La creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento, se pueden realizar a través del sistema de gestión de bases de datos, Microsoft Access, programa informático que se incluye en el paquete de programas de Microsoft Office. Un archivo Access almacena información que sirve para tomar distintas decisiones, la que puede llegar a ser muy valiosa para un grupo de trabajo.
Como muchos usuarios deben tener acceso para trabajar con la base de datos (modificar, controlar y mantener la información), este archivo Access debe ser compartido en una Red Local. La Red Local es un grupo de ordenadores, que pertenecen a una misma organización, que están conectados dentro de una pequeña área por medio de una red. Esta Red Local tiene como objetivo transferir datos dejándolos a disposición del grupo de trabajo.
La utilidad de compartir un archivo Access en una Red Local, es minimizar los tiempos, maximizar la seguridad de transferencia de virus y accesibilidad del grupo de trabajo en la transferencia de datos, ya que si solo se tuviera acceso al archivo Access en un ordenador de la organización, se debería crear turnos para usarla. Si se trabajaran en distintos archivos Access sin conexión alguna el problema sería la dificultad de sincronizar los datos. Por otro lado se arriesga la seguridad ya que el archivo se podría copiar de ordenador a ordenador por discos duros extraíbles los que podrían tener virus o podrían quedar mal guardados lo que provocaría perdida de información, y así se irían causando problemas.
Para compartir un archivo Access existen distintos métodos, de los cuales nos enfocaremos en el más simple de ellos, compartir la totalidad de la base de datos la que puede ser usada de manera simultánea, donde podrán acceder a las mismas tablas, formularios, consultas, entre otros. Este método será explicado en el siguiente vídeo.
Compartir un archivo Access en Red Local, puede ser aplicado en distintas áreas, tanto en el mundo profesional como universitario. Por ejemplo, al compartir un archivo Access en la red local de una empresa, que contiene el inventario, ventas y compras de mercadería de la organización, un grupo de trabajo de la compañía puede tener acceso a este archivo, donde varios usuarios pueden realizar modificaciones las cuales podrían ser vistas por los otros usuarios, sin tener que transferir información (datos, consultas, entre otros) por otro medio.
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