La siguiente entrada trata acerca del uso del formato condicional al momento de emitir informes, utilizando una base de datos en Access. Presentaremos cual es la utilidad que nos ofrece esta herramienta, como la podemos utilizar y donde podemos apreciar su aplicación y uso en la actualidad. Esperamos que al finalizar la lectura de esta entrada les sea mucho más sencillo entender y utilizar el formato condicional en Access.
Esta herramienta ayuda a los usuarios de Microsoft Access a poder manejar la información de una manera mucho más cómoda, ya que, permite aplicar formato condicional a un control de un formulario o informe, resaltando selectivamente los datos, lo cual favorece visualmente la comprensión y la determinación de conclusiones, colaborando con su uso para la toma de decisiones.
Ahora bien, no basta solo con saber para que nos sirve o que problema nos soluciona, ademas debemos aprender a utilizarlo. A continuación explicaremos paso a paso lo que se debe hacer para utilizar esta herramienta. Para comenzar debemos abrir access, una vez que esta abierto se debe exportar la base de datos que se requiere para emitir el informe deseado. Luego que ya se cuenta con la información necesaria y se han agrupado los datos requeridos para el informe se puede comenzar a agregar formatos condicionales para resaltar datos dentro del reporte, cabe destacar que como máximo se pueden incorporar hasta 50 reglas de formato condicional para cada grupo de datos. Ya con los datos que queremos trabajar, seleccionados, debemos seguir con los siguientes pasos para aplicarles un formato condicional:
- Debemos abrir el informe en la Vista Presentación, para luego con el botón izquierdo del mouse, pulsar el panel de navegación
- Ahora se seleccionan las columnas a las cuales se les aplicará el formato condicional, con la tecla Mayús, arrastrando el mouse
- Debemos ir al ícono de Formato Condicional, donde encontraremos el administrador de reglas de formato condicional. Hacemos click en una nueva regla y elegimos entre aplicar una regla que analice cada registro, o bien que los compare entre ellos.
- Si se elige la opción que analice cada registro en forma individual, debemos editar la aplicación del formato a las celdas, seleccionando la opción “El valor del campo es”, después determinar cuál será el criterio que identificará el valor de las celdas que a las que se desea aplicar el formato condicional, luego se debe ingresar el valor de las celdas a las que se le aplicará el formato y posteriormente destacar estos valores mediante un color, relleno o diseño de letra particular, la cual se podrá apreciar al lado izquierdo de la pantalla donde dice “Vista previa”. Finalmente se hace click en aceptar en la ventana de nueva regla de formato y aceptar en la ventana administrador de reglas de formato condicional.
- Si se elige la opción que compara campos entre sí, se selecciona el criterio del formato y un color que destaque y facilite la apreciación de la comparación. Luego se aceptan las dos ventanas abiertas y se verán automáticamente los datos con el formato que hayamos creado.
Así se ven las cifras de ventas con el formato condicional que agregamos:
Ya que sabemos como utilizar el formato condicional en access, debemos cuestionarnos donde lo podriamos aplicar en el mundo profesional. Un claro ejemplo donde sería útil es para generar reportes en el área de ventas de una empresa, destacando los meses con mejores o peores desempeños, o las sucursales que tienen más demanda. Lo cual se puede observar ya sea con un formato condicional comparado con una expresión o con registros anteriores.
Finalmente, podemos observar que el “formato condicional” que proporciona Access es una herramienta de gran ayuda al momento del análisis de la información que se posea en distintas bases de datos relacionadas. Su utilidad se basa en el hecho de poder realizar más de un formato condicional, teniendo la posibilidad de poder crear formatos propios.
En el mundo profesional, la cantidad de información que se administra es sumamente grande, con bases de datos que pueden llegar a tener millones de caracteres, por lo tanto, la lectura de la información contenida en las bases de datos, no es algo trivial. Su lectura permitirá al usuario, poder tomar una u otra decisión según la información que se extraiga, por lo tanto, es necesario poder tener herramientas que administren y muestren la información de manera más clara, para así poder tomar finalmente la decisión correcta, gracias a la lectura de la información de manera correcta.
Aquí pueden apreciar un video explicativo, en el caso de tener dudas:
http://office.microsoft.com/ca-es/videos/video-uso-del-formato-condicional-en-informes-VA101814119.aspx?CTT=5&origin=HA010343725
Autores: Claudio Arriagada, Macarena Mella, Nicole Salazar. @elblogdelos9
