Errores típicos de
Excel
Cometer errores en Excel es un suceso muy común. Es
usual encontrarlos cuando utilizamos fórmulas más complejas como BUSCARV o
BUSCARH. Es probable que #N/A,
#¡REF!, #¿NOMBRE?, #¡VALOR! o #¡DIV/0! sean palabras que ha visto con
frecuencia y que le han causado incertidumbre pero son errores que, con una
mejor información al respecto, pueden solucionarse fácilmente.
#N/A: Cuando ocupamos una
fórmula para buscar cierto dato es necesario hacer referencia a alguna celda
que contenga el dato a buscar. Si este parámetro no se encuentra dentro del
rango establecido entonces la fórmula no puede entregar ningún resultado por lo
que se genera este error.
Para ejemplificar los distintos errores se utilizara
un ejemplo simple en la cual se muestra una matriz con los nombres y notas de
los alumnos (A2:B6). Luego se realiza un buscador de notas, en la cual el
usuario debe ingresar el nombre del alumno. Dejándonos lo siguiente:
Ahora para ejemplificar este error se ingresara un
nombre que no se encuentra en la matriz, en este caso Andres.Como se puede
observar en esta imagen en la celda E3 aparece el error #N/A. Se debe a que
dentro de la matriz de búsqueda ( $A$2:$B$6
) a no se encuentra el nombre buscado en la celda E2.
Posible Solución: Verificar que el argumento
buscado se escribió correctamente y si este realmente se encuentra en
la matriz de búsqueda.
#¡REF!: Este error se origina
cuando se tiene una referencia de celda inválida en la fórmula, ya sea porque
eliminamos filas o columnas que eran parte de la fórmula o porque la referencia
es hacia una celda que no existe en la hoja de excel.
En este caso se procedió a eliminar la fila
2, dejándonos lo siguiente:
Si observarnos las celdas E4 y E5 las cuales
contienen las formulas del primer y segundo caso respectivamente, podemos
observar que al eliminar la fila hacemos referencia a una celda invalida.
Posible solución: Cambiar la formula o restaurar
la celda eliminada, a través de la opción deshacer que se
encuentra en la barra de herramientas o aplicar atajo ctrl + z.
#¿NOMBRE?: Un error usual es
tener problemas con la ortografía de las fórmulas, una falta de comillas cuando
se hace referencia a texto, la mala utilización de los "dos puntos"
en una referencia de rango o la referencia a otra hoja no está entre comillas
simples.
Para este caso al ingresar el último argumento de
la función BUSCARV en vez de ingresar FALSO, se ingresa
FAL, dejándonos lo siguiente.
Posible Solución: revisar la fórmula
cuidadosamente antes de ejecutarla y verificar que se escribió
correctamente y se están utilizando las comillas siples, comillas
dobles o punto y coma adecuadamente.
#¡VALOR!: Las fórmulas contienen
argumentos para poder llevarse a cabo. Dichos argumentos pueden exigir
diferentes tipos de formato lo que genera el problema. Entonces, el error se
origina, por ejemplo, cuando la fórmula exige un rango y el usuario inserta un
argumento lógico o exige un valor numérico y se inserta texto.
Para este ejemplo se utilizo la misma tabla que en el
primer caso, pero se agrego el estado del alumno y se intenta
generar una clave con la suma de la nota y el estado, dos elementos que tienen
distinto formato.
Posible Solución: tener claridad de los tipos de
argumento que la función puede contener.
#¡DIV/0!: Este error se origina cuando dividimos un valor por 0. Si bien
sabemos que esto se indetermina, el error suele originarse cuando eliminamos
ciertos datos que generan que ciertos resultados se hagan 0, y por ende, la
fórmula se nos indetermina.
En este caso se ocupa la misma tabla anteriormente
mencionada y se calcula una nota final la cual es
la división entre la nota y el número de
asistencias, dejándonos:
Posible Solución: Comprobar que el divisor de
la función no sea 0 o este en blanco, cambiar al referencia de la
celda a uno que no contenga ese valor ni este vacía, escribir #N/A en
la celda que hace referencia al divisor de la formula o impedir que el
valor se muestre a través de la función SI.
#######: Se origina porque el
ancho de la columna es insuficiente para mostrar el resultado o porque el
resultado no es coherente, por ejemplo, una fecha negativa.
En este ejemplo se multiplica la nota de los alumnos
por un amplificador el cual va aumentando, dejándonos números más
grandes que no se pueden mostrar por el ancho de la columna.
Posible Solución: Aumentar el tamaño de la columna
para ajustar el texto adecuadamente, reducir el tamaño del texto,
aplicar un formato de numero o fecha diferente, como por ejemplo reducir los
decimales o aplicar un formato de fecha corta.
La referencia circular, no es un error muy conocido
pero es importante mencionarlo. Ocurre cuando el usuario utiliza una fórmula en
una celda determinada y dentro de ésta hace referencia a la misma celda en particular.
Esto puede generar problemas de rendimiento en Excel ya que podría ocurrir una
iteración indefinida.
Otros errores típicos que afectan la eficiencia en
excel son el ocupar demasiadas plantillas u hojas de excel, que genera poca
optimalidad en la utilización de las fórmulas, no tener conocimiento de los
atajos en excel lo que podría ayudar enormemente a la velocidad en el
desarrollo de las actividades, también podemos encontrar el error típico en la
escritura de los datos, el formato, espacios, acentos, etc, que para excel
generan diferencias en los datos y por ende, las fórmulas nos entregan
resultados distintos.
Cometer un error no es el problema, el detalle está en entenderlo y saber cómo solucionarlo.
A modo de mostrar de forma mas interactiva algunos de estos errores se presenta el siguiente video:
Video YouTube
http://www.youtube.com/watch?v=9TQpkDdTq7Y
Links a las fuentes
1.- http://opositoresclm.foros.ws/t413/lista-de-errores-en-formulas-excel/
2.- http://www.slideshare.net/nmariaagusta/errores-ms-frecuentes-en-excel
3.- http://www.buenastareas.com/ensayos/8-Errores-Comunes-De-Excel/2961455.html
4.- http://es.scribd.com/doc/25078695/Tipos-de-Errores-de-Microsoft-Excel
Grupo 3
Carla Galaz
Italo Núñez
Paula Vargas
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