Es sorprendente la diversidad de aplicaciones que pueden conseguirse a
través de las fórmulas en excel. Una de las más complejas en términos de
resultados, es la función SI(), la cual nos permite obtener datos sujetos a una
condición. Conocidas también son las funciones SUMA(), PROMEDIO(), CONTAR(),
etc, que sin duda simplifican el análisis y uso de los datos. Pero existe otra
herramienta que si bien no es tan conocida, resulta realmente útil y saber
utilizarla entrega una ventaja comparativa a la hora de determinar el nivel de
manejo en excel.
Las fórmulas matriciales nos permiten efectuar cálculos
complejos, combinándo distintas fórmulas en una sola operación, y abarcando una
mayor cantidad de variables y datos. Con esto ahorraremos tiempo, ya que de
esta forma evitaremos tener que hacer previamente varias operaciones para
llegar al mismo valor. Es decir, podemos sustituir distintas fórmulas con una
sola fórmula matricial, optimizando el tiempo y complejidad, lo que resulta muy
beneficioso sobretodo cuando manejamos gran cantidad de información.
Las fórmulas matriciales permiten realizar dos tipos de labores:
1. Trabajar con una serie de datos,
denominados argumentos matriciales, ejecutando una operación sobre ellos y como
resultado de esto se devuelve un único valor en la celda donde se la introduce.
2. Trabajar con series de datos
ejecutando distintas operaciones y el resultado es colocado en dos o más
celdas. Una típica fórmula matricial es
aplicar una serie de condiciones para obtener una suma final, pero se puede
hacer con otras funciones como “PROMEDIO”, “MEDIA”, “MAX” o “MIN”. Además, agregándole
la fómula condicional SI(), se amplía
mucho más la variedad de resultados que puede conseguirse utilizando esta herramienta de excel.
Caso Práctico 1:
Supongamos el
siguiente ejemplo en donde realizamos una operación sobre una serie de datos,
arrojándonos un solo resultado, tal como vimos en el primer tipo.
La siguiente tabla que
muestra las ventas realizadas por la empresa “Sweet Momy” durante el día de la
madre.
Comúnmente, si quisiéramos conocer el total de ventas que tuvo la empresa “Sweet Momy”, lo
conseguiríamos en dos pasos:
2.- Finalmente debemos sumar el total de ventas de cada tipo de chocolate
La ventaja de utilizar matriciales es que podemos optimizar nuestro tiempo
y utilizar un solo paso para llegar al mismo resultado.
Para esto primero debemos situarnos en la celda donde queremos que aparezca
el resultado. En vez de ir multiplicando cada precio y cantidad y luego sumarlos,
lo hacemos directamente incorporando la multiplicación entre la columna precio
y la columna cantidad en la fórmula =SUMA(). Finalmente, validamos nuestra
operación recordando que para las matriciales no se debe pulsar INTRO, sino que
la combinación de las teclas: CONTROL+SHIFT+ENTER.
¿Cómo puedo asegurarme de que se utilizó una función matricial?
Una característica de estas fórmulas es que al pulsar CONTROL+SHIFT+ENTER
hago que el programa excel la reconozca como una matricial, dejándo la fórmula
dentro de corchetes. 
Caso práctico 2:
Vimos el caso donde se utilizaba una
fómula sobre un conjunto de datos, y a partir de eso se obtenía un valor. Ahora
veremos un ejemplo más complejo en donde utilizamos distintas condiciones sobre
una base de datos para obtener un resultado “filtrado” por estas condiciones.
Para esto, utilizaremos la función SI() anidada en otra función, la cual en
este caso será SUMA().
Supongamos que se tiene información
acerca de la cantidad de vehículos que poseen las únicas 4 automotoras de la
región Metropolitana. Estas son Continental, Inalco, Sucre y Goma
respectivamente. El tipo de vehículo está especificado por su marca y año.
Un comprador interesado en comprar un
vehículo marca Peugeot año 2007, no dispone del dinero suficiente para
adquirirlo inmediatamente, por lo que necesita conocer el stock total del auto en
Santiago, para ver si alcanzará a juntar el dinero antes de que se acaben.
En la siguiente tabla se detalla la
cantidad de autos por automotora, marca y año.
Automotora
|
Marcas de auto
|
Año
|
Cantidad
|
Continental
|
Toyota
|
2004
|
5
|
Inalco
|
Volvo
|
2007
|
7
|
Sucre
|
Toyota
|
2004
|
8
|
Sucre
|
Peugeot
|
2007
|
15
|
Inalco
|
Volvo
|
2010
|
12
|
Goma
|
Volvo
|
2008
|
3
|
Goma
|
Peugeot
|
2006
|
7
|
Inalco
|
Toyota
|
2010
|
8
|
Inalco
|
Volvo
|
2003
|
2
|
Goma
|
Peugeot
|
2007
|
5
|
Continental
|
Peugeot
|
2007
|
9
|
Para conocer la información que
necesita el comprador, de debe filtrar la tabla según las especificaciones que
él detalla, contando la cantidad de autos que sean de la marca Peugeot y cuyo
año sea 2007.
Aplicando una fórmula matricial
podemos reducir esto a un solo paso. Sabemos que lo que finalmente queremos es
conocer la suma de las cantidades de cada automotora, por lo que usaremos la
función SUMA(), pero con dos condiciones, por lo que agregamos un SI().
La
fórmula final que utilizaremos es:
En donde primero colocamos la
fórmula SUMA() y anidamos un SI() para poder agregar las condiciones, las
cuales son que la columna “marcas de auto” sea igual a “Peugeot”, y que la
columna “año” sea igual a 2007. Luego, si esto se cumple, selecciono la columna
“Cantidad”, sobre la cual se va a aplicar la suma, y finalmente coloco cero si
es que no se cumple la condición. Finalmente, y para validar la fórmula matricial
apretamos la combinación de teclas: CONTROL+SHIFT+ENTER.
Nótese que la forma de utilizar la
fórmula SI() es muy similar a como lo hacemos habitualmente, pero con
matriciales podemos seleccionar una columna entera de datos en vez de una sola
celda, lo que simplifica mucho el cálculo. Además, existe un cambio de
notación, para este caso utilizamos el
signo * en vez de la función Y().
Como vimos, matriciales es una
herramienta muy poderosa en términos de eficiencia en el uso de datos y en el
tiempo que se necesita para realizar las operaciones, lo que genera un
beneficio al trabajo que debe realizarse y un valor agregado para el que sabe
utilizarla.
Daniela Cárdenas Olivares
Fuentes de Información
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