¿Cómo hacer buenos formularios en Access?

En la vida real, la personas no observan o trabajan con bases de datos puras, es decir, generalmente los usuarios de bases de datos no trabajan con las infinitas planillas buscando los datos que desean obtener, por el contrario, estos usuario interactúan con una interfaz la cual les provee la información a través de formularios, los cuales se realizan con el objetivo de mostrar y presentar la información de manera clara, y minimizando los posibles errores que conlleva estar observando miles de datos a la vez.

¿Cómo crear formularios en Access?

Para comenzar es necesario aclarar que el input principal del proceso de creación de formularios es contar con una base de datos determinada, la cual debe contener datos relacionados entre sí. Esta base de datos debe estar cargada en el software Access. Teniendo esto, es posible proceder a la creación de un formulario.

En este caso utilizaremos una base de datos de un almacén, el cual contiene información acerca de lo pedidos, los proveedores, productos,  clientes, entre otros. El formulario que se va a presentar a continuación pretende informar a los usuarios acerca de los pedidos que ha realizado cada cliente, y los  montos totales de cada pedido (aplicándole los respectivos descuentos del pedido en cuestión).

El primer paso es la creación del formulario a través de la barra de herramientas “Crear”, en la cual se encontrará una pestaña denominada “Asistente para formularios” en la sección Formularios. Esta opción nos permitirá crear el formulario paso a paso, de manera de garantizar la creación del formulario con la ayuda del software.

Con el asistente abierto se deben escoger las tablas que se utilizarán en el  formulario y también en el sub formulario adjunto. ¿Qué es un sub formulario?, es un formulario que presenta la información contenida en otra tabla diferente de la principal, y entre las cuales debe existir alguna relación.

En esta etapa se deben seleccionar las tablas, y junto con esto los atributos que se desean presentar en el formulario, en este caso serán; RUT_CLIENTE de la tabla Pedidos, y por otro lado, Id de Detalle, Id de Pedido, Id de Producto, Cantidad, Precio, Descuento, correspondientes a la tabla Detalle de Pedido. Luego pulsar Siguiente. La imagen a continuación muestra como debiese quedar la primera interfaz del “Asistente para formularios”

Automáticamente el programa  Access define y determina cual es la tabla principal, y cuál es la tabla que se utilizará para los sub formularios, si esto no fuese así, se debe cambiar la visión de los datos presionando la tabla que se desea definir como principal. Para el caso de ejemplo, la definición está correcta, y por lo tanto presionamos Siguiente para continuar con al asistente.

Lo siguiente es determinar la distribución de los datos del subformulario, es recomendable escoger la opción “Tabular” lo que significa expresar o mostrar los datos en forma de columnas. Y luego presionamos Siguiente.

Luego se escoge el tema por medio del cual se mostrará el formulario, en relación a los colores, tipos de letra; en general el formato del formulario en la “Vista Formulario”. Y Finalmente se procede a definir los nombres de cada formulario, así como también la opción de modificación del formulario luego de finalizar el “Asistente para formularios”.

En base a lo realizado el formulario que se obtiene es como el presentado a  continuación en la “Vista de Diseño”:

En base a lo anterior podemos modificar el formulario de manera que presente información más precisa y relevante para el análisis. Para esto, se realizara la creación de un nuevo cuadro de texto que presenta el total del pedido, y el total respectivo para cada cliente.

Primero se debe instalar un “cuadro de texto” de forma manual en la sección Detalle, y luego borrar o eliminar el cuadro que dice “Texto”. La característica principal de este cuadro de texto es que los datos que presente, serán obtenidos de acuerdo al contenido de la tabla Detalle de pedido, y el resultado se obtendrá de la siguiente forma: (Cantidad * Precio)- Descuento.

Para definir la forma de cálculo, se debe seleccionar la casilla denominada “Independiente” y luego aparecerá la “Hoja de propiedades”, en la pestaña “Datos”, existe un campo denominado “Origen de control”, si se presionan los puntos del extremo derecho, aparecerá una ventana denominada “Generador de expresiones”, acá se procederá a realizar la siguiente secuencia de comandos:

1.      En la casilla de texto poner  =,

2.      En el primer cuadro seleccionar Formularios – Formularios cargados – “Nombre del formulario Creado” – “Nombre de la tabla correspondiente al sub formulario creado anteriormente”,

3.      Seleccionar los datos del formulario que se van a computar, para obtener el resultado de “Total”, es decir; (Cantidad * Precio)- Descuento. Finalmente presionar Aceptar.

Para que se entienda claramente que es lo que expresa el cuadro de texto anterior, se agregará una Etiqueta, a la cual le pondremos “Total”.

Finalmente ir a la “Vista Formulario”, para poder apreciar el formulario creado con el cálculo realizado anteriormente para cada cliente.

Otras cosas que se pueden hacer con los formularios tienen relación con los datos que se presenten, por ejemplo se puede decir que solo se presenten los Rut que comiencen con 13 millones. También se pueden bloquear algunas celdas de datos de manera que los usuarios no puedan modificar estos datos, a no ser que ingresen a la base de datos misma a modificarlos. Estos temas quedan propuestos para futuros post, el cual se podría denominar “Edición de formularios Access”.

Los invito a revisar los siguientes Links para poder informarse acerca de cómo hacer formularios!

http://www.aulaclic.es/access2007/t_11_1.htm

http://gcfaprendelibre.org/microsoft-office-2007/access-2007/crear-usar-formularios/1
También puedes visitar los siguientes videos de Youtube
http://www.youtube.com/watch?v=DahgRYpdEQU
http://www.youtube.com/watch?v=hdvg8XQx-q8
http://www.youtube.com/watch?v=vLH2_pmrNG8

Autor: Carolina Vega Passteni