Administrador de Escenarios en Excel

¿Qué es?
La funcionalidad de Administrador de Escenarios permite guardar diferentes valores previamente definidos, los que pueden ser sustituidos automáticamente en una hoja de cálculo.

Una de las ventajas de esta herramienta es la posibilidad de resumir los escenarios generados
en una tabla explicativa.


¿Cómo Funciona?

El funcionamiento de esta herramienta es bastante simple, lo primero que hace es definir las celdas cambiantes (permite guardar hasta 32 variables), luego a esas celdas cambiantes se les asigna un valor correspondiente al escenario a utilizar, y finalmente uno puede elegir que celdas resultantes quiere que se publiquen en una tabla resumen.

Lo interesante de las celdas resultantes es cuando están referenciadas a las celdas cambiantes que nosotros elegimos como escenarios, a continuación se publica un ejemplo donde se ve el funcionamiento aplicado de la herramienta.

Tutorial completo, después del salto.


El Administrador de Escenarios se encuentra dentro del Análisis “y si”, el mismo que utilizamos durante las clases para el uso de “Buscar objetivo”:

Al seleccionar Administrador de Escenarios, nos aparece la siguiente pantalla:

En la sección que dice “Scenarios” (Escenarios), se muestran los que han sido construidos y luego, se pueden ir seleccionando y mostrando los resultados correspondientes.

Luego, tenemos que seleccionar “Add” (Agregar), para empezar a introducir nuestros posibles escenarios.

Dónde dice "Merge" (Combinar), se pueden combinar distintos escenarios de distintas hojas, sólo si son el mismo “modelo”, es decir, mezclar el mismo tipo de predicción que utilizemos.

Al hacer click en "Add" nos aparecerá la siguiente pantalla:

A continuación, exponemos un ejemplo de uso práctico para terminar de explicar el funcionamiento de la herramienta Administrador de Escenarios.

EJEMPLO 1.

Utilizamos un ejemplo relacionado con una tienda de helados llamada “El emporio del moracrema” que pronostica su demanda (expresada en cantidad de helados) según distintos factores que la afectan: (1) El clima pronosticado (grados celcius) y (2) La cantidad de niños en el barrio.

La ecuación corresponde a : Dda = 500 + 0,3 * Cantidad de Niños en el Barrio + 0,7 * Temperatura

Por lo tanto, en la siguiente imagen vemos la planilla del modelo construido:

Por lo tanto, en la siguiente imagen observamos el ejemplo construido en una
planilla:

Vemos que la situación normal corresponde a 500 niños en el barrio y a una temperatura de 25°, eso define cierta demanda (668) construida con la ecuación anterior. (500+0,7*Temperatura+0,3*Niños), luego vemos que esa demanda define ciertos ingresos, costos y beneficio bruto a un precio de $500 el helado.

Definimos dos escenarios posibles además de la situación normal:


1. Frío y pocos niños: Corresponde a un escenario probable en invierno, la cantidad de niños es de 200 y la temperatura es de 15°.

2. Calor y muchos niños: Corresponde a un escenario probable en verano, la cantidad de niños es de 700 y la temperatura a 35°.

Con ambos escenarios definidos, utilizamos la herramienta de Administrador de Escenarios, y los ingresamos:

Paso 1. Ubicamos la herramienta, luego pinchamos en “Add” (Agregar):

Paso 2. Ingresamos el nombre del escenario “Frío+PocosNiños”, luego pinchamos para agregar las “Celdas Cambiantes”, las cuales definirán los escenarios probables. Las celdas cambiantes corresponden a la Cantidad de Niños en el Barrio y a la Temperatura.

Paso 3. Hacemos click en “Ok” o “Aceptar”, y nos aparecerá la pantalla de la derecha, en ella ingresamos los valores para el Escenario 1 definido previamente que corresponde a 200 niños y 15°.

Hecho lo anterior, pinchamos en “Ok” y nos aparecerá ingresado el primer escenario, luego de eso apretamos “Agregar” y repetimos el proceso para el Escenario 2, finalizado el proceso nos aparecerá lo siguiente:

Paso 4. Al seleccionar un escenario ingresado y apretar “Show” (Mostrar), vemos que las celdas cambiantes varían y que nuestro Beneficio Bruto también lo hace dados los cambios en la Demanda, Ingresos y Costos.

Paso 5. Ahora utilizamos una de las principales aplicaciones de Administrador de Escenarios que corresponde al “Resumen de escenarios”, debemos hacer click donde aparece “Summary” (Resumen), luego de eso nos aparecerá lo siguiente:

Notar que el resultado del resumen se puede expresar en dos formas: la primera es la utilizada en el ejemplo (Resumen de escenario) que corresponde a una hoja nueva que es creada con una tabla resumen. La segunda forma es en tabla dinámica.

Las celdas que utilizamos para que se muestren en la tabla se ingresan en “Result Cells”, en
este caso elegimos los Ingresos (F6), El total de costos (F10) y el beneficio bruto (G12),

Nota 1: para seleccionar celdas no adyacentes debemos apretar Ctrl + Click en diferentes celdas.
Nota 2: (Importante): Para que el resultado de la tabla sea más completo, debemos asignar nombre a las celdas de resultado. (Ctrl+F3 -> Nuevo -> Nombre: “Ingresos” -> Celda F6, tal como vimos en clases).

A continuación vemos el resultado del resumen para ambos escenarios:

Notar que “Current Values” corresponde al último escenario seleccionado.

A continuación adjuntamos un video para ejemplificar lo anterior:

EJEMPLO 2 (video)

A continuación grabamos un video para ejemplificar el uso paso a paso de otro ejemplo adaptado encontrado en la web:
(http://jldexcelsp.blogspot.com/2008/10/manejo-de-escenarios-con-excel.html)

Video adicional:
http://www.youtube.com/watch?v=jIW1_0AS-MY

Integrantes:
Pablo Aguilar
Sebastián Barbé
Marco Escobar


Fuentes:
http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/guias/Gu%C3%ADa%20pr%C3%A1ctica%20sobre%20escenarios.htm
http://jldexcelsp.blogspot.com/2008/10/manejo-de-escenarios-con-excel.html
http://www.youtube.com/watch?v=jIW1_0AS-MY