En el
siguiente apartado enseñaremos una forma fácil y didáctica para difundir información
de manera masiva a distintos destinatarios, que sea personalizada pero sin
tener que escribir un archivo para cada uno de ellos. Esta acción es posible a través
de la utilización de la herramienta de Correspondencia
de Microsoft Word, con la cual podemos realizar una conexión rápida y
sencilla entre una base de datos de Excel (la que contiene la información) y un
archivo Word (que corresponde al texto que deseamos enviar).
Para
ejemplificar el procedimiento hemos elegido un caso práctico en el que la empresa
“Negocios FEN S.A” desea enviar información a su red de clientes acerca de los
pedidos que fueron realizados, con lo cual se desea informar acerca de los
plazos de envío y todo lo relativo a su orden de compra (Fecha de envío, Nº de
seguimiento, etc.).
Para la realización de esta activad necesitamos contar con 3 elementos:
1.
Programa Word y Programa Excel
(Office 2010 fue el utilizado en este video-tutorial)
2.
Base de datos, que contenga la
información de los clientes que deseamos incorporar a nuestra carta tipo.
Nuestros datos
en Excel deben verse como sigue (hemos destacado con naranjo los encabezados).
3. Plantilla de carta que se desea
enviar (Debemos reconocer dónde serán ubicados los campos combinados con la
información de los clientes).
En nuestro
ejemplo la información será presentada como sigue:
Iniciar correspondencia:
Procedemos desde Word con nuestro archivo Word
listo, por lo que ahora solo debemos agregar los datos personales
correspondientes a cada destinatario. Haremos
click en la pestaña superior “correspondencia”-“Iniciar combinación de
Correspondencia”-“Cartas”, para
comenzar el proceso.
Seleccionar destinatarios:
Asignar campos:
Lo siguiente es simplemente corroborar que
los campos de los datos coincidan con aquellos de Word en “Asignar campos”, donde podemos hacer manualmente la
correspondencia entre los campos de Excel y aquellos prediseñados que ofrece
Word.
Insertar campos combinados:
Insertar campos combinados:
Una vez
realizado lo anterior, sólo nos queda insertar campos combinados en el
documento. Esto se debe hacer colocándose con el cursor en el lugar preciso
donde se quiere escribir la información de contacto, por ejemplo el RUT, que se
insertará y luego haciendo click en “Insertar
campo combinado”.
Uso de Reglas:
Cabe destacar que
una herramienta muy útil que posee la correspondencia de Word corresponde al
uso de Reglas, las cuales entregaran un valor definido previamente dependiendo
del valor que tome uno de los campo. En
nuestro ejemplo utilizamos el campo “Ciudad de destino” de la carta, al cual le
impusimos como condición un tiempo de demora dependiendo del valor que tome la
ciudad del remitente. Acá usaremos la regla “Si… Entonces… Sino” que realiza la función ya mencionada.
Finalizar Correspondencia
Finalmente
debemos ir a “Finalizar y Combinar”
al lado superior derecho, y poner click en editar “documentos individuales”, lo cual genera un archivo Word con todas
las cartas en este caso, lo cual lo hace editable en caso de querer agregar
algún toqué más personal a alguna de ellas.
Nuestra carta
con todos los campos insertados en cada etapa quedó de la siguiente forma:
Ejemplo
Ahora un ejemplo
de todas las cartas personalizadas que logramos crear con nuestra “carta tipo” enviada a Paula Ruiz
Villegas:
Toda la actividad y la información mostrada anteriormente se encuentra explicada y desarrollada en el siguiente video tutorial.
https://www.youtube.com/watch?v=yj8EjYCFDtM&feature=youtu.be
Autores: Valentina Blohm, Carlos Villegas, Mario Espinoza.
Catedra: Computación para los negocios
Profesores: César Ortega Gutierrez, Giovanni Magnani Sottorff
Fecha: 10/06/2014
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