Importación de datos a Access

Importación de datos en Microsoft Access

En muchas ocasiones los datos que debemos utilizar para trabajar nos son entregados en variados formatos , ya sea como archivos de texto, hojas de cálculo o bases de datos, los cuales manejarlos por separado y en diferentes programas puede dificultar enormemente su manejo y comprensión así como la utilidad que pueden entregarnos, para esto una herramienta muy útil que ofrece Microsoft Access es la importación de datos desde diferentes formatos, lo cual nos permite tener toda la información necesaria en una misma plataforma y sacar el máximo provecho de esta.

Como primer paso debemos identificar tres posibles escenarios en los cuales una importación de datos hacia Microsoft Access puede ser requerido:

   
(a)    Importar o vincular datos desde otra base de datos a Microsoft Access

(b)   Importar o vincular a los datos de un archivo de texto.

(c)    Importar o vincular a los datos de un libro de Microsoft Excel.

Para cada uno de los casos, las consideraciones  a tomar respecto a cómo debe estar organizada y ordenada nuestra información es relevante, por lo cual procederemos a describir y analizar cada caso en forma particular.

Como primera consideración es importante hacer la distinción entre una vinculación de datos y una importación de estos. Cuando deseamos incorporar información a nuestra base de datos de Access de manera de poder modificarla y/o hacerla parte de otro archivo, la opción que debemos utilizar es la importación, en cambio, cuando deseamos utilizar la información sólo como consulta sin realizar modificaciones, nuestra mejor opción es vincular los datos para extraer información relevante sin modificarla ni anexarla. Los ejemplo ilustrados en el post son llevados a cabo mediante importación. Para vincular el procedimiento es el mismo con las consideraciones ya mencionadas.

Para cualquiera de los casos que presentaremos el primer paso será acceder al menú “Datos Externos” y desde ahí al costado izquierdo de la barra encontraremos la barra de importación de datos, donde podemos seleccionar el tipo de archivo según el caso, como se muestra en la siguiente figura:

Finalmente, al finalizar una importación de datos Access ofrece la posibilidad de guardar la configuración de dicha importación en caso que deseemos volver a utilizarla.

Ahora veremos cada caso y sus especificidades:

(a)Importar o vincular datos desde otra base de datos a Microsoft Access

¿Cuándo nos es útil realizar una importación de una base de datos de Access hacia otra?

- Un caso que puede ocurrir con regularidad es desear combinar dos bases de

  datos. Mediante la importación podremos copiar a otra base de datos todas las

  tablas, consultas, formularios, informes y macros así como las relaciones entre

  tablas, todo en una única operación.

- Cuando deseamos copiar una tabla en específico o su formato, copiando los

   campos y las propiedades de estos pero no necesariamente los datos.

- Cuando deseamos copiar una serie de objetos relacionados entre ellos de otra

   base.

Mediante el siguiente ejemplo mostraremos como es posible importar algunas tablas desde una base de datos de origen  hacia nuestra base objetivo:

En nuestra base objetivo tenemos las siguientes tablas con sus respectivas relaciones, la cual es el caso de un sistema de pedidos con sus respectivos clientes y proveedores:

Ahora desde otra base de datos deseamos importar las tablas “Tiendas”, “Tipo de pago” y “Transportistas” para poder complementar nuestra información. Por tanto en el menú de importación vamos al icono de Access y seleccionamos importar. Seleccionamos el archivo del cual deseamos extraer la información (base de datos de origen) y seleccionamos aquella información que nos hes relevante (en este caso importaremos las tablas seleccionadas, pero como es posible ver podemos importar tablas, consultas, formularios y cualquier información contenida en la base de origen):

Como resultado obtenemos las tablas seleccionadas anexadas a nuestras base de datos objetivo lo que nos permite establecer las relaciones pertinentes y realizar las consultas necesarias con la nueva información incorporada:

(b)Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

¿Cuándo nos es útil realizar una importación de datos de un archivo de texto a Access?
- Cuando el archivo de origen viene en algún formato texto (separado o no), de forma que podamos ingresarlo a una tabla y mediante consultas hacer más fácil y legible la información.

Un archivo de texto contiene caracteres legibles sin formato, como letras y números, y caracteres especiales como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro. Access admite las siguientes extensiones de nombres de archivo: .txt, .csv, .asc y .tab.

Si desea utilizar un archivo de texto como archivo de origen para importar o vincular, el contenido del archivo se debe organizar de tal manera que los asistentes para importación y para vinculación puedan dividir el contenido en una serie de registros (filas) y cada registro en un conjunto de campos (columnas). 

Los archivos de texto que están correctamente organizados son de uno de estos dos tipos:

1.-Archivos delimitados: Un archivo de texto delimitado es aquel en que cada registro aparecer en una fila distinta y los campos están separados por un único carácter, denominado delimitador. Este puede ser cualquier carácter que no aparezca en los valores de campo (datos), como tabulaciones, punto y coma, comas, espacios, etc.…

2.-Archivos de ancho fijo: Aquellos archivos de texto en que cada registro corresponde a una fila distinta y el ancho de cada campo sigue siendo constante en todos los registros.

Durante la operación de importación de datos en Microsoft Access, es posible especificar en que forma están presentados los datos en el archivo de texto de origen (Delimitado o Ancho fijo) y si estos se desean insertar en una tabla nueva o anexar los datos a una tabla existente.

Una vez identificado el tipo y modo en que están presentados los datos en el archivo de texto, debemos pasar el procedimiento de importación de datos.

