Muchos de nosotros trabajaremos en el área de contabilidad
de una empresa, en donde, sin duda manejaremos múltiples cuentas contables de
diversas fuentes, las cuales debemos manipular para generar informes útiles
para la compañía.
La base de datos que se utiliza para realizar esta labor
puede variar dependiendo de la empresa, la cual podría ser Oracle o un sistema
integrado como SAP.
La idea es importar aquella información a Excel para luego
poder trabajar con ella.
La pregunta es ¿Cómo lo puedo hacer?
Supongamos que la base de datos con la que contamos y
queremos importar contiene el número de la cuenta (6 a 8 dígitos) y el saldo
actual de aquella cuenta.
Lo que necesitamos es que las nuevas cuentas que se vayan
creando en la base de datos se incorporen a la tabla de Saldos, pero sin
realizar copiar y pegar, ya que los vínculos necesarios para los informes se
destruirían.
Primero supongamos que la tabla de Saldos que queremos
importar cuenta con 3 columnas denominadas Saldo1, Saldo2, Saldo3.
Luego obtendremos el saldo de cada cuenta, consultando la
tabla anteriormente señalada.
¿Qué utilizaremos? La conocida formula BUSCARV, utilizada en
muchas ocasiones en nuestro curso.
¿Cómo? Por ejemplo veamos el Saldo1 la celda F7 es:
=BUSCARV(E7;$B$7:$C$206;2;0)
Segundo, vamos a añadir las nuevas cuentas. Para este caso
supondremos que una nueva información de SAP nos proporciona nuevas cuentas con
sus respectivos saldos asociados.
Las cuentas en color son las nuevas cuentas que se
agregaron. Por lo tanto la situación actual de nuestras cuentas es la
siguiente:
La idea es llevar esos datos también a la tabla saldos, por
lo que haremos una Macro que haga esta labor:
Quedando el siguiente resultado:
Ahora ¿Qué podemos hacer para que las nuevas cuentas en la
Tabla Saldos también queden en un color distinto?...Excelente!! La respuesta
también es una Macro, la cual seria de la siguiente forma:
Y Listo!!!
Ahora tenemos las cuentas necesarias y actualizadas para
realizar los valiosos informes de contabilidad.
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