Como todos sabemos, manejar un automóvil requiere de
experiencia y técnica, para saber cómo conducirlo. No obstante, al conducir no sólo debemos saber
cuál es nuestra capacidad al manejar dicha máquina, si no también el cómo lo
vamos haciendo. Por ello es que, en el tablero de control se muestran las
condiciones del auto: velocidad, estado del agua, revoluciones, entre otros.
Todo a través de ciertos indicadores que muestran al conductor el estado del
auto.
Este mismo Tablero de control o “Dashboard” es el que requieren tener las distintas
organizaciones, con el objetivo de medir cómo está siendo la marcha de cierta
empresa y permitir a la vez, hacer análisis de manera inmediata para mejorar la
toma de decisiones. Todo ello, gracias a plataformas tecnológicas, las cuales
muestran en tiempo real información de la entidad que ha sido extraída de
varias fuentes o bases de datos históricas.
Los Dashboard poseen distintos elementos para construirlos.
Para ello es importante señalar que sus bases, son las métricas y los KPI, ya
que resultan ser las herramientas más eficaces para dar alertas sobre la
situación actual. Definamos estos 2 elementos:
- - KPI: Se llama así a los indicadores claves de
rendimiento, aquellos que son primordiales de medir para saber cómo está siendo
el desempeño de la empresa. Ejemplo de ello puede ser. Este resulta ser, en la
práctica un indicador que está vinculado a algún objetivo.
- - Métrica: Se refiere a una medida numérica
directa, que representa un conjunto de datos de negocios en la relación a una o
más dimensiones. Ejemplo de ello pueden ser “número de reclamos de clientes por
semana”, en este caso la medida será el total de reclamos y su dimensión
tiempo, en este casi una semana.
Veamos, como podemos aplicar un Dashboard en Excel. Para
ello es primordial contar, primero que todo, con una gran base de datos
histórica acerca de lo que deseamos medir.
Para simplificar en análisis, tendremos los siguientes
datos, con su indicador y una correspondiente brecha
Para ello, veremos cómo podemos agregar ciertos componentes
que todo Dashboard debería tener. Primero que todo, debemos ingresar una lista
despeegabl, que a través de la fórmula BUSCARV y gracias a las fórmulas con
matriciales, me permita desplegar los distintos semestres y años, en este caso
puntual, como lo muestra la figura
Una vez que tenemos la lista despegable, podemos ocupar
indicadores del desempeño como gráficos a través del tiempo y semáforos, de
acuerdo a cómo está siendo el desempeño según la meta esperada. Estos se muestran en la figura y como podemos ver, el gráfico también puede seleccionarse según los indicadores que esten, cómo se hace eso? Con botones de opción, que cumplan similares funciones que las listas despegables pero en este caso, sólo con los indicadores
El semáforo no es fácil de cosntruir, debemos ocupar una
Macro que sea capaz de prender las luces, según los valores históricos arrojados
por el semestre y año. Cómo lo hacemos? No te preocupes! En verdad es muy
fácil! Debes dibujar un semáforo con sus correspondientes colores, en este caso
debemos fijarnos en las celdas en que está presente y además, debemos anexar la
fórmula que se indica en el siguiente dibujo.
Una vez que se tiene ello, se debe escribir el siguiente
código dentro de la Macro, que este caso se llamará “Semáforo”
Una vez escrita, la activas y ya tienes listo tu Dashboard
junto con los gráficos de desempeño y semáforos de rendimiento. Espero que este
comentario sea de tu aporte, ahora… A
MEDIRLO TODO! Saludos!
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