Google Cloud Connect se trata de un
complemento para el software Microsoft Office, desde la versión 2003 hasta la
2010. En definitiva, se trata de crear archivos de Excel, PowerPoint o Word, y luego
subirlos a la “nube” a través de Google Drive.
Lo único que necesitas para utilizar esta
herramienta es tener una cuenta de Google, instalar el complemento en tu
computador personal y sincronizar los documentos que deseas compartir y/o
trabajar de forma colaborativa y simultánea.
Google Cloud Connect llegó para suplir la
necesidad que los usuarios de Office tenían hace un tiempo: trabajar
colaborativamente en archivos de texto, presentaciones o planillas de cálculo,
con el fin de que pueda haber cooperación a distancia, o en tiempos distintos.
El proceso consiste en tener el archivo en forma local pero que está en
constante sincronización con Google Drive, guardándose las copias de cada
usuario al que se la haya compartido el documento.
Funcionamiento:
1. Descarga complemento en la web
2. Crea un archivo y guárdalo en el directorio
que desees. En la parte inferior de la barra de herramientas puedes ver la
barra de Google Cloud Connect.
3. Ahora presiona sobre “Acceder” e ingresa los
datos de tu cuenta de Google para poder conectarse con Google Drive. Además, te
preguntará si deseas que la sincronización sea manual o automática, y en qué
directorio guardar tus archivos.
4. En la barra también se te dará la posibilidad
de “sincronizar” tu archivo, y también si lo deseas de forma “manual” o
“automática”. Al hacerlo te aparecerá un link directo al cual puedes acceder
para ver el archivo en “la nube”.
5. Ahora comparte el archivo con quién desees,
clickeando en “Compartir”. Luego, añade a las personas en el recuadro y
presiona “Compartir y guardar”.
Los usuarios a los que se les comparte este
documento deben entrar a Google Drive y descargarlo, para así poder editarlo en
su propio Office.
Ejemplo aplicado:
No es novedad que la sincronización es un tema importante en las empresas, más aún en las más pequeñas que no poseen tecnología necesaria para hacer esto de manera efectiva. Dicho esto, se mostrará un ejemplo simplificado acerca de un insumo (cemento) en una pequeña empresa constructora. Existen dos personas que deben editar este registro, quién compra el insumo y quién lo va sacando de bodega para su utilización. Inicialmente el registro se hacía por separado, enviándose mutuamente un correo con la planilla que cada uno iba modificando; esto se transforma en un problema ya que la actualización de la información no era oportuna y había pérdida de ésta misma. ¿La solución? modificar una planilla única en que se trabaje de manera colaborativa:
Pensemos en un archivo Excel como el siguiente, en donde se crea el primer registro de compra del insumo:
Ahora el empleado que saca de bodega estos sacos de cemento, al momento en que se comparta el archivo tal como se explicó en el funcionamiento, recibirá una invitación del archivo compartido en su correo:
Ejemplo aplicado:
No es novedad que la sincronización es un tema importante en las empresas, más aún en las más pequeñas que no poseen tecnología necesaria para hacer esto de manera efectiva. Dicho esto, se mostrará un ejemplo simplificado acerca de un insumo (cemento) en una pequeña empresa constructora. Existen dos personas que deben editar este registro, quién compra el insumo y quién lo va sacando de bodega para su utilización. Inicialmente el registro se hacía por separado, enviándose mutuamente un correo con la planilla que cada uno iba modificando; esto se transforma en un problema ya que la actualización de la información no era oportuna y había pérdida de ésta misma. ¿La solución? modificar una planilla única en que se trabaje de manera colaborativa:
Pensemos en un archivo Excel como el siguiente, en donde se crea el primer registro de compra del insumo:
Ahora, el empleado debe guardar el documento en el directorio que desee y sincronizarlo. Este aparecerá en sus archivos de Google Drive (en su cuenta de Google).
Este debe modificarlo según la cantidad de sacos que vaya siendo utilizada. Hará click en "Sincronizar" para que todo quede registrado (considerar que con sincronización automática esto no se hace necesario).
El primer sujeto podrá ver esta misma planilla Excel actualizada, lo que facilitará el control de la compra y el uso de insumos, evitará falta de estos que puede producir un alto en la obra en ejecución y por supuesto se tendrá información oportuna y correcta.
Para ver el "Historial de revisiones" se debe hacer click en el icono
, después en "Ver historial de revisión". Al costado derecho se se verán todas las modificaciones realizadas, teniendo la posibilidad de reemplazar el archivo en el caso de que haya existido algún error de edición.
, después en "Ver historial de revisión". Al costado derecho se se verán todas las modificaciones realizadas, teniendo la posibilidad de reemplazar el archivo en el caso de que haya existido algún error de edición.
Análisis de ventajas y desventajas:
Las ventajas de utilizar este complemento son
múltiples. Puedes trabajar colaborativamente de forma gratuita (o a bajo costo
para las empresas), permite seguir utilizando la herramienta Office que en
general es una de las más masivas, evita errores o pérdidas ya que guarda
copias de cada usuario, poniendo a disposición un “Historial de
revisiones”. Comparando esta herramienta con el uso de sólo Google Drive, vemos que en esta última el archivo debe ser guardado en una carpeta específica, lo cual puede ser perjudicial en caso de errores humanos que olviden el traspaso del archivo a este directorio específico.
Por otra parte, existen ciertas desventajas a
considerar antes de utilizar Google Cloud Connect. Primero, la herramienta en
cuestión resulta incompatible con Google Drive de escritorio, surgiendo
bastantes errores en sincronización, duplicación de archivos, problemas en la
conexión a Internet dada la alta demanda que produce lo antes mencionado.
También, al menos en computadores normales (como es mi caso, que no se trata de
un equipo de grandes características) se disminuye un poco el rendimiento de
Office, es decir, se ejecuta de manera más lenta.
En general, puedo dar tres recomendaciones:
- No tener instalado Google Drive y Google Cloud Connect al mismo tiempo, ya que se trata de algo más bien redundante y entran en conflicto.
- Tener bastante cuidado con la sincronización automática, ya que todos los documentos de Office quedarán en Google Drive quedándose con las opciones de privacidad por defecto, pudiéndose compartir archivos con las personas equivocadas.
- Evitar desarrollar cosas muy sofisticadas en los archivos que se desea sincronizar y compartir, disminuyéndose así la probabilidad de error.
Enlaces de interés:
Autor: Camila Muñoz Inostroza
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