Cómo crear Macros en Access

Primero, antes de mencionar cómo crear una macro en Access, creo que es más importante aún, tener claro qué es una macro. “Una macro es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, una macro es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.” http://goo.gl/QPvhq

En Access, como Excel de Office, es posible “grabar” secuencias de instrucciones que permitan realizar tareas repetitivas de manera rápida, sin necesidad de realizarlas “a mano”.

Para mostrar cómo funcionan estas, trabajaré con una de las bases de datos vistas durante nuestras clases de Access en el transcurso de este semestre (otoño 2013), la cual se llama DBCPN20101.accbd; base que pueden encontrar en el siguiente link: http://goo.gl/NE3fE

Para crear una macro, es necesario tener abierta una base de datos. Luego es necesario ubicar la pestaña Crear en donde se muestra la opción para de Macro, la cual puede verse en la imagen que sigue, específicamente en el recuadro rojo de la screenshot que sigue.

Luego de seleccionar el botón anterior, aparecerá la ventana que se puede ver en el screenshot que sigue, la cual muestra una lista desplegable con las diferentes opciones de posibles acciones que se pueden “grabar” en Access. Estas acciones van desde abrir formularios y tablas, hasta opciones de eliminar registros o cerrar bases de datos.

A modo de ejemplo, en el screenshoot que sigue se puede ver que la opción escogida fue AbrirTabla. Dentro de esta opción existen tres listas desplegables las cuales son: Nombre de la tabla, Vista y Modo de datos, donde en la primera se debe escoger qué tabla abrir, en la segunda se debe escoger cómo se pretende desplegar esta tabla (vista diseño o vistas de tablas o gráficos dinámicos, entre otras) y la tercera en donde se debe escoger si los datos pueden ser modificables, sólo de lectura, o si se puede agregar datos a esta tabla.

Si se necesita hacer algún otro tipo de instrucción, se puede agregar una nueva acción en la parte inferior izquierda del recuadro rojo, en la lista desplegable que dice: “Agregar nueva acción”. Si analizamos otras acciones, podremos ver que todas estas tienen diferentes opciones y algunas tienen condiciones, como por ejemplo la acción AbrirInforme, que cuenta con una opción condicional, cómo se pude apreciar en el siguiente screenshoot.

Para ejecutar estas acciones, es necesario guardarlas, y luego de hacer esto, se debe ejecutar el archivo de macro que se guarda (ejecutar en donde se indica con la flecha roja), para que las instrucciones guardadas se ejecuten automáticamente.