Cómo crear formularios y subformularios en Access

Un formulario permite escribir, mostrar o modificar datos de una base a través de una consulta o tablas, cuando trabajamos con bases de datos es muy útil usar formularios ya que permiten organizar de mejor manera el trabajo, aquí veremos cómo se crea un formulario.

El primer paso para crear un formulario es tener definida la base de datos a utilizar, las tablas y la información necesaria, una vez que ya tenemos esto, hay que ir a crear, “más formularios”, “asistente para formularios” y ahí seleccionamos las tablas que utilizaremos, si queremos un formulario con subformulario, por ejemplo para que pedidos muestre a los clientes y los detalles del pedido, seleccionamos los campos de las dos tablas.

Luego que hemos seleccionado los campos, vemos en qué orden queremos verlos, en este caso queremos que el formulario sea en base a los clientes y el subformulario al detalle de los pedidos.

A continuación seleccionamos lo referente a la forma en que se muestra y el formato del subformulario, finalmente nos quedará:

Ahora para que uno de los campos genere una lista desplegable en el que aparezcan las opciones, y que a su vez este campo “rellene” los demás campos relacionados lo que hacemos es ir a la vista diseño, borrar el campo que queremos se genere como lista desplegable e insertamos un cuadro combinado (como aparece en la imagen).

A continuación seleccionamos el campo que nos interesa, en este caso era nombre, escogemos la tercera opción. Finalmente nos quedara algo así:

Cuando seleccionemos el nombre, los demás campos relacionados cambiarán de acuerdo a este.

Ahora si lo que queremos en las listas desplegables no son los valores de una tabla determinada sino que son valores que ingresaremos “manualmente” hago lo mismo que el caso anterior, pero en origen de la fila pongo los valores que necesitamos, en este caso en Estado queremos los valores: “En proceso” y “Terminado”, por lo que rellenamos con estos valores.

Si ahora lo que buscamos es que en cada ítem nos entregue el total de los pedidos de acuerdo al precio, cantidad y descuento, lo que hacemos es en la pestaña datos, en origen del control insertar la fórmula que define nuestro total, en este caso: “=[Cantidad]*[Precio]*((100-[Descuento])/100)”.