En este artículo encontraras las diferentes utilidades de las
distintas Vistas de Access, las cuales son Vista Hoja de datos, Vista Tabla Dinámica,
Vista Gráfico Dinámico y Vista Diseño, opción que puedes elegir en la barra de
herramientas de Access al apretar el botón “Ver”, que se muestra en la
siguiente figura:
Aquí podrás aprender cuando usar cada una de estas herramientas o vistas, con el fin de utilizar Access
de una manera adecuada a la hora de elegir como trabajar con una tabla de datos.
Vista Hoja de Datos
La Vista Hoja de Datos es muy parecida a lo que observamos en
una hoja de Excel, mostrando datos en una cuadricula formada por filas y
columnas, como podemos ver aquí:
Las columnas representan los campos que tendrá nuestra tabla,
y las filas representan los registros de datos que serán almacenados en la
tabla. Aquí es donde podremos añadir los distintos registros a nuestra Tabla.
La diferencia que podemos observar entre esta tabla de Access y una hoja de
Excel es que por ejemplo, sólo se puede agregar un registro a cada campo en una
hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un campo
determinado, como valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo también
puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que Excel
no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos campos de texto se
puede escribir un máximo de 256 caracteres.
Vista Tabla Dinámica
En la vista Tabla Dinámica puedes ver los datos de forma
resumida organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y
detalles, según tú estimes conveniente. Esto podemos verlo de la siguiente
manera:
Esta opción
permite que puedas personalizar un informe de las siguientes maneras:
- Agregar, mover o quitar campos: Puedes agregar campos a las
áreas de filtros, filas, columnas y detalles. También puedes mover campos de un
área a otra y quitar campos de la vista.
- Filtrar registros: Puedes filtrar los datos mostrados en la
vista agregando o moviendo un campo al área de filtros. También puedes filtrar
un campo en el área de filas y columnas.
- Ordenar registros: Puedes ordenar los elementos de los
campos de fila y columna en orden ascendente o descendente, también puedes
ordenar los elementos en un orden personalizado.
- Agrupar registros: Puedes agrupar por intervalos los
elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.
- Dar formato a los elementos y cambiar títulos: Puedes
cambiar la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de
número de un campo. También puedes cambiar los títulos de los campos y grupos
personalizados.
Vista Gráfico Dinámico
La vista Gráfico Dinámico, es muy similar a la vista
anteriormente descrita al permitir organizar los diferentes campos de nuestra
Tabla de la manera que sea mas cómoda para nosotros, pero esta vez de una forma
visual, seleccionando el tipo de gráfico que deseemos.
Vista Diseño
La Vista de Diseño de Access permite crear campos y configurar el diseño de la tabla. Cada campo tiene sus propias propiedades, como por ejemplo el tipo de dato que determina la clase de datos que podrás almacenar en ese campo, es decir, si el tipo de dato almacenado en un campo es Texto, podrás ingresar aquí caracteres de texto o numéricos, mientras que si el tipo de dato es Numero, solo podrás almacenar datos numéricos. También puedes determinar muchas otras cualidades en un campo, como el tamaño máximo de un valor de campo o el formato. Esta vista podemos observarla de la siguiente manera:
Sin duda en el mundo laboral, tendremos diariamente que trabajar
con muchos datos con el fin de obtener información útil para tomar decisiones.
Esta herramienta nos ayuda a realizar lo anterior de una manera rápida según lo
que queramos desarrollar, crear una tabla, dar formato a una tabla, seleccionar
datos a observar en una tabla o datos a ver en un gráfico Disminuyendo horas
de trabajo con un programa de fácil acceso.
Autor: Natalia Bergez
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