Importar y exportar datos desde la Web con Excel

Son variadas las necesidades de información inmediata esto puede ser desde tablas de ranking de deportes, pasando por estadísticas de juegos hasta nuestra planilla de la cuenta corriente, etc. Pero centrandonos en nuestra materia, esta necesidad surge como herramienta eficiente, en comparación a la digitalización manual, para la obtención de datos desde la web.

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

• Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
• Utilizar algunas de las herramientas disponibles básicamente en Excel para importar datos.
• Para importar datos externos a Excel básicamente disponemos básicamente de dos opciones:
• Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
• Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.
• La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.
• La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.

Hay que tener en cuenta que existen ciertos problemas al importar datos externos y estos se generan principalmente por el formato de los propios archivos, es decir, que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo, Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente donde están las fórmulas, que formato estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:

• Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente
• El formato no se ajusta al original
• Las fórmulas y funciones que no entiende las copia.

Dentro de las ventajas y beneficios de usar este método son varios, pero en especial hay que tomar en cuenta que cada día más y más información se encuentra en Internet.

Ejemplo Práctico:
¿Cómo Capturar una tabla de datos desde una página de Internet?


Toda la explicación, después del link.

Usar Copiar y Pegar.
Abrimos una página de Internet con la tabla que queremos importar. Por ejemplo, esta tabla de posiciones de la liga española.

Seleccionamos la tabla con el Mouse, tal como seleccionaríamos un rango en una hoja de Excel, la copiamos (Ctrl+C) y la pegamos a la hoja de destino.
En el ángulo inferior derecho de la tabla que acabamos de pegar veremos el icono de Opciones de pegado.



Abrimos el menú y elegimos la opción Crear consulta WEB actualizable.


Excel abre el diálogo de Nueva consulta WEB, donde elegimos la tabla que queremos importar (caso contrario, importará elementos que tal vez no queremos)



También podemos abrir el menú Opciones y elegir el tipo de formato que queremos obtener:



Finalmente apretamos Importar

Como ven tendremos que aplicar algunos formatos, ya que el resultado no es del todo estético (la falta de "ñ" se debe a que he cambiado el computador y todavía no he redefinido los idiomas).
Otra herramienta útil para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web.


Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web.
Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y en el cuadro de Dirección colocaré lo siguiente: http://www.imdb.com/chart/top (esta dirección muestra las mejores 250 películas de acuerdo al sitio IMDB). Observa los íconos amarillos que aparecen indicando que las tablas de datos que se pueden seleccionar. Haz clic sobre el ícono de la tabla deseada (el icono se tornará verde) y posteriormente clic en el botón Importar.




Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la tabla.
Ten en cuenta que muchas webs utilizan las tablas para estructurar su contenido, y no sólo para mostrar datos, así que fíjate bien en que la información que vayas a importar sea la que necesitas.
Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión.
Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después podremos modificar el formato y si queremos que haya actualización.



Después de aplicar los formatos (los fondos grises los hacemos con la técnica de formato condicional que ya hemos mostrado),



cambiamos algunas definiciones en el cuadro de Propiedades de la barra de Datos Externos para evitar que sean modificados al actualizar la consulta




Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra en el grupo Conexiones de la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente.





Hay que tener en cuenta que los datos deben venir de una página de dominio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña, de lo contrario Excel no podrá importar los datos.
Las aplicaciones este tipo de consultas pueden ser muchas. Se podrían construir tableros de mando que actualicen la información automáticamente al abrir el archivo. Inclusive se podrían implementar consultas web para intercambiar información en una Intranet (LAN) donde alguna aplicación Web genera información en tablas con lo cual no habrá necesidad de copiar y pegar la información manualmente en Excel sino que se refrescará automáticamente a través de una consulta web.
Para finalizar cabe recalcar que las páginas web suelen contener información idónea para su análisis en Excel. Según tus necesidades, puedes recuperar datos actualizables (de modo que puedas actualizarlos en Excel con los datos más recientes de la página web) o bien obtener los datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de cálculo.


Fuentes:
Diversos manuales de excel.
web:
Excel Total