Algunas consideraciones previas a importar un archivo de texto a Microsoft Access:

• Asegurarse que el archivo sigue uno de los formatos de forma coherente. Si el archivo está delimitado, identifique el delimitador. Si el archivo tiene campos de ancho fijo, asegúrese de que cada campo tiene el mismo ancho en cada registro.
• El número de campos (columnas) de origen no debe superar los 255, dado que Microsoft Access no admite por sobre 255 campos en una tabla.
• Si desea posteriormente agregar información adicional a los datos importador, debe considerar que esto es sólo posible si el archivo de texto es llevado a una tabla nueva.
• Elimine todas las líneas en blanco innecesarias del archivo, si existen campos en blanco intente llenar los datos faltantes.
• Revise y elimine caracteres sobrantes como tabulaciones, avances de línea y retornos de carro.

Luego llevamos a cabo el procedimiento de importación: Accedemos al menú de Datos Externos (como fue mostrado al comienzo del post) y seleccionamos la opción de texto donde seleccionamos la ubicación del archivo de origen (archivo de texto a importar) y si deseamos importar o vincular. 

     A continuación seleccionamos el tipo de texto que se encuentra en el archivo de origen, en este caso hemos utilizado como ejemplo un archivo de texto delimitado:

En este punto debemos identificar nuestro carácter delimitador (que en nuestro ejemplo es ; ), al mismo tiempo tenemos la opción de indicar si en la primera fila están contenidos los nombres de los campos. 

A continuación, podemos asignarle nombre a cada campo en caso de que no hubieran venidos definidos con anterioridad, así como definir el tipo de dato que contiene cada campo y si este acepta o no duplicados.

A continuación Microsoft Access nos ofrece la alternativa de crear una llave principal o de definir alguno de los campos existentes como llave:

Finalmente definimos el nombre de la tabla donde deseamos insertar los datos y podemos guardar los criterios de importación de modo que al realizar una nueva importación de archivos de texto podamos dejar como preestablecida la configuración seleccionada.

Como resultado obtenemos nuestros datos en un formato tabla de Access:

(c) Importar o vincular a los datos de un libro de Microsoft Excel.

¿Cuándo nos es útil la importación de una hoja de cálculo desde Excel a Access?
- Cuando los datos originales se encuentran en un archivo de Excel y deseamos utilizarlos para realizar consultas o anexarlo a datos ya existentes en alguna base de datos y utilizarlos para realizar consultar o realizar relaciones entre datos que nos entreguen mayor información y claridad de un problema.

Una consideración relevante al momento de realizar la importación de datos desde Microsoft Excel, es el hecho que la importación de datos desde Excel hacia Access es llevada a cabo solo desde una hoja de cálculo a la vez y no un libro en su totalidad. Para importar varia hojas de cálculo a la vez, se debe repetir la operación de importación para cada hoja de cálculo.

Algunas consideraciones previas a importar una hoja de cálculo a  Microsoft Access:

• El número de columnas de origen que desea importar no puede ser superior a 255 porque Access no admite más de 255 campos en una tabla.
• Asegúrese de que las celdas estén en formato de tabla. Si la hoja de cálculo o el rango con nombre incluyen celdas combinadas, el contenido de la celda se coloca en el campo que corresponde a la columna más a la izquierda y los otros campos se dejan en blanco.
• Elimine todas las columnas y filas en blanco innecesarias de la hoja de cálculo o del rango. 
• Si una o varias celdas de la hoja de cálculo o del rango contienen valores de error, como #NUM y #DIV, corríjalos antes de comenzar la operación de importación. Si una hoja de cálculo o un rango de origen contienen valores de error, Access coloca un valor nulo en los campos correspondientes de la tabla.
• Si la primera fila de la hoja de cálculo o el rango con nombre contiene los nombres de las columnas, puede especificar que Access trate los datos de la primera fila como nombres de campo durante la operación de importación.

Comenzamos el proceso de importación de datos: seleccionamos la ubicación de nuestro archivo de origen que deseamos importar. Luego el asistente de importación nos ofrece la posibilidad de importar los datos a una nueva tabla, anexarlos a una tabla ya existente o realizar una vinculación de los datos, según sea nuestra necesidad de uso de estos.

A continuación podemos seleccionar que hoja de cálculo del libro de Excel deseamos utilizar (recordar que solo podemos importar una hoja de cálculo a la vez):

Ahora podemos definir el nombre y formato de cada campo en caso que no haya sido definido  con anterioridad en la hoja de cálculo de Excel.

Access ofrecerá automáticamente la creación de una llave principal o permitirá elegir dentro de los campos ya existentes (en la figura se eligió crear una llave ID):

Luego Access nos ofrece la posibilidad de guardar la configuración  de la importación realizada para futuros procedimientos similares, lo cual puede ser útil si estamos importando un libro de gran tamaño con gran número de hojas de cálculo.

Finalmente el resultado es una tabla de Access con los datos de la hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Como podemos ver, la importación de datos es una herramienta muy útil al momento de manejar y ordenar información que muchas veces nos es entregada por terceros (clientes, empresa externa, colegas, etc.…) y que para fines prácticos es mucho más fácil manejarlo dentro de una base de datos única. Es importante recordar que podemos elegir entre importar y/o vincular datos dependiendo del uso que le demos y que debamos llevar a cabo una pequeña revisión de los datos a importar para evitar errores posteriores (según las recomendaciones indicadas para cada caso).

Fuente: Asistente de consultas de Microsoft Access

Autor: Antonio Acha