Los formularios son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversas tareas. Presentan todos los datos de tablas o consultas de un registro en forma de ficha, de esta manera se pueden realizar todas las operaciones habituales con registros, como añadir, modificar o eliminar datos de una manera más cómoda.
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas y consultas de forma personalizada, en vez de entregarlos tal como se tienen almacenados. En ellos se pueden incluir gráficos y totales automáticos. Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
Es posible encontrar las opciones asociadas a cada uno en la pestaña de crear, como se ve a continuación:
Ya fueron vistos los casos de generación de informes y formularios, así como su personalización a niveles empresariales. Pero cuando se desea crear un formulario o informe sin utilizar un asistente, Access utiliza una plantilla para definir las características predefinidas del formulario o informe.
¿Qué es una plantilla de Access? Es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.
Access ofrece varias plantillas de bases de datos diseñadas de manera profesional. Cada plantilla crea una solución completa descentralizada que puede usar sin modificaciones o personalizar para adaptarla a sus necesidades. Además, es posible descargar de forma fácil otras plantillas del sitio web de Microsoft Office Online haciendo clic en los vínculos dentro de Access. Después de seleccionar una plantilla y de personalizarla para adaptarla a sus necesidades, puede agregar datos y comenzar la navegación por los registros.
La plantilla determina qué secciones tendrá un formulario o un informe y define además las dimensiones de cada sección. La plantilla también contiene todos los valores predeterminados de las propiedades del formulario o informe, así como sus secciones y controles. Sin embargo, una plantilla no crea controles en un nuevo formulario o informe.
La plantilla predeterminada de los formularios e informes se denomina Normal. Sin embargo, se puede utilizar cualquier formulario o informe ya existente como plantilla. También puede crear un formulario o informe para utilizarlo como plantilla. El cambiar la plantilla no tiene ningún efecto sobre los formularios o informes existentes.
Access guarda los valores para las opciones Plantilla para formulario y Plantilla para informe en el archivo de información del grupo de trabajo de Microsoft Access, no en su base de datos de Microsoft Access (el archivo .mdb) o proyecto de Microsoft Access (el archivo .adp). Cuando se cambia un valor de una opción, el cambio se aplica a cualquier base de datos o proyecto de Access que se abra o se cree.
Si las plantillas no están en una base de datos de Access o en un proyecto de Access, Access utiliza la plantilla Normal para cualquier formulario o informe de nueva creación. No obstante, los nombres de las plantillas aparecen en las opciones Plantilla para formulario y Plantilla para informe de cada base de datos o proyecto de Access del sistema de base de datos, incluso aunque las plantillas no estén en todas las bases de datos o proyectos de Access.
Para crear una plantilla:
- Crear una nueva base de datos
- Importar o crear los objetos que se deseen incluir en la plantilla
Luego de incluir los objetos que se desee en la plantilla, deberá guardarse en una ubicación específica.
1.- Hacer clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, seleccione Guardar como.
2.- En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la plantilla.
3.- En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:
- Carpeta de plantillas del sistema Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\3082\Access
- Carpeta de plantillas personales Por ejemplo:
- En Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents
- En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Plantillas
4.- En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee y, a continuación, haga clic en Guardar.
Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicación, los objetos de la plantilla se incluirán de forma predeterminada en todas las bases de datos que cree.
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