Listas Desplegables Anidadas en Access

Listas Desplegables Anidadas en Access

Sin duda que Access es una herramienta muy util para el manejo de bases de datos, dentro del cual podemos realizar diferentes  cosas que ayudan a que la base pueda ser más amigable con el usuario. Dentro de ellas encontramos los Formularios, que permiten mejorar el aspecto que presentan las tablas dentro de la base.

Dentro de los formularios, se pueden presentar diferentes campos, unos en donde el usuario ingrese los datos, otros donde tenga que activar alguna opción y también se presentan listas desplegables con una serie de opciones. Esta última opción es muy útil ya que permite mostrar una lista de opciones donde la persona sólo debe seleccionar la adecuada, de esa forma se evita que existan muchos datos que significan lo mismo, pero que por estar en diferentes formatos, se almacenan muchas veces.

Pero además de estas listas desplegables normales, se pueden crear listas desplegables anidadas o dependientes de otras listas. Un ejemplo de esto puede ser el caso de provincias, ya que podemos crear una lista desplegable en donde se muestren todas las provincias de una determinada región, y en otra lista me muestre las comunas pertenecientes a esas provincias. El punto es que yo quiero que me muestre sólo las comunas asociadas a la provincia que yo seleccioné y no todas las comunas de todas las provincias. Para poder hacer esto utilizamos consultas en access.

 Continuando con el ejemplo anterior, tenemos dentro del formulario una lista desplegable con la Provincia y otra lista desplegable con la comuna, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Al hacer estas listas uno tiene la opción de poder elegir la provincia que desea, pero el problema es que en la segunda lista se muestran todas las comunas correspondientes a todas las provincias, no se hace un filtro en donde sólo me muestre las comunas correspondientes a la provincia seleccionada. Para que esto suceda uno tiene que posarse sobre la lista que depende de la otra, que en este caso es la de comunas, se hace doble clic y aparece un cuadro de opciones como se muestra en el cuadro rojo de la siguiente imagen:

Después de eso, nos posicionamos sobre la celda que dice Origen de la fila y volvemos a hacer doble clic donde se despliega una nueva ventana que nos permite poder hacer la consulta.

Ya en esta etapa, comenzamos a hacer la consulta que permite que la lista de comunas dependa de la lista de provincias. Para poder hacer hacer esto, nos vamos a la barra de herramientas a una pestaña que dice Generador, después se selecciona la opción de Formularios y se ve la opción provincias, que permite poder crear esta relación, ya que se va a convertir en el criterio de la columna Provincias, dentro de la consulta. Esto se puede ver a continuación:

Pero esto no soluciona del todo el problema ya que además debemos hacer algunos cambios en la configuración de la lista de provincias, en donde tenemos que ir a ver el generador de código para poder actualizar la tabla de comunas, y para hacer esto se pone comuna.requering. Al hacer esto ya queda solucionado el problema. Todo este proceso se puede ver en el siguiente video:

Existe otra forma de poder hacer esto, por medio puramente de consultas en las tablas correspondientes utilizando diversas fórmulas dentro de las cuales encontramos:
SELECT * FROM: me permite seleccionar algo de una determinada tabla
SELECT: me permite escoger algo de la tabla en la que estoy trabajando.
ORDER BY: me permite ordenar de acuerdo a un criterio.
WHERE: me permite establecer criterios de comparación en donde puedo igualar cosas o ver las diferencias.
Utilizando estos criterio podemos crear fórmulas que permiten poder crear la dependencia entre las listas desplegables, bajo un proceso detallado en el cual se van llamando criterios, comparándolos, etc.

Sin duda esto facilita aún más el uso de la base de datos, específicamente de los formularios, ya que permite filtrar criterios de la segunda lista, al momento de hacer una selección en la primera lista.