Formato condicional y sistemas de alerta en excel

Excel es una herramienta bastante útil en el manejo de la información, puesto que con un par de comandos podemos organizar todo a nuestra conveniencia y mostrar los datos de manera de hacerlos útiles. Hoy hablaremos sobre cómo utilizar el formato condicional y los sistemas de alerta, los cuales son bastante sencillos de comprender y nos generaran bastante valor en la manera de visualizar cualquier tipo de conjunto de datos que tengamos.

El formato condicional es de gran utilidad puesto que nos permite agregar formato a un conjunto de celdas sin la necesidad de estar modificando constantemente al momento de que los datos en estas cambien. Es de gran ayuda cuando hay una gran cantidad de datos puesto que nos permite ver fácilmente datos relevantes cuando no podemos hacer uso de gráficos u otras herramientas. Por otro lado, los sistemas de alerta nos permiten llevar un control sobre los datos que se van ingresando a nuestro archivo, puesto que nos avisa (mediante alguna frase previamente establecida, o un formato) cuando estos toman algún valor (por ejemplo, cuando el stock de productos esta en limites críticos, se genera una alerta)
 

Primero, veremos cómo utilizar el formato condicional:

 La opción “Formato condicional” se encuentra en la sección inicio de un libro cualquiera en Excel. Al hacer click, se despliega una serie de opciones para utilizarlo, las cuales analizaremos a continuación.

Lo principal es saber generar una nueva regla. Al seleccionar esta opción aparecerá una ventana en la que podemos aplicar cualquier restricción al conjunto de celdas para que tome un aspecto dependiendo del contenido de esta (esto se edita en la opción “Formato” para por ejemplo, poner relleno amarillo y letras negras)

Los formatos generalmente más usados se despliegan inmediatamente en la opción Formato condicional, así que estas las analizaremos una a una a continuación.

• “Resaltar reglas de celdas” nos permite aplicar un formato que resalte las celdas dentro de un rango que cumplan ciertos criterios como por ejemplo los mayores a cierto número, coincidencias de fechas, etc.          

                                            

                           
 Como se puede apreciar, las celdas que se destacan son las que cumplen el criterio de ser mayores a 50.            




              

• “Reglas superiores e inferiores” destaca celdas qe tengan valores que cumplan criterios de valores más estadísticos como los superiores al promedio, o los 10 menores.

          

En este último ejemplo se rescatan dos cosas; la primera es que no es necesario que  “10 inferiores” sean diez, uno puede modificar este valor en la ventana emergente que aparece, como en el ejemplo en el cual resaltamos los 5 menores. Lo segundo, es que el formato de la apariencia que tomaran las celdas que se destacaran se puede editar haciendo click en “Formato personalizado” donde aparecerá la siguiente ventana.

Aqui se podran editar aspectos como el relleno y la fuente

• “Barras de datos” colorea la celda dependiendo que tan alto sea su valor. En la siguiente imagen esto se ve más fácilmente

•  “Escalas de color” tiene la misma funcionalidad de barras de datos, pero colorea la celda completamente dependiendo su valor, sea por ejemplo blanco el número más bajo y rojo el número más alto.

Nota: para aplicar este formato que no estaba predefinido, pinchamos la opción “mas reglas” donde se puede especificar el tipo de formato que se utilizara y bajo qué condiciones.

Editor de formato y reglas

“Conjunto de iconos” es bastante similar a usar “escalas de color” pero su diferencia radica en que los valores se destacan con un icono, siendo por ejemplo los de menor valor un icono rojo y los de  mayor con un icono verde

Ahora veremos cómo utilizar un sistema de alerta

El sistema de alerta que presentaremos a continuación es sencillo, basado en una formula condicional ( función SI )

En el ejemplo se ve como, utilizando una función si con criterio de valores menores a 20, se generara un mensaje de alerta a la derecha que nos dirá que esta celda tomo ese valor (destacado con amarillo). Los sistemas de alerta en general se pueden utilizar de diversas maneras, solo es necesario cambiar el criterio, y el valor que tomaran

Aplicando al mundo profesional

En la vida diaria, las herramientas explicadas con anterioridad son muy útiles para poder analizar la información rápidamente, y poder tomar decisiones que requieran rapidez como el aumento del stock de productos o el refuerzo de la fuerza de ventas.

Presentaremos a continuación una tabla con las ventas de la empresa “muebles s.a.”  divididos por las diferentes zonas del país, en la cual utilizando formato condicional se destacan las ventas que superan el promedio

Luego, utilizando "reglas superiores e inferiores" y "sistemas de alerta" se mostraran las 10 peores ventas por producto y zona, y tambien se mostrara una alerta si las ventas totales por zona son inferiores al promedio (utilizando la formula =SI(C$53<PROMEDIO($C$53:$G$53);"VENTAS BAJAS";"") )

Como conclusión  se puede decir que estas funciones de excel son muy útiles pues presentan la información de manera mas amigable sobretodo para las personas que no están tan familiarizadas con Microsoft Excel.

Fuentes:

Ventanas de ayuda de excel

 http://www.microsoft.com/spain/office/eventosonline/trucos11.mspx

http://damianexcel.blogspot.com/2011/08/alertas-de-fechas-con-excel.html

Autores:

Alejandra Winser V.  Facebook personal