Como hemos podido apreciar el ultimo tiempo, la innovación y tecnología no solo se enfoca a soluciones estructurales o altamente complejas, si no que también a la cotidianidad a la que tanto estamos acostumbrados.
Es por ello que invitamos a ver más allá de lo que hasta hoy era nuestro horizonte de movimiento, a continuación mostraremos como usar de mejor manera la herramienta excel cuando queremos acceder a datos externos, como una solución a las molestas ventanas múltiples abiertas.
Acceder a Datos Fuente Externa: Bloc de Notas
El siguiente es un tutorial de
como importar datos desde un bloc de notas y que estos se actualicen de forma
periódica, según nuestras indicaciones:
1.
Creación de Archivos Excel y Bloc de Notas
Para efectos
de este ejemplo crearemos ambos archivos, el bloc de notas lo rellenaremos con datos
para ejemplificar. Estos corresponden a Nombre, Apellido, Rut, Sexo,
Nacionalidad.
Se recomienda
guardar los archivos en carpetas identificadas con nombres sencillos y fáciles
de recordar.
2.
Importar en Excel y Configuración.
En nuestro
archivo Excel nos posicionamos en la barra de herramientas sección Datos
y elegimos la opción Desde Texto.
Se despliega una ventana en la
cual debemos buscar nuestro bloc de notas.
3.
Configuración de la conexión.
Luego de apretar finalizar
como se ve en la imagen anterior, se abrirá esta ventana, aquí damos clic en propiedades.
Se mostrara la ventana de Propiedades,
aquí seleccionamos cuadros Actualizar cada y dejemos que se
actualice cada 1 minutos. También seleccionamos Actualizar al abrir el archivo.
Luego de hacer clic en aceptar se van a mostrar los datos en
la hoja de Excel.
4.
Verificación de la conexión.
Para comprobar que la
configuración funciona, abrimos el bloc de notas y borraremos los datos que se
encuentran en el cuadro rojo. Guardamos los cambios hechos y vamos al Excel.
En Excel, damos clic a la opción Actualizar todo ó
simplemente esperamos a que pase un minuto, para que se actualicen los cambios
de la fuente de datos externa que se modificó. Y veremos los que los datos
eliminados en el bloc de notas, también son eliminados automáticamente en la
hoja Excel, estando sincronizados ambos archivos.
Acceder a Datos Fuente Externa: Internet
A continuación mostraremos cómo se puede manejar desde una hoja de cálculo de Excel, los datos actualizados que necesitas, sin tener que acceder a la página web a través de tu navegador.
Al tener abierto la hoja de cálculo en Excel, debes ir a la pestaña Datos y, luego presionar Desde Web ubicado en la casilla Obtener datos externos.
Se abrirá una ventana donde debes ingresar la dirección de la página web donde se encuentran los datos que necesitas. Luego presiona la flecha amarilla 
que se encuentra al costado de la tabla a la que quieres acceder. Asegúrate de que el icono se ponga de color verde 
. Y luego presiona Importar.
que se encuentra al costado de la tabla a la que quieres acceder. Asegúrate de que el icono se ponga de color verde . Y luego presiona Importar.
Posteriormente, se abrirá un cuadro donde debes seleccionar la celda donde se van a importar los datos. Después de hacerlo, presiona el botón Propiedades..
Allí debes activar las casillas: Actualizar cada y Actualizar al abrir el archivo. En la primera elige el intervalo de tiempo con que quieres que se actualicen los datos obtenidos.
Después de aceptar, los datos comenzarán a importarse. Hasta que finalmente, obtendrás la información que tanto necesitas a tiempo real, sin necesidad de tener cada vez que copiar los datos directamente desde la web. Puedes trabajar con ellos como lo haces habitualmente.
Acceder a Datos Fuente Externa: Microsoft Query
¿Has
escuchado hablar de Microsoft Query? MS Query es un programa que viene incluido
en Excel, el que nos permite importar datos externos a las hojas de cálculo y
así ya no tendremos que ingresar los datos uno por uno si deseamos añadir
información o actualizarla. Estas fuentes de datos externas pueden ser bases de
datos corporativas, archivos de texto o Excel.
¿Cómo
hacerlo?
Al
tener abierta una hoja de cálculo en Excel, debes ir a la pestaña Datos,
luego presionar De otras fuentes ubicado en la casilla Obtener datos
externos y luego ir a Desde Microsoft Query
Se
abrirá una ventana llamada Elegir origen
de datos, en la que podrás elegir entre Bases de datos, Consultas o Cubos
OLAP.
- Haz click en la ficha Bases de datos si deseas crear un origen de datos para un archivo de texto, una base de datos o un libro de Excel.
- Haz click en la ficha Cubos OLAP si deseas especificar un origen de datos de un cubo OLAP.
- En Consultas se van a guardar todas las consultas que se almacenen desde MS Query para que sea más fácil encontrarlas.
Haz doble
click en <Nuevo origen de datos> o
en <Nuevo
origen de datos> y después presionas Aceptar. Aparecerá en tu pantalla
un cuadro de diálogo llamado Crear nuevo
origen de datos
En el cuadro de diálogo aparecerá:
- 1 ¿Qué nombre desea dar al origen de datos? Ahí debes escribir un nombre para asignarle al origen de datos.
- Seleccione un controlador para el tipo de base de datos a la que desea obtener acceso: Debes elegir un controlador según el tipo de base de datos que utilizarás como origen.
- Presiona Conectar y aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de ODBC de texto, donde debes dar la información que se solicita para conectarse con el origen de datos. Para los archivos de texto, libros de Excel y bases de datos, esta información dependerá del tipo de origen de datos seleccionado. Si te piden una contraseña, utiliza una muy segura y ¡no la olvides!, porque Microsoft no podrá recuperarla.
Si la base de datos cuenta con tablas y tú quieres
que te aparezca de inmediato una tabla en particular en el Asistente para consultas, puedes volver a hacer clic en el paso 4
del cuadro de diálogo y ahí elegir la tabla que quieras.
Cuando ya creaste
el origen de datos puedes seguir trabajando en MS Query o usar el Asistente para consultas. Para esto
debes cerciorarte de que el cuadro de selección Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas esté
marcado. Apretas Aceptar y se iniciará el nuevo cuadro de diálogo Asistente para consultas-Elegir columnas.
Al salir
del proceso se habrá creado una consulta
y se puede continuar modificando desde Microsoft Query directamente si así
queremos.
Para una mejor comprensión dejamos una presentación mostrando paso a paso como realizar las actividades anteriores:
http://prezi.com/glyyfpqt4018/
Autores:
Diego Aguirre- Rocío Ávila- Ana Cifuentes- Fernanda Contreras- Nicole Ramirez
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