Para utilizar la función de subtotales en excel es necesario:
- Contar con una base de datos ordenados por columnas (en formato hoja datos de excel)
- Decidir segun que criterio seran subclasificados los montos.
Y proceder segun los siguientes pasos:
1° Segun el criterio elegido para ordenar los datos buscados
2° Ordenar la columna segun abecedario (para agrupar los nombres que coinciden)
3° Seleccionar todas las celdas donde se tengan datos.
4° Presionar la pestaña Datos y el botón Subtotal (En versiones de Excel anterior a 2007 aparece en menú Datos , luego presionar la opción Subtotal).
5° Aparecera un cuadro de diálogo, aca se seleccionan los datos que se utilizaran segun criterio buscado y la funcion mediante la cual se organizaran los subtotales. Existen funciones como Promedio, Máximo, Mínimo, etc.
6° Los datos estan agrupados! La hoja de calculo mostrara los subtotales desde lo mas detallado a lo mas general (1 a 3).
Ejemplo:
Buscamos conocer el total de polizas vendidas por marca de auto; para esto
es necesario abrir el archivo de datos. En el recuadro existe una nomina de automóviles que se cotizan en una aseguradora. Buscaremos la suma de las primas totales según las marcas de autos.
Siguiendo el segundo paso ordenaremos nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal, es decir por la columna Marca para que estas aparezcan seguidas cuando sean iguales.
Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas donde existan datos.
Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos y presionamos el botón Subtotal , aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:
En este cuadro de diálogo, la opción "Para cada cambio en:" seleccionar Marca, en el cuadro de opción "Usar función: " seleccionamos Suma.
En la lista de "Agregar subtotal a:" marcamos únicamente la opción Prima. En el cuadro de opción "Para cada cambio en:" vamos a seleccionar Marca, en el cuadro de opción "Usar función: " seleccionamos Suma.
Hacer clic en Aceptar
Veremos que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadros numerados del 1 al 3 del lado derecho de nuestra hoja, esto es porque ha agrupado las información del archivo en 3 niveles, una (la número 1) incluye todos los datos de la hoja, la número 2 es por Marca y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que tenemos.
Subtotales en Excel.
Autores: Tutoriales y Trucos
Adaptado por Paula Peterson Solis.
Base de datos Proveniente del curso “Computación para los Negocios”, Facultad Economía y Negocios U. de Chile
Muy claro y bien expuesto!
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