos de
consulta, los cuales son presentados a continuación:
- De Selección: es la más común y permite
extraer datos que cumplan con los criterios dados por el usuario, mostrándolos
en una tabla.
- De Parámetro: cuando se ejecuta, abre un cuadro de diálogo
que le pide al usuario información, como un criterio para la búsqueda. Un
ejemplo de ello, es para la generación de reportes de ventas mensuales, donde
se le pide al usuario que mes quiere ver en pantalla.
- De Tabla de Referencia Cruzada: son
aquellas que se utilizan para calcular nuevos datos a partir de los ya
existentes, como por ejemplo, cantidad de ventas promedio en un año.
- De Acción: permiten modificar los
registros de la base de datos, existiendo tres clases de ellas:
o
De Eliminación: permite eliminar
registros y tablas, como por ejemplo, eliminar aquellos empleados que ya no
trabajan para la empresa.
o
De Actualización: permite realizar
cambios a los registros existentes, como por ejemplo, sumar un bono a los
empleados que hayan vendido más de 20 unidades de producto, por ejemplo.
o
De Datos Anexados: permite anexar datos provenientes de otra
tabla, a una tabla ya existente. Por ejemplo, si se desean añadir clientes
nuevos, los cuales se agregaron a otra tabla, éstos se anexarán a la tabla
CLIENTE.
o
De Creación de Tabla: permite
crear una tabla nueva, cuando sea necesaria.
- SQL: son consultas creadas mediante
una instrucción SQL, que usa un lenguaje estructurado para consultas
(Structured Query Language). Este
lenguaje permite hacer todos los tipos de consulta anteriormente mencionados, y
por lo general se utiliza en Access cuando la consulta es de tal complejidad
que no se puede utilizar la Cuadricula de Diseño para generarla. De hecho, cada
consulta generada mediante esta cuadrícula tiene su contraparte en SQL, la cual
puede ser revisada en Vista SQL.
CREANDO
UNA CONSULTA
Una vez definidos los tipos de consulta, es
momento de conocer como generar una consulta. En este artículo, veremos cómo
crear una Consulta de Selección, debido a que es la más utilizada para la
generación de reportes.
En primer lugar, es necesario contar con una base de datos ya establecida, y en este artículo utilizaremos una sencilla base de datos donde se almacenarán los alumnos, los cursos y los profesores para un establecimiento educacional:
Como se ha comentado con anterioridad, un usuario podrá extraer datos tanto de una o de varias tablas, dependiendo de la complejidad de la consulta. Para comenzar, veremos el caso de una sola tabla, donde queremos conocer todos los alumnos cuyo año de ingreso es el 2009.
Primero, vamos a dirigirnos a la pestaña Crear, y luego haremos click en el botón Diseño de consultas:
Luego, aparecerá una nueva pestaña donde comenzaremos a diseñar nuestra consulta. En el cuadro de diálogo, aparecerán las distintas tablas con información, y seleccionaremos aquella de la cual extraeremos los datos. En nuestro ejemplo, se tratará de la tabla ALUMNOS, ya que ahí encontraremos el año de ingreso del alumno:
Luego, eligiremos aquellos atributos - el nombre de las columnas con los diferentes tipos de datos que se han almacenado, por ejemplo, el rut, nombre, etc - que nos interese mostrar, según el requerimiento que tengamos. En nuestro ejemplo, nos interesa saber el rut, el nombre completo del alumno y su año de ingreso. Arrastramos entonces aquellos atributos desde la representación de la tabla hasta la Cuadrícula de Diseño, en la parte baja de la pantalla:
Como sólo queremos conocer aquellos alumnos que ingresaron durante el año 2009, debemos filtrar los datos según este criterio. Para ello, dentro de la Cuadrícula de Diseño existe una fila llamada Criterios, en la cual estableceremos qué clase de atributo utilizaremos para filtrar. En nuestro ejemplo, nos posicionaremos en Año_Ingreso, en la celda de intersección con la fila de Criterios, escribiremos "2009". Con esto, se nos devolverá solo aquellos alumnos que hayan ingresado durante ese año:
El saber recuperar información desde una base
de datos, es una habilidad clave en un mercado donde la información cobra un
tremendo valor como activo para las empresas, cuya generación de conocimiento
se erige como una ventaja competitiva que la distingue de las demás.
REFERENCIAS:
1. Tipo de Consultas MBD:
http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/tipos-de-consultas-mdb-HP005188407.aspx
