Como crear una macro en Access 2007 con ejemplo
Primero debemos preguntarnos:
¿ Para qué crear una macro?
¿Para qué sirve una macro?
Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación por el usuario.
Por lo tanto una macro es una herramienta para automatizar diferentes tareas y mejorar la funcionalidad de los formularios que ya hemos utilizado anteriormente en la cátedra.
Esta herramienta es un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
La mayor utilidad de las macros es que estas permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir código en un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
El generador de macro se muestra en la siguiente captura de pantalla:
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conocemos y tiene la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten.
Como podemos observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario, aunque puede que aparezca también la columna Argumentos, que se puede mostrar y ocultar, y que explicaremos más adelante.
En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable.
En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción.
Partes de una macro:
Argumentos:
Un argumento es un valor que proporciona información para la acción, como la cadena que se debe mostrar en un cuadro de mensaje, el control que se debe operar, etc. Algunos argumentos son necesarios y otros son opcionales. Los argumentos se pueden ver en el panel Argumentos de acción, en la parte inferior del Generador de macros
Condiciones
Una condición especifica ciertos criterios que se deben cumplir para que se pueda realizar una acción. Se puede utilizar cualquier expresión que pueda dar como resultado True/False o Sí/No. La acción no se ejecutará si la expresión devuelve como resultado False, No o 0 (cero). Si la expresión devuelve cualquier otro valor, la acción se ejecutará.
Para que una condición pueda controlar más de una acción, escriba unos puntos suspensivos (...) en la columnaCondición para cada acción subsiguiente que desee que se aplique a la condición. Si la expresión devuelve False, No o 0 (cero), no se ejecutará ninguna de las acciones. Si la condición devuelve cualquier otro valor, todas las acciones se ejecutarán.
Para mostrar la columna Condiciones en el Generador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Condiciones .
Es importante recordar que debemos tener cuidado con el orden en el que establecemos las acciones, pues es muy importante. Por ejemplo si tenemos dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre.
En todo momento podemos utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones podemos seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
Ejemplo de macros en Excel:
“creación de un formulario de ingreso de alumnos de la universidad a una base de datos”
Primero debemos crear la tabla con los campos que queremos obtener:
El que tendrá la siguiente vista de hoja de datos:
Después creamos un formulario el cual queda de la siguiente manera:
Aquí es donde crearemos las macros.
La primera macros será la que agregue un nuevo registro a la base de datos, los pasos son los siguientes:
1) Vamos a crear pinchamos macros
2) Nos aparecerá la siguiente pantalla:
Donde se ingresan las acciones a seguir por la macros en orden , en primer lugar se coloca la acción AIOcurrirError lo le dira que hacer a la macro en caso de un error de esta, lo importante viene ahora con la acción IrARegistro relaciona automáticamente los campos del formulario con la base de datos y ingresara como señala en argumentos de esa acción un nuevo registro, una muestra del argumento se ve en la siguiente imagen:
En registro se coloca nuevo con lo cual se ingresaran los nuevos datos.
Se asocia la macros a un botón creado y la macro se ejecutara en ese momento.
Por otro lado al momento de ingresar un rut en el formulario aparecerá un cuadro de mensaje que mostrara el formato que debe de tener el rut, de la siguiente forma:
Esto también es una macro, la cual tiene las siguientes acciones:
Y se ejecutara al hacer click en el cuadro de ingreso, lo cual se configura de la siguiente forma:
En el campo donde se coloca el rut se tiene que configurar en propiedades al hacer click.
grupo 11
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