Elementos centrales de un Dashboard

¿Qué es un Dashboard?

Un dashboard es un panel o tablero de control que muestra indicadores de forma dinámica. En un dashboard se despliega información en tiempo real extraída de planillas con datos, la cual permite a los usuarios obtener información sobre la empresa y poder tomar decisiones.

Un dashboard tiene tres niveles: Operacional, Táctico y Estratégico.

·        Dashboard Operacional: Muestra indicadores operacionales clave para el funcionamiento de la empresa, es el nivel más bajo en la escala jerárquica y debe ser revisado diariamente.

·         Dashboard Táctico: muestra indicadores del nivel medio o gerencial, y está enfocado en ámbitos tácticos de la empresa, es decir, en cómo alcanzar las metas propuestas. Se debe revisar periódicamente (semanal o mensualmente).

·      Dashboard estratégico: muestra indicadores estratégicos que validan o refutan la estrategia (la cuestionan). Debe ser revisado en base trimestral, semestral o anual.

Elementos de un dashboard    

Un dashboard posee listas despegables con información importante para los indicadores, generalmente se deben poner listas con "año" y "mes" para filtrar la información a mostrar. También se podría poner algún negocio en particular, o algún atributo importante que considere relevante quien trabajará con el dashboard.

Estas listas despegables se deben asociar a alguna celda en particular (formato de control; Vincular con celda), lo cual nos indicará un número asociado al orden de la opción elegida en la lista despegable. Por ejemplo, si tenemos 3 opciones en la lista despegable (Alto, Medio  y Bajo), si escogemos "Medio", nos arrojará un "2".

Luego con esos números se debe buscar el atributo escogido, para ello, es necesario hacer una matriz con los valores, en el ejemplo sería:

Fila/columna	A	B
1	1	Alto
2	2	Medio
3	3	Bajo

Luego se busca mediante la fórmula BuscarV.

Una vez que se tengan todos los atributos de las listas despegables, se debe buscar en la base de datos (planilla), la información que el usuario quiere ver, para ello, las funciones Sumar.si.Conjunto, Promedio.Si.conjunto, buscarv y buscarh son de bastante ayuda.

Una forma más amena de mostrar la información es mediante gráficos. También es necesario construir el dashboard con los colores institucionales para generar una mayor atención de parte de los usuarios.

Un ejemplo de dashboard operativo para la empresa "Chilectra" se ve en la siguiente figura:

Acá se puede observar que las listas despegables son comuna, mes y año. Esto hace desplegar los valores de 3 indicadores para esa comuna, en ese año y ese mes. También se despliega un gráfico para esa comuna para todo el año, con el indicador que se escoge en la lista más abajo. Por último, se muestra un gráfico para todas las comunas para ese mes y ese año.

Elementos visuales de un dashboard

Como se mencionó anteriormente, los gráficos de barras, tendencias u otros, hacen más amena la presentación y comprensión de la información contenida en nuestro dashboard. Sin embargo, los gráficos no son los únicos elementos visuales que podemos incorporar en nuestro panel, sino que también existen otros recursos que podemos utilizar para hacer de este más amigable y entretenido.

Un elemento visual a incorporar en nuestro dashboard es el “Semáforo”. Un semáforo es sencillo de realizar, basta con utilizar la función “SI” de Excel.

En primer lugar, y a partir de nuestro conjunto de datos, debemos crear listas desplegables que muestren la información que deseamos mostrar. Para esto vamos a Programador/Insertar/Cuadro combinado. Para efectos de este ejemplo, insertaremos dos cuadros combinados referentes a “año” y “trimestre”. Una vez creadas ambas listas, haremos click derecho sobre cada una y seleccionaremos “Formato de control” donde seleccionaremos los distintos años y trimestres como “Rango de entrada” para cada cuadro combinado (Para ingresar el rango de entrada se recomienda escribir los valores que lo formarán en celdas auxiliares en un apartado de la hoja de cálculo). Luego, se debe vincular el resultado de la selección a una determinada celda.

Ahora crearemos un cuadro que muestre el valor de los indicadores 1 y 2 para el año y trimestre previamente escogidos. Para esto concatenaremos cada uno de los años y sus respectivos trimestres en una columna auxiliar.

