Pese a tener un manejo avanzado de tablas dinámicas, existen muchas herramientas bastante desconocidas que pueden facilitar (y ahorrar tiempo) en múltiples tareas. Esta es una de ellas.
Tengo 20 vendedores de los que necesito el detalle de ventas correspondiente a cada uno. En vez de generar una tabla y modificarla “manualmente” para cada vendedor, puedo hacerlo automáticamente.
¿Qué es?
Esta aplicación permite generar rápidamente una tabla por cada “opción” de algún filtro de interés en base a una tabla dinámica previamente construida. Cada una de las tablas construidas es colocada en una hoja de Excel distinta. Lo cual puede facilitar, además, su posterior impresión o separación en distintos archivos.
¿Cómo funciona?
Básicamente lo que hace, es a partir de una tabla dinámica, cambiar uno a uno la opción seleccionada de la variable filtro (si la variable filtro fuese años, seleccionaría uno a uno el 1998, 1999, 2000, etc.) y copiar cada una de las tablas dinámicas generadas (la correspondiente al 1998, 1999 y demás) en una hoja distinta.El valor de esta herramienta resulta mayor a medida que las opciones de la variable filtro aumentan. En el ejemplo de los años, si tuviese los datos desde el año 1981 al 2010, ¡tendría que realizar este proceso 30 veces si lo hiciera manualmente!
¿Cuándo se puede usar?
Entre los ejemplos más clásicos se encuentra el generar en hojas separadas el detalle de ventas/ingresos/costos por cada mes o producto.
En el archivo (link descarga) se encuentra una base (ficticia) con el detalle de ventas correspondiente al periodo de abril a agosto. Tenemos la fecha, el vendedor que realizo la venta, el numero de la orden, los códigos y nombres del producto, la cantidad comprada de cada producto (o set de productos), el precio y el pago (precio por cantidad).
La idea es generar una tabla por cada vendedor, en la que se vea el detalle de pagos correspondiente por producto y mes.
Comenzamos generando la tabla dinámica sobre la cual se trabajará.
Luego, seleccionamos el nombre de los productos y la fecha como variables en los ejes (rótulos). En este ejemplo agrupamos las fechas por meses, y realizamos los ajustes al formato en esta instancia (Ej. Formato de moneda a los pagos)
Como variable filtro del informe colocamos Vendedor, ya que lo que nos interesa es generar una tabla como esta para cada uno de los vendedores. Podríamos colocar más de un filtro, pero lo importante es que indiquemos al menos uno.
En el cuadro de dialogo que aparece, se mostrarán todas las variables filtros que contenga la tabla dinámica. En este caso, solo aparece Vendedor.
Al aceptar, Excel generará las hojas (y tablas) correspondientes en orden alfanumérico.
En la que cada hoja toma el nombre de la opción de filtro seleccionada.
- Las tablas generadas son a su vez tablas dinámicas, no imágenes, ni tablas “estáticas”. Lo cual podría incrementar considerablemente el tamaño del archivo.
- El formato de la tabla dinámica inicial se replica en las demás tablas. Por lo que se sugiere modificar el formato en la tabla dinámica inicial, y posteriormente generar las demás.
- Puedes detener la generación de hojas con la tecla Escape.
El ejemplo de este post me recuerda a los cubos OLAP porque esto de colocar a los vendedores, a los productos y al mes me hace la idea de las tres dimensiones que utilizan esos cubos.
ResponderEliminarCreo que lo de separarlo en hojas ayuda a mostrar a la información a quién no sabe mucho de Excel, porque creo que a los que sí saben le es más cómodo cambiar manualmente el filtro.