Diseño y Gestión de Plantillas en Excel

Una plantilla es un modelo en Excel creado con anterioridad que sirve como base para futuros trabajos. Estas plantillas pueden contener datos, formatos, etc.

Por ejemplo un calendario realizado en Excel es una plantilla de formato, ya que entrega un calendario que puede ser personalizado de acuerdo a las necesidades de cada persona que la utilice.

El tener plantillas implica grandes beneficios para una empresa, ya que se ahorra el tiempo de comenzar un proyecto desde el principio. También se puede tener documentos conectados a bases de datos con toda la información necesaria disponible a un solo clic.

Para una organización es indispensable la minimización del tiempo utilizado en desarrollar las diversas actividades relacionadas con el negocio. Por otro lado, el disponer de una plantilla para su desarrollo permite tener un formato único, facilitando su uso y entregando a la organización la información realmente solicitada.

Existen plantillas disponibles en Excel para su uso directo, para acceder a ellas se debe ingresar a Archivo, Nuevo, Plantillas de Office.com. A continuación se muestra una imagen de ejemplo.

Imagen 1

Como se ve en la imagen 1, existen diversas plantillas disponibles, como calendarios, agendas, cartas, etc.

A continuación, se muestra como crear una nueva plantilla.

1. El primer paso es seleccionar el menú Archivo.
2. Luego se elige la opción Guardar como
3. Se escribe el nombre con el que se va a guardar la plantilla.
4. En la opción tipo seleccionar Plantilla.
5. Hacer clic en opción Aceptar.

La imagen 2 muestra la creación de una Tabla de amortización de un préstamo. En ella se indica todos los datos necesarios para el cálculo de la amortización de un préstamo, aquellos datos deben ser llenados por el usuario. En esta plantilla ya están todas las formulas realizadas y solo con llenar los datos se realiza automáticamente el cálculo de la amortización para las fechas indicadas.

Imagen 2

Al seleccionar guardar esta plantilla quedará guardada en “Mis Plantillas” para ser utilizada por el usuario.

Para acceder a las plantillas guardadas y poder utilizarlas se deben seguir lo siguientes pasos:

1. Seleccionar menú Archivo.
2. Elegir la opción Nuevo.
3. Seleccionar una opción de Mis Plantillas.
4. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
5. Rellenar la plantilla.
6. Guardar la plantilla con un nuevo nombre, para poder mantener guardada la plantilla original.

Como se puede apreciar en el articulo, la utilización de plantillas es muy útil en el mundo de los negocios, ya que entrega maneras fáciles y ya diseñadas de realizar las cosas, donde no es necesario partir desde cero un proyecto, solo basta con crear la plantilla adecuada y utilizarla e ir actualizándola a medida que sea necesario.