Luego realizamos una “concatenación” entre dos textos. El primero de ellos será un “buscarv”, el cual tendrá como “valor buscado” el valor de la celda vinculada del cuadro combinado para los años, la matriz en la que se buscará será J3:K8, y el indicador de columnas será 2. De esta forma, el primer texto a concatenar será el año que se escogió en la lista desplegable. Luego, el segundo texto a concatenar sigue el mismo procedimiento anterior pero para los trimestres, de esta forma, generaremos en la celda I2 un “código” formado por “AÑOTRIMESTRE”, por ejemplo “20061”, para el primer trimestre del año 2006. Ahora podemos, nuevamente mediante el uso de la función “buscarv”, obtener los valores de los indicadores 1 y 2 para cada año y trimestre.

Una vez que contamos con esta estructura de información, podemos crear nuestro semáforo.

En primer lugar, debemos “dibujar” la estructura del semáforo. Para esto tomaremos tres grupos de cuatro celdas hacia abajo, las cuales serán las casillas de cada uno de los tres colores del semáforo.

Luego, para efectos  del ejemplo, nuestro semáforo prenderá luz verde cuando ambos indicadores sean mayores a 50%, luz amarilla cuando solo uno de los indicadores sea mayor a 50%, y luz roja cuando ambos indicadores sean menores a 50%.

Ahora crearemos las luces de nuestro semáforo usando la función “SI” y el carácter “●”, el cual será la luz del semáforo.

En cada grupo de celdas ingresamos las siguientes formulas:

Rojo: SI(H6>50%;SI(H7>0,5;"";"");SI(H7>0,5;"";"●"))

Amarillo: SI(H6>50%;SI(H7>0,5;"";"●");SI(H7>0,5;"●";""))

Verde: SI(H6>50%;SI(H7>0,5;"●";"");SI(H7>0,5;"";""))

Ahora solo queda darle formato a cada casilla para que el carácter “●” tenga el color y tamaño que deseamos.

También podemos crear otro elemento visual para nuestro panel, como lo es el uso de una cara feliz y triste dependiendo del valor de nuestros indicadores. Para efectos del siguiente ejemplo consideraremos que se mostrará una cara feliz cuando ambos indicadores sean mayores a 50%, y una cara triste cuando no.

Primero debemos crear una cara feliz y una triste (Insertar/Formas) y colocarlas una sobre otra. Se recomienda renombrar cada una de las formas insertadas (Inicio/Buscar y seleccionar/Panel de selección).

Luego debemos crear una macro con el siguiente código:

Ejemplo herramienta de análisis

Dentro del seguimiento estratégico y táctico es muy importante analizar la información y su evolución en el tiempo, para esto es importante generar análisis de variaciones en distintos periodos que pudieran ser de interés para la toma de decisiones. Una forma práctica de realizarlo, al igual que el ejemplo anterior, es mediante cuadros combinados, en los cuales se pueda elegir el periodo ha analizar. Para esto debemos conocer el formato de la base, donde se acumulen los datos históricos, y un tipo particular de objeto llamado “Microsoft Date and Time Picker”, este objeto es una especie de cuadro combinado pero que al hacer click en la flecha de despliegue, nos muestra un pequeño calendario el cual puede ser cambiado. A través de la propiedad “linked cell” es posible asignar a una celda el valor de la fecha elegida. Esta celda puede ser trabajada con formulas como “=mes()” o “=año” si se quiere simplificar el periodo. Sin embargo al crear dos de estos objetos, nos permite en nuestras formulas o gráficos, generar un criterio que analice el rango deseado, por ejemplo la formula de Excel “=entre(). Cabe de destacar que es posible realizar operaciones con fechas como sumas y restas, lo que podría ser útil para realizar validaciones o generar información de periodos anteriores a los seleccionados, si fuera necesario (mes, año  o intervalo anterior)

En la imagen se muestra un ejemplo de aplicación donde nos interesa obtener la variación de las ventas del año 2012 respecto a igual periodo del año pasado. Las fechas seleccionadas son desde el 1 de enero hasta hoy 15 de septiembre. Vemos las celdas linkeadas y a su lado la fecha que corresponde al periodo anterior (fecha - 365). Mediante la fórmula “=sumar.si.conjunto()” obtenemos la sumatoria de las ventas de una empresa entre las fechas solicitadas, tanto actuales como anteriores. Luego con estos datos generamos la variación en otra celda.

Integrantes: Eduardo Lara
                  Vicente Pérez
                  Tomás Degollada