A
continuación se presentarán los pasos a seguir para efectuar la combinación de
una carta de invitación a una fiesta con una base de datos de los invitados
respectivos.
Primero se debe contar con una
base de datos que contenga diferentes tuplas de datos, por ejemplo con nombres, teléfonos y direcciones. En el
ejemplo a presentar esta base se denomina “BBDD Invitados”. Por otro lado es
necesario contar el documento que se
enviara a los destinatarios. En este caso será una carta de invitación.
1. Para comenzar es necesario abrir
el documento Word, ya que desde este se hará la conexión con la base de datos
mencionada anteriormente.
2. Se debe hacer clic en la barra de
herramientas en la pestaña “Correspondencia”,
y luego se hace clic en la opción “Iniciar
combinación de correspondencia”. Finalmente se debe escoger el tipo de documento
o formato que desea combinar con la base de datos. Las opciones son cartas,
mensajes, sobres, etiquetas, o un documento normal de Word. La diferencia entre
estas opciones tiene relación con la visualización de cada documento o formato
en la vista de Word. En este caso se tomará la opción de “Carta”.
3. Al hacer clic aparentemente no
sucede nada en especial, pero esto la realidad es que el programa se está
preparando para realizar la combinación de correspondencia.
4. Luego se debe hacer clic en “Seleccionar los destinatarios”, con
este paso se procederá a escoger la base de datos Excel con la que se debe
hacer la correspondencia, y luego escoger la Hoja de cálculo en la que se encuentran
los datos requeridos.
5. Luego de esto, nuevamente
aparentemente no sucede nada pero es todo lo contrario, es ahora cuando
realmente se obtiene la comunicación con la base de datos indicada. Para
comprobar esto se puede apreciar que la barra de herramientas que antes estaba bloqueada,
ahora se encuentra activa y disponible para su uso, tal como se muestra a
continuación.
6. Cabe mencionar que también se
pueden editar los datos contenidos en la base de datos, para esto se debe hacer
clic en la opción “Editar lista de
destinatarios”, con esto aparecerá una venta que permite ordenar los datos
de la base de datos, y seleccionar o deseleccionar aquellos que no se deseen
utilizar.
Para este caso en particular
utilizaremos todos los datos de la base de datos existente.
7. Ahora se debe seleccionar el
orden de aparición de los datos, para esto se utilizaran las herramientas que
se encuentran en el menú denominado “Escribir
e insertar campos”, y partiremos con la opción “Bloque de direcciones”.
En esta opción nos permitirá
insertar la dirección de cada invitado en la sección correspondiente de la
carta. En este caso solo insertaremos la dirección del destinatario.
Y luego aparecerá la siguiente
frase en la carta tipo, «Bloque de dirección», esto
significa que en este sitio se posicionara la información de la dirección
registrada en la base de datos para cada invitado.
8. Ahora
se procederá a incluir n la carta el saludo respectivo con el nombre de cada
invitado, para esto se debe hacer clic en “Insertar
línea de saludo”, mediante esta opción se define el inicio de la carta y la
forma en que se referirá al invitado.
9. Finalmente
al presionar aceptar se puede visualizar el formato en que resulta el saludo, y
la ubicación de este, cabe señalar que esta posición puede ser corregida por el
usuario en casos en que lo estime conveniente.
10. La
ultima herramienta que se incluye en esta área es la de “Insertar campo combinado”, a partir de la cual se pueden ingresar
otros datos en el documento o carta de manera aleatoria según lo requiera el
caso, en este caso se agregará el teléfono de contacto de los invitados.
Con los cambios realizados hasta ahora la carta tiene
la siguiente visualización;
11. La
opción de reglas es por si deseamos agregar reglas o excepciones relacionados
con los datos de la base de datos, por ejemplo, si es mujer incluir teléfono de
emergencia, u otras características que dependen del documento en cuestión, en
este caso no existen excepciones asociadas.
12. Por
último para puede ver una vista previa de lo realizado, se debe presionar la
opción “Vista previa de resultados”,
con esto aparecerán de forma ordenada los documentos que se crearan a partir de
los datos de la base de datos, y presionando las opciones de la vista previa se
podrá avanzar en la visualización de las paginas que se generan con la
combinación del documento Word y la base de datos Excel.
13. Finalmente
si el usuario esta conforme con lo mostrado en la vista previa puede hacer clic
en “Finalizar y combinar”, para hacer
el cruce definitivo de los datos de Word y Excel. En esta herramientas se
ofrecen tres funciones de finalización, la primera corresponde a la generación
de documentos individuales en otro documento Word de manera de tener la opción
de editarlos de forma manual si es necesario, la segunda opción es imprimir los
documentos de forma directa, y la tercera implica enviar el mensaje vía correo
electrónico a través de otro software de Office que es Outlook.
Para este
caso se escoge la primera opción y se obtiene un documento con todas las
invitaciones por separado.
Como se
puede observar es un método muy sencillo y fácil de replicar. Y las utilidades
son múltiples. Por lo tanto deben animarse a probar y combinar los software que nos ofrece
Office.
Autor:
Carolina Vega Passteni
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