Consultas: Generación, Edición y Formato

MS Access es una herramienta de la famosa suite de MS Office y que permite gestionar una base de datos, cuyo potencial es mayor que una mera planilla de Excel. Si bien existen Sistemas de Gestión de Bases de Datos mucho más potentes en el mercado, este software nos permitirá realizar un primer acercamiento con respecto al funcionamiento de una, especialmente a la hora de recuperar datos y generar reportes con información relevante para una correcta toma de decisiones.

En este artículo, hablaremos de cómo generar, editar y dar formato a estas recuperaciones de datos, es decir, las Consultas en Access.

Se puede definir una consulta como la acción realizada por el usuario con el fin de recuperar información desde una base datos, dado uno o más criterios. Un ejemplo de consulta, en una base de datos de supermercado que registre sus ventas,  puede ser: “Conocer la cantidad de ventas generadas en un día viernes”. Como una Base de Datos es un conjunto de tablas con datos relacionados, la información que puede cruzarse es demasiada, dando origen a consultas mucho más complejas.

TIPOS DE CONSULTA

Antes de comenzar a crear nuestra consulta, debemos tener en cuenta el tipo que deseamos que sea. Existen cinco tipos de consulta, los cuales son presentados a continuación:

• De Selección: es la más común y permite extraer datos que cumplan con los criterios dados por el usuario, mostrándolos en una tabla.
•  De Parámetro:  cuando se ejecuta, abre un cuadro de diálogo que le pide al usuario información, como un criterio para la búsqueda. Un ejemplo de ello, es para la generación de reportes de ventas mensuales, donde se le pide al usuario que mes quiere ver en pantalla.
•  De Tabla de Referencia Cruzada: son aquellas que se utilizan para calcular nuevos datos a partir de los ya existentes, como por ejemplo, cantidad de ventas promedio en un año.    
  
• De Acción: permiten modificar los registros de la base de datos, existiendo tres clases de ellas:

o   De Eliminación: permite eliminar registros y tablas, como por ejemplo, eliminar aquellos empleados que ya no trabajan para la empresa.

o   De Actualización: permite realizar cambios a los registros existentes, como por ejemplo, sumar un bono a los empleados que hayan vendido más de 20 unidades de producto, por ejemplo.

o   De Datos Anexados:  permite anexar datos provenientes de otra tabla, a una tabla ya existente. Por ejemplo, si se desean añadir clientes nuevos, los cuales se agregaron a otra tabla, éstos se anexarán a la tabla CLIENTE.

o   De Creación de Tabla: permite crear una tabla nueva, cuando sea necesaria.

• SQL: son consultas creadas mediante una instrucción SQL, que usa un lenguaje estructurado para consultas (Structured Query Language).  Este lenguaje permite hacer todos los tipos de consulta anteriormente mencionados, y por lo general se utiliza en Access cuando la consulta es de tal complejidad que no se puede utilizar la Cuadricula de Diseño para generarla. De hecho, cada consulta generada mediante esta cuadrícula tiene su contraparte en SQL, la cual puede ser revisada en Vista SQL.

CREANDO UNA CONSULTA

Una vez definidos los tipos de consulta, es momento de conocer como generar una consulta. En este artículo, veremos cómo crear una Consulta de Selección, debido a que es la más utilizada para la generación de reportes.

 En primer lugar, es necesario contar con una base de datos ya establecida, y en este artículo utilizaremos una sencilla base de datos donde se almacenarán los alumnos, los cursos y los profesores para un establecimiento educacional:

 

Como se ha comentado con anterioridad, un usuario podrá extraer datos tanto de una o de varias tablas, dependiendo de la complejidad de la consulta. Para comenzar, veremos el caso de una sola tabla, donde queremos conocer todos los alumnos cuyo año de ingreso es el 2009.

Primero, vamos a dirigirnos a la pestaña Crear, y luego haremos click en el botón Diseño de consultas:

 Luego, aparecerá una nueva pestaña donde comenzaremos a diseñar nuestra consulta. En el cuadro de diálogo, aparecerán las distintas tablas con información, y seleccionaremos aquella de la cual extraeremos los datos. En nuestro ejemplo, se tratará de la tabla ALUMNOS, ya que ahí encontraremos el año de ingreso del alumno:

Luego, eligiremos aquellos atributos - el nombre de las columnas con los diferentes tipos de datos que se han almacenado, por ejemplo, el rut, nombre, etc - que nos interese mostrar, según el requerimiento que tengamos. En nuestro ejemplo, nos interesa saber el rut, el nombre completo del alumno y su año de ingreso. Arrastramos entonces aquellos atributos desde la representación de la tabla hasta la Cuadrícula de Diseño, en la parte baja de la pantalla:

Como sólo queremos conocer aquellos alumnos que ingresaron durante el año 2009, debemos filtrar los datos según este criterio. Para ello, dentro de la Cuadrícula de Diseño existe una fila llamada Criterios, en la cual estableceremos qué clase de atributo utilizaremos para filtrar. En nuestro ejemplo, nos posicionaremos en Año_Ingreso, en la celda de intersección con la fila de Criterios, escribiremos "2009". Con esto, se nos devolverá solo aquellos alumnos que hayan ingresado durante ese año:

El saber recuperar información desde una base de datos, es una habilidad clave en un mercado donde la información cobra un tremendo valor como activo para las empresas, cuya generación de conocimiento se erige como una ventaja competitiva que la distingue de las demás.

 

REFERENCIAS:

1.       Tipo de Consultas MBD: http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/tipos-de-consultas-mdb-HP005188407.aspx