Access es un sistema gestor de bases de datos, que nos
permite almacenar gran cantidad de información, o recopilarla si es que esta se
encuentra en varias fuentes distintas. Es bastante útil puesto que nos permite
generar consultas que nos arrojen información necesaria. Sin embargo, para un
usuario que no esta tan familiarizado con este tipo de programas se puede
volver un poco complejo encontrar información específica que le ayude a tomar
decisiones. En el siguiente artículo me referiré a cómo utilizar gráficos en Access,
lo que permite mostrar la información de una manera más amigable y visualmente fácil
de comprender. El hecho de que sea un gráfico dinámico es bastante
significativo, puesto que se ira modificando a medida que se modifique la base
de datos.
¿Cómo utilizar los gráficos en Access?
Teniendo una base de datos cargada en el sistema, debemos
hacer click en la tabla sobre la cual queremos generar el gráfico, una vez
realizado esto hacemos click en Inicio -> Ver -> Gráfico dinámico
Luego de esto aparecerá una pantalla como la que vemos a continuación,
en la cual se ven los ejes del gráfico y series que se pueden rellenar con
distintas categorías de la tabla para obtener nuestro
¿Cómo editamos y damos formato a nuestro gráfico?
Para definir el eje horizontal debemos arrastrar una de las categorías
que se desplegaran a la derecha haciendo click en “Lista de campo” (en la
esquina superior izquierda). En nuestro ejemplo tenemos varios clientes con sus
datos respectivos, y queremos generar un gráfico que muestre a los clientes
categorizados por universidad, por lo que en la zona delimitada como “Coloque
campos de datos aquí” colocamos la categoría de atributos clave para que nos
muestre el universo entero de elementos distintos, en este caso clientes, que
constituyen la tabla “Coloque aquí los campos de categoría” arrastramos “universidad”
y nos desplegara las distintas universidades almacenadas en la tabla clientes. Con
esto, nuestro gráfico ejemplificador quedará de la siguiente manera.
Podemos ir jugando con las categorías distintas que nos
muestra la tabla y generar diferentes gráficos.
El gráfico de barra se genera por defecto, pero podemos
utilizar todos los gráficos que nos ofrece el programa, basta con hacer click
en el gráfico, luego en cambiar tipo de gráfico y nos aparecerá una nueva
ventana donde se puede elegir el gráfico que más se acomode a la información que
queremos mostrar.
Para eliminar una categoría que no queramos incluir en
nuestro gráfico basta con arrastrarla con el mouse hasta que aparezca una equis
roja al lado del cursor.
Aplicando al mundo profesional
Tenemos una empresa que vende distintos productos a
distintos clientes y tienen distintos proveedores. Tenemos una base de datos
que registra todos los datos y relaciones en Access.
A continuación podemos ver un gráfico aplicado a la tabla
Productos, que nos muestra la cantidad de productos por cada categoría
También, aplicamos un gráfico a la tabla clientes para ver
los clientes separados por lugar de trabajo, y utilizando un gráfico de
columnas apiladas podemos subdividir esto por el cargo que poseen dentro de la
misma
Como se pudo ver en los ejemplos anteriores, los gráficos
nos permiten ver rápidamente datos que nos ayudan a ver perfiles de clientes,
tipos de productos, por lo que es muy aplicado a empresas grandes que tienen
muchos registros, puesto que pueden generar campañas de marketing enfocadas a
ciertos productos.
Enlaces de utilidad
Autora : Alejandra Winser V. facebook personal
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