Creando formularios con Access 2013

Microsoft Access 2013 se ha diseñado con el propósito de simplificar el desarrollo web, es muy similar a las versiones anteriores de Access, con lo cual si haz trabajado ya con versiones anteriores no te será nada complicado. En este post, te daremos a conocer una herramienta muy útil que nos ofrece este software: los formularios.

Cuanto tenemos una tabla formada por muchos campos (columnas), se hace imposible visualizar toda la información en el monitor de una sola vez, es necesario que movamos la barra espaciadora para conocer la información de algún registro específico en la base de datos. Una razón para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos de un registro en una sola pantalla.

Principalmente, cuando creamos formularios podemos obtener las siguientes ventajas:

• Una considerable mejora en la presentación de los datos en pantalla y gran flexibilidad en los procesos que tienen que ver con el ingreso, edición y eliminación de los datos en las tablas de la Base de Datos. 
• Los datos que contienen los formularios pueden provenir de una sola tabla o de varias tablas con campos comunes relacionados, así como también pueden tener origen en una consulta previamente diseñada.
• Puedes agregar botones que ejecuten ciertos cálculos sobre los datos del registro actual y los muestre en pantalla en un formulario en Access.
• Access ofrece una gran cantidad de temas o diseños preestablecidos que podemos aplicar a los formularios, y si aplicamos el mismo tema a todos los formularios de la Base de Datos conseguimos una interfaz con una apariencia muy profesional.

¿Qué es un formulario?

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o de una consulta. Se utilizan para hacer más fácil el uso de las bases de datos al mostrar sólo los campos que el usuario está interesado en ver.

¿Cómo creamos un formulario?

Podemos crear un formulario de 2 formas:

Opción 1: Debemos seleccionar la tabla que utilizaremos para el formulario, ir a la barra de herramientas de Microsoft Access 2013, en la sección “CREAR” hacemos click en la opción “Formulario” y obtendremos un formulario predeterminado.

Opción 2: Otra forma es mediante el asistente de formularios, el cual nos permite personalizar la interfaz que queramos definir para el formulario. El asistente nos pedirá los datos que queramos incluir, tipos de formato y nombres. Con esto se obtiene el mismo resultado y el formulario es guardado automáticamente. Además, podemos utilizar este asistente cuando el formulario ya está creado. Para esto debemos ir a la barra de herramientas de Microsoft Access 2013, en la sección “CREAR” y nos dirigimos a la opción “Asistente para Formularios”. 

Una vez abierto el Asistente para Formularios se deben escoger las tablas con las cuales se trabajará en el formulario. Es importante destacar que las tablas seleccionadas pueden presentar datos que guardan una relación uno a varios, por lo cual una forma eficaz de mostrar esto es a través de un subformulario. 

La base de datos con la que ejemplificaremos el uso de formularios corresponde al repositorio que posee el Supermercado Neptuno, el cual contiene datos sobre los productos, pedidos, clientes, entre otros. Las tablas que seleccionaremos en este caso serán Clientes y Pedidos. De la primera tomaremos los atributos: RUT, Nombre1 y Apellido1, mientras que de la última los atributos seleccionados serán: Id de Pedido y RUT_CLIENTE. La imagen a continuación muestra cómo se debe ver el Asistente para Formularios una vez seleccionados atributos y tablas.

Al presionar la opción “Siguiente” Microsoft Access define automáticamente cual es el formulario (lado “uno” de la relación) y cual representa el subformulario (lado “varios” de la relación). Si el formulario y subformulario no coincidiera con lo definido, existe la opción de escoger si se desea ver los datos por Clientes o Pedidos, determinando así cual es el formulario que se desea crear. Para este caso vemos que un cliente puede realizar varios pedidos, por lo cual el lado “uno” de la relación corresponden a los datos de la tabla Clientes y como consecuencia el lado “varios” pertenece a los datos de Pedidos, tal como Microsoft Access lo ha predefinido.

A continuación se presentarán dos opciones de distribución para el subformulario: Tabular y Hoja de Datos. La selección hecha por el usuario dependerá del diseño que desee para el subformulario. Ambos estilos de diseño ordenan los datos del subformulario en filas y columnas, pero un diseño tabular se puede personalizar con más facilidad, se puede agregar color, gráficos y otros elementos de formato a un subformulario tabular, mientras que una hoja de datos es más compacta, como la vista de hoja de datos de una tabla. En este caso escogeremos la opción Tabular para tener opción de personalizar el subformulario creado, luego presionar “Siguiente”

Al presionar “Siguiente” se nos dará la opción de definir qué título deseamos dar al formulario y subformulario, y si deseamos abrir el formulario en la vista Formulario para ver o introducir información o si deseamos abrir el formulario en la vista Diseño para modificar su diseño. Una vez hecha la selección presionamos el botón “Finalizar”.

Finalmente, se muestra el formulario creado una vez escogida la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información”.

Así como mostramos el ejemplo del supermercado para manejar su información mediante formularios, muchos otros negocios pueden obtener grandes ventajas de estos. Si bien es una herramienta algo básica, es de gran utilidad cuando manejamos grandes cantidades de información en las bases de datos. 

En los formularios también podemos incorporar consultas para obtener información específica de acuerdo a criterios que establezcamos. Los invitamos a conocer esta utilidad en el siguiente vídeo.

Otra utilidad importante con los formularios, es la obtención de informes en base a éstos. En el siguiente link puedes saber un poco más de esto.

Creación de informes en Access

Autores: Miriam Olivares, Danitza Rodriguez y Camila Espinoza