Es muy probable que la herramienta de combinar correspondencia sea más popular utilizando Excel. Sin embargo, el hacerlo importando datos desde Access puede tener grandes ventajas. Primero, puede que la cantidad de datos sea lo suficientemente grande como para que se haga necesario guardar la información y trabajarla a través de Access. Segundo, se pueden realizar consultas que permitan filtrar de manera más adecuada y pertinente aquellas personas a las que quiero, por ejemplo, enviarle determinada carta, que deberían cumplir ciertos requisitos.
El funcionamiento está en poseer un conjunto de tuplas dentro de una base de datos de Access, la cual se importará a Word, para así crear un documento único que tendrá variantes dependiendo de cada uno de los destinatarios. Se trata de un procedimiento bastante simple, y que hace más eficiente tareas de carácter administrativas que deben realizarse en el trabajo. Un ejemplo típico es el de confeccionar cartas generales dirigidas a varias personas. Por otro lado, en lo personal me tocó ver su utilidad cuando el Encargado de Bienestar de cierta empresa debía enviar una gran cantidad de correos electrónicos a casi todos los trabajadores, el cual debía variar cambiando el nombre a quien iba dirigido, y el monto que se les cobraría este año según su sueldo, y otros criterios, por la afiliación a ciertos beneficios. Combinar correspondencia facilitó este trabajo, ahorrando tiempo en algo que pudo resultar ser muy engorroso.
A través de un ejemplo aplicado, se explicarán los pasos a
seguir para utilizar esta herramienta de Word. En primer lugar debes tener creada la Base de Datos y guardada
en algún directorio de tu computador. Para el ejemplo, se creó un listado con
empleados de una empresa, en la cual se detalla su rut, nombre, correo
electrónico, gerencia a la cual pertenece, cargo que ocupa y la fecha de
ingreso a la compañía.
Una vez hecho esto, debes dirigirte a la pestaña “datos
externos”, presionar en “más”, y por último clickear sobre “Combinar con Microsoft Office Word”. Para esto es necesario tener abierta la tabla que
deseas exportar.
Ahora aparecerá una ventana en donde puedes elegir si
utilizar un archivo Word ya existente, o uno nuevo. En este caso seleccionamos
la segunda opción, y luego debes clickear en “aceptar”, lo cual abrirá el
documento de Word en blanco, ubicado en la pestaña de “correspondencia”.
El siguiente paso a seguir, es hacer click sobre “Iniciar
combinación de correspondencia”, y seleccionar el tipo de documento en el que
se trabajará; éstos pueden ser carta, mensajes de correo electrónico, sobres,
etiquetas o listas de direcciones. Utilizaremos el primero puesto que es el
típicamente más utilizado, y por ende es ideal partir por conocer cómo se
utiliza éste. Notar que de igual manera, al lado derecho de la ventana
encontrarás un panel que te irá diciendo paso a paso lo que debes hacer, es por
lo anterior que este tutorial va enfocado a las opciones del panel superior, ya
que podría resultar menos intuitivo y más flexible.
Ahora, no es necesario que la carta la dirijas a todas las
personas que se encuentran en la base de datos proveniente desde Access. Esto
se modifica en la pestaña “Editar destinatarios”, que mostrará un listado en el
cual podrás deseleccionar gente si así lo deseas, esto clickeando sobre el
check-in. Notar que aquí no es necesario “Seleccionar destinatarios” ya que en
un principio importaste los datos desde Access.
En el ejemplo anterior, la destinataria Nicole Orellana
Velasco no será incluida dentro de las cartas que se crearán. Lo único que se
hizo fue presionar la casilla check-in al costado de su nombre. Además, como se
puede observar en la imagen, tienes la posibilidad de Restringir la lista de
destinatarios, de tal manera que puedes darle cierto orden (por ejemplo,
alfabético), filtrar según criterios que ingresa el usuario, buscar duplicados
que Word sugiere, buscar destinatarios específicos que el usuario sabe a-priori
quiere o no enviar esta carta, o por último, validar direcciones.
Una vez hecho click en “aceptar”, debes comenzar a redactar
tu carta. Lo interesante aquí, es crear un archivo genérico, que vaya cambiando
ciertas partes específicas del documento, con el fin de ahorrar tiempo para
quién lo está confeccionando. En el ejemplo se mostrará una carta de invitación
para los empleados a la fiesta de aniversario, en donde el remitente y su
respectiva gerencia serán “campos combinados”, es decir, campos que serán
extraídos automáticamente desde la base de datos. El procedimiento es escribir
normalmente la carta, y en la frase que deberá variar según cada persona, se debe
presionar sobre el menú desplegable de “Insertar campo combinado” y seleccionar
el campo que corresponda, como se ve a continuación:
En el documento se
escribió manualmente la palabra “Estimado (a)”, y a continuación se insertó el
campo <<NOMBRE>> haciendo lo antes mencionado (subrayado en verde
punteado). Al aparecer entre estos paréntesis significa que se trata de un
campo variable según cada destinatario. Es así como pudes continuar escribiendo tu carta e ir agregando campos según estimes conveniente. Aquí tenemos la carta
terminada:
Finalmente, lo que queda es ver la vista previa de las
cartas, para esto debes presionar el ícono “Vista previa de resultados”, los cuales puedes mover con las flechas ubicadas al lado derecho. Si marcas “Resaltar
campos de combinación” podrás ubicarlos fácilmente en tu archivo, ya que se
marcarán en color gris.
Para finalizar, en el costado derecho de la barra de
herramientas, en “Finalizar y combinar” tendrás tres opciones:
- Editar documentos individuales: lo cual abrirá un nuevo archivo con cada una de las cartas, en caso de que quieras editar algunos de manera particular. Para volver a modificarlos todos juntos, debes hacerlo en el documento original, que aún sigue abierto.
- Imprimir documentos: abrirá la pestaña de impresión en donde puedes personalizar esta operación según tus requerimientos.
- Enviar mensajes de correo electrónico.
Como ves, es bastante fácil combinar correspondencia. Como
ya se mencionó, también podrías hacerlo utilizando una consulta, en donde ya
hayas filtrado a los destinatarios según ciertos criterios, esto en caso de que
se trate de una base de datos mucho más grande y compleja de filtrar manualmente.
A modo de recomendación, es ideal tener los campos ya ordenados
en la misma base de datos, como por ejemplo, tener en el orden correcto el
nombre de la persona, y no el apellido y después el nombre, que es algo bastante
común en las bases de datos, y podría implicar en tener resultados no tan
satisfactorios al realizar un documento que puede necesitarse sea formal y estar escrito de modo correcto.
Puedes visitar los siguientes sitios para obtener más información:
Combinar correspondencia:
Problemas al combinar correspondencia:
Autora: Camila Muñoz Inostroza
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