Proteger y evitar pérdida de información en Excel

Microsoft Excel nos entrega una función denominada Workbook.SaveAs cuyo objetivo es guardar cambios efectuados dentro de un libro en un archivo diferente al que se está usando actualmente. Esto ayuda a proteger información que se maneja dentro del archivo utilizado y a su vez, previene la pérdida de información de éste. Estas funciones son de mucha utilidad para que personas u organizaciones puedan guardar archivos con opciones de seguridad más avanzadas.

Funcionalidades de Workbook.SaveAs

Las funciones que ofrece son relevantes para distintas organizaciones, ya que ellos suelen manejar datos relacionados con los clientes o sus propias ventas, de manera virtual.

Workbook.SaveAs ofrece la opción de generar contraseñas para proteger totalmente la información o permitir que otros usuarios puedan abrir el archivo, pero no realizar cambios dentro de éste (denominado Modo de Lectura). Además permite disminuir la pérdida de información, lo cual es posible generando copias de seguridad del archivo que se desea proteger.

¿Cómo puedo acceder a estas funcionalidades?

Para acceder a estos beneficios se deben conocer los elementos que ofrece, los cuales son:

1.  FileName → Se ingresa el nombre del archivo y además se puede especificar la ruta donde se desea guardar.

2.    FileFormat → Se indica el formato en que se desea guardar un archivo. Si es un archivo que ya se tiene, tendrá el último formato que se especificó al guardar el documento y en uno nuevo, el valor predeterminado será el formato de la versión que se esté utilizando.

3.   Password → Se generará una contraseña de apertura que permitirá tener acceso al contenido del archivo, y debe tener un máximo de 15 caracteres.

4.   WriteResPassword → Se guarda un archivo con una determinada contraseña (reserva de escritura) y si se decide no escribir al abrir el documento, la planilla se abrirá en Modo de Lectura.

5.   ReadOnlyRecommended Muestra que al momento de abrir el archivo, se recomendará que sea en modo de lectura.

6.  CreateBackUp → Permite crear un archivo de copia de seguridad, el cual es un duplicado del original, generando un respaldo de la plantilla original.

 Ejemplo

Se desarrollará un ejemplo aplicado a la hoja de trabajo Detalle_Ventas_Ejemplo, donde se muestra cómo usar las distintas opciones de Saveas.

Para guardar un Excel primero se debe ir a Archivo y luego a Guardar Como (Fig1);

                                 Figura 1. Guardar Como en una planilla de Excel

Luego se debe seleccionar “Equipo”, donde se guardará el archivo. La figura2 muestra el paso mencionado.

                                 Figura 2. Especificaciones al guardar un archivo

En (1) de la figura2 se debe indicar el nombre que llevará el archivo y en (2) el formato en que se guardará. Al presionar la lista desplegable de “Tipo” se mostrarán todas las opciones de formato disponibles para guardar.

Si se desea dar mayor seguridad al archivo, se debe ir a Herramientas, hacer clic en Opciones Generales tal como se muestra en la figura 3.

                                 Figura 3 Opciones Generales

Tras seleccionar Opciones Generales se abrirá una ventana donde se muestran las opciones para proteger el documento, como muestra en la figura 4.

                                 Figura 4 Opciones para proteger el documento

La opción (3) puede crear una copia de seguridad que se generará al cerrar el archivo y se guardará en la misma dirección que la planilla original. Al modificar el archivo original, se cambiará la copia de seguridad generada y aparecerá un mensaje indicando que los archivos no coinciden advirtiendo que puede no ser seguro.

Para utilizar la copia de seguridad se debe hacer click en el botón “Sí” y si el usuario desea modificarla, al guardar el archivo se generará una nueva copia de seguridad de la anterior, es decir, se tendrá una copia modificada y una nueva copia de seguridad.

En (4) de la figura 4 se puede ingresar una contraseña de apertura, la cual restringirá la entrada al archivo solo a aquellas personas que la coloquen de manera correcta. En la figura 5 se puede ver la ventana asociada.

                                 Figura 5 Ingresar contraseña de apertura

La otra opción disponible, en forma separada de la anterior o en conjunto, es generar una contraseña de escritura (opción 5, figura 4). Ésta funciona de la misma manera que la contraseña de apertura, pero al abrir el archivo se tiene la opción de abrirlo en Modo de Lectura. En este caso el archivo se puede modificar, pero al guardarlo se generará una copia del archivo original y este se mantendrá intacto. En la figura 6 se muestra la ventana asociada a esta opción.

                                 Figura 6 Utilizar contraseña de escritura

Finalmente si se escoge la opción 6 de la figura 4 (se recomienda solo lectura), el archivo (al abrirse) mostrará la ventana de la figura 7.

                           Figura 7 Se recomienda solo lectura

De aceptar que el archivo se abra solo en Modo de Lectura no se podrán realizar cambios. Es por esta razón que esta herramienta es solo una recomendación.

A lo largo de esta entrada se mostró una de las funcionalidades que entrega Microsoft Excel, la cual puede ser de gran utilidad dentro de una organización (independiente del tamaño, rubro u otra característica que posea). Workbook.SaveAs permite proteger información relevante en la toma de decisiones, evitar pérdida de información o malversación de la información.

Autores

-      Diego Díaz

-      Magdalena Faure

-      Carolina Maturana

Links con más información o fuentes de información

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/office/ff841185.aspx
http://msdn.microsoft.com/es-es/library/microsoft.office.tools.excel.workbook.saveas.aspx