Etiquetas Inteligentes: Ahorro de Tiempo y Sincronización

Este post tratará acerca del tema de las Etiquetas Inteligentes en Access. Estas sirven para linkear datos que se encuentran en otros programas como Outlook o Excel. Por ejemplo, si en una base de datos se encuentra una tabla que contiene nombres de empleados y sus correos, las etiquetas pueden ayudar a utilizar esta información en conjunto con los programas correspondientes.

El beneficio es un ahorro de tiempo y una integración de los sistemas y las bases de datos de una organización, ya que si no pudiéramos hacer el enlace con Excel, por ejemplo, deberíamos abrir la aplicación, o si quisiéramos utilizar un contacto de Outlook tendríamos que abrir este programa. También nos pueden ayudar a resolver consultas mediante la utilización de una etiqueta en un campo que nos ayuden a obtener información relacionada con ese campo.

En resumen, si por ejemplo al realizar una consulta en una base de datos de Deudores de una Tienda, que nos retorne los nombres de los que tienen un cierto monto adeudado y sus correos electrónicos y tenemos una etiqueta inteligente, esta nos permitirá enviar un correo electrónico de forma rápida a cada uno de los clientes morosos. También, podemos aplicar la etiqueta sobre campos de fechas que nos digan cuando vence una deuda, por ejemplo, y enviar un correo a los clientes con próximos vencimientos.

¿Pero como funcionan las etiquetas inteligentes?

Primero que nada hay que activar la propiedad Etiquetas Inteligentes. Luego se agregan a un campo o a un control. Deberá aparecer un botón de Acciones de Etiquetas Inteligentes cuando se active un campo o un control. Haciendo clic en este botón,  saldrán las opciones que permite la etiqueta.

Ejemplo Aplicado:

Tenemos esta tabla con los datos de algunos compañeros de FEN, que perfectamente pueden ser los integrantes de un grupo de trabajo:

Haremos una consulta sencilla sobre la tabla Datos. La consulta nos retornará el nombre y el correo de los compañeros. Accedemos a Vista Diseño de la tabla y en el campo Nombre hacemos clic en Propiedades:

Luego, en la Hoja de Propiedades que aparecerá a la derecha, hacemos clic derecho en la opción Etiquetas Inteligentes, y luego clic en Generar:

Se abrirá una pantalla en la que tendremos que marcar la única opción que aparece, que es Nombre de la Persona. Como podemos ver, la etiqueta detecta la acción que puede realizar, dados los datos que contiene la tabla. En este caso, la acción a realizar es Enviar Correo.

Al ejecutar nuevamente la consulta, la veremos de esta forma:

Aquel icono al lado del nombre de los alumnos, nos muestra que se ha aplicado una etiqueta inteligente. Esto nos permitirá hacer la acción que mencionamos al comienzo  del post. Vale mencionar, que para que la acción sea exitosa, debemos tener los contactos almacenados en Microsoft Outlook y tener autorizado el acceso a internet para la base de datos de Access. En resumen, las etiquetas inteligentes son bastante útiles para realizar acciones rápidas una vez realizadas las consultas. Ya que en muchas empresas se utiliza el programa Microsoft Outlook y también Microsoft Access, las etiquetas nos permitirían una mejor gestión de la comunicación tanto dentro de la empresa (Coordinar reuniones, por ejemplo) como con el ambiente externo (Gestión de clientes, proveedores, etc.). El problema de estas es que se tienen que crear pues las que vienen con Access son de funcionalidades limitadas y si se requieren nuevas opciones que deba realizar la etiqueta, esta se deberá adquirir o crear.

Paginas de Referencia:

Etiquetas Inteligentes, ayuda online de Office.

Ivo Muñoz Lizama.