En Access son
diversas las herramientas que se pueden utilizar, si bien Excel es uno de los
programas más conocidos, Access no se queda atrás, ya que sirve para manejar
grandes volúmenes de información. En esta
ocasión me referiré a una aplicación en especial que se utiliza en Access, las
denominadas Máscaras
de entrada.
En palabras sencillas, las mascaras de entrada, son ciertos patrones que se pueden insertar
a diversos campos de datos. Es decir, por ejemplo, si tengo una base de datos
que posee todos los antecedentes de los empleados de una organización, sean, Rut,
teléfono, cargo, fecha de nacimiento, etc. Puedo crear un estándar de estos datos al
momento de introducirlos, como por ejemplo, si el encargado de recursos humanos
está ingresando un teléfono y por error ingresa una letra entremedio, la máscara
de entrada prohíbe que se escriba esta letra, es decir, se evita este error en
la base de datos.
Tratamiento
Por
medio del siguiente ejemplo ilustraré de qué manera se pueden utilizar las
máscaras de entrada.
Tomaré
en consideración una base de datos cualquiera de una organización, en este caso
es una utilizada en clases.
Para
poder acceder a editar los datos, se debe situar sobre la tabla que se
necesita, en este caso “clientes”
Se debe apretar el click izquierdo y marcar la opción “vista
diseño”, donde se desplegará lo siguiente
Una vez situado en esta interfaz,
uno elije en la parte del listado de datos que contiene la tabla, el dato en
específico al cual se le desea introducir una máscara de entrada. Para este caso utilizaremos el RUT. Suena muy trivial pero este está compuesto
por una combinación de 9 dígitos
numéricos (tomaremos en consideración
para este caso los Rut mayores a 10 millones), muchas veces donde el dígito
verificador final puede la letra “k”. Ahora
bien, ¿cómo logramos que una persona ingrese los 9 dígitos sin cometer errores?
Se elije el dato, y se procede a
analizar la tabla que aparece abajo denominada “propiedades del campo”
Una vez situados allí se va a la opción
máscara de entrada
Es necesario saber que
existe un código especial para la creación de estos patrones, a continuación se
muestra una tabla con ciertas combinaciones, las cuales representan el “lenguaje”
que se debe usar para lograr lo que queremos hacer.
Personalización
Para este caso, nosotros queremos
crear un patrón específico para el RUT de los clientes, por ende para comenzar su
llenado debemos considerar los 9 dígitos. Para ello como paso 1 se procede a llenar
con 9 ceros (cada uno representa un dígito numerador), esto necesariamente
obliga a llenar con esa cantidad de datos.
Como también sabemos, el último
dígito puede que sea la letra k, por ende, el último cero se reemplaza por la
letra A (como se puede apreciar en la tabla de los caracteres, esta representa
que se puede llenar con un número o una letra). Además para dar un formato más específico
aun delante de la letra A pondremos el signo “<” el cual representa que la
letra que se ponga al final, necesariamente se convierta a minúscula.
Con ello tendríamos
listo un patrón específico, para el
ingreso de los Rut de los clientes a esta base de datos.
Para verificar si se
hizo correctamente solo basta con ir hacia la opción “ver” del menú principal
Donde se
entregará la tabla con todos los datos, allí se puede probar introduciendo un
Rut Cualquiera y se podrá verificar si efectivamente el patrón quedó
correctamente establecido.
Como se podrán
dar cuenta, son muchas las opciones de creación de patrones, a continuación
entrego una tabla con los patrones más utilizados y cuales serian sus
eventuales usos.
Consideraciones
Como herramienta es muy util y
facil de utilizar, sirve mas que nada para evitar errores, que van desde el más
minusculo, hasta uno que puede repercutir en grandes consecuencias, muchas
veces un solo datos puede cambiar muchimo el enfoque que se le da a las cosas,
sobretodo si hablados de información numèrica por ejemplo.
Por otro lado sirve para dar
un efoque mas minucioso a las bases de datos, sirve como controlador para preveer
de información mas confiable, obviamente tambien debe haber cierto grado de
responsabilidad de quien es el que termina siendo el cliente final de este
servicio, es decir, quien llena finalm,ente los datos, ya que muhcas veces
puede que el patrón esté correctamente desrito, pero no garantiza que la
inforamción que se está colocando sea necesariamente real. Sirve principalmente
como minimizador de errores.
Bibliografía:
Freddy Vallejos Morales
Muchas Gracias...hoy aprendi algo mas
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