Access y Excel en la nube

Muchas son las formas que conocemos de acercarnos al trabajo colaborativo en Internet  desde el chat hasta videoconferencias, pero cuando existe un archivo Access o Excel para trabajar, el enviar el archivo adjunto puede no ser una real solución.

Por ello, hoy queremos tratar tres formas de trabajo colaborativo en la nube para solucionar de distintas maneras el que existan los tan molestos (y diversos) nombres cómicos que les ponemos a los archivos cuando los enviamos por correo electrónico (en especial algunos como "trabajo_final_final_este_si_v4.xls"). 

Las opciones

La primera de ella se trata de Skydrive, que se integra totalmente a  Office partir de la versión 2013, tanto en su versión de arriendo mensual a través de Office 365 como de la versión de adquisición, en ambas se puede guardar y compartir cualquier documento de la suite directamente desde la aplicación, pero como ya se ha tratado este tema en el blog con mayor profundidad, les dejo el enlace.

La segunda opción es Microsoft Sharepoint, este programa es la solución para el trabajo colaborativo de Microsoft, por lo que obviamente incluye Access y Excel, pero las palabras sobran cuando en el siguiente video puedes entender de qué se trata este "Punto para Compartir"

Si te interesa probarlo, puedes bajar Sharepoint 2013 desde aquí una versión de prueba por 180 días, pero primero necesitas instalar Windows Server 2012, lo que puedes bajar desde aquí, tanto el archivo ISO, como un disco de máquina virtual.

La tercera forma de trabajar en la nube (y no sólo con archivos de Office) es Subversion (o SVN), esta es la única solución open source que presentaré y se trata más de un repositorio de archivos centralizado, donde cada usuario puede ir guardando las distintas versiones de los archivos que va creando, por lo que puedes seguirle la pista a la evolución de un archivo, como también "mezclar" dos distintas versiones, para que los cambios hechos puedan complementarse. Ahora, si te decides a usar esta tecnología, tendrás que instalar un servidor, mi recomendación para Windows es Visual SVN Server (www.visualsvn.com/server) puesto que su simple interface gráfica te ayudará a configurarlo rápidamente, pero si quieres una solución más especifica, en especial para Access existe MSAccess SVN (accesssvn.codeplex.com) que permite una mejor gestión de archivos Access. En el lado del cliente, el mejor software es Tortoise SVN (tortoisesvn.net) dado que su uso es muy similar a cualquier programa de ftp que hayamos conocido antes, además de contar con el mejor plugin (a mi gusto, obviamente) para el manejo de archivos Word y Excel, que es msofficesvn (lo puedes bajar desde aquí).

Análisis

Ahora, ¿Cuál de ellas es mejor?, Depende del uso que le queramos dar, puesto que a pesar que todas son herramientas de colaboración, cada una de ellas fue pensada para usos distintos, por lo que más que recomendar una sobre la otra, mostraré un perfil de para qué cada una de ellas es más útil que las otras:

Skydrive: Si quieres compartir un archivo para un uso que no es empresarial y no necesitas guardar versiones del documento sin pagar dinero por ello, Skydrive es para tí.

Uso más cotidiano: Tareas de Universidad, Pequeña empresa.

SVN: Si lo que quieres es tener un completo control de lo que cada usuario hace en los archivos (casi obsesivo compulsivo) y poder "volver atrás" a través de versiones anteriores y todo esto prácticamente de cualquier parte del mundo sin pagar un sólo centavo por licencias, SVN es tu opción, a pesar de que la configuración inicial suele ser más tortuosa que las otras opciones, su funcionalidad termina por convencer.

Uso más cotidiano: Mediana empresa, proyectos de desarrollo de software

Microsoft Sharepoint: Si tu interés va más allá de sólo compartir archivos, sino que el de integrar calendarios y bases de datos, Sharepoint es tu salvación, ya que no solo tiene un excelente control de versiones, sino que también te permite tener el blog de cada uno de los usuarios, un calendario compartido, una plataforma de chat y cuanta otra cosa más se le haya ocurrido a los ingenieros de Microsoft que sirviera para el trabajo colaborativo en la empresa. En la vereda contraria está el pago por las licencias, no sólo de Sharepoint, sino que también de Windows Server (y un pajarito, me ha contado por allí que podemos desembolsar desde USD $5.000 hasta USD $70.000 aproximadamente en ambas licencias, sin contar los entre USD $80 y USD $100 por licencia de cada usuario, claro también existe la versión con menos características de manera gratuita).

Uso más cotidiano: Grandes Empresas y entusiastas que lo prueban por 180 días.

Autor: Mario Vilches