A muchos les habrá pasado que a pesar de trabajar en Access deben darse el trabajo de importar los datos desde Excel ya que estos sólo les llegan en dicha extensión. Yo no soy una de esas personas, pero si tú lo eres este post te será de mucha ayuda, ya que veremos cómo podemos crear un vínculo entre la base de datos del archivo Excel y la del archivo Access de manera que todo lo que se modifique en el primero se vea reflejado en el último. Así, no será necesario importar constantemente los datos, sino que simplemente modificar el archivo original.
Antes de proceder, algunos puntos a considerar.
- No se pueden crear vínculos a bases de datos de Access desde Excel.
- Tampoco se puede anexar datos a una tabla existente realizando una operación de vinculación. Esto porque Access no almacena los datos vinculados en la base de datos.
- Se pueden vincular varias tablas a una base de datos, e incluso éstas tablas pueden provenir de distintas bases de datos de Excel.
- Por último, toda modificación que realices en el archivo de origen se verá reflejada en la tabla vinculada de Access. Sin embargo, Access no tiene permitido modificar los datos de la tabla. Si quieres hacer esto debes hacerlo directamente desde el archivo original.
Pasos a seguir:
La sincronización es un proceso tan rápido y sencillo que no debiese tomar más de 2 minutos. A continuación mostraré, paso a paso, un ejemplo sobre cómo proceder para lograr la vinculación.
En primer lugar debemos identificar la base de datos con la cual vamos a trabajar. En este caso utilizaré datos de distintos tipos de cambios nominales que descargué desde la página del banco central.
Esta es la tabla, sin modificar, que obtenemos al momento de descargar los datos. Vamos a eliminar las dos primeras filas, de manera que en la primera fila quede el nombre de la columna. Esto nos facilitará el trabajo cuando hagamos la vinculación ya que nos preguntarán más adelante si la primera fila contiene encabezados de columna. Si no hacemos esto, tenderemos que nombrar manualmente cada columna, lo que claramente es una pérdida de tiempo mayor que simplemente borrar unas cuantas filas en Excel.
Una vez arreglada la base de datos, esta debiese verse así:
Cuando tengamos lista la base de datos la guardamos en la carpeta que deseemos y la cerramos. Yo lo guardé con el nombre de “Vinculación”.
En segundo lugar, abrimos Access, seleccionamos donde dice Nueva base de datos en blanco, le ponemos nombre al Archivo y apretamos crear. Yo le nombraré con el mismo nombre que el archivo Excel, “Vinculación”.
Acto seguido, se nos mostrará una tabla en blanco. Nos vamos a Datos externos en la cinta de opciones, nos colocamos frente a la mini ventana que dice Importar y seleccionamos la opción que muestra el logo de Excel.
Se nos abrirá una ventana con el nombre Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel. Donde dice Especifique el origen de los datos apretamos Examinar y buscamos el archivo Excel donde lo guardamos. Una vez encontrado, seleccionamos la opción que dice: Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada. Luego apretamos Aceptar.
Aquí es donde vemos la importancia de que la primera fila sea el nombre de las columnas, pues el programa nos pregunta efectivamente eso. Como eso es cierto en nuestro caso, hacemos click donde dice Primera fila contiene encabezados de columna y apretamos siguiente.
Finalmente, nos piden que nombremos la tabla vinculada y una vez que hagamos eso, apretamos Finalizar. Si todo se realizó correctamente debiese aparecer una ventana donde diga: Se ha terminado de vincular la tabla xxxx al archivo xxxx. Acto seguido apretamos aceptar y estamos listos para trabajar la base de datos en Access.
Ahora podemos realizar todas las consultas que queramos, como por ejemplo el tipo de cambio promedio en lo que va del año 2013.
¡Recordar! Access no tiene permitido alterar los datos de la tabla vinculada. Si quieres hacer esto debes hacerlo directamente desde el archivo original.
Autor: Luis Javier Quezada.
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