La mayoría de las veces hemos utilizado programas para realizar tareas que requieren características distintas. Es por esto que creemos que es importante y útil entender las relaciones que existen entre los distintos programas, lo que nos ayudará a ser profesionales más íntegros. En esta oportunidad, revisaremos algunos tipos de conexiones entre Excel y Access.
Pero antes de partir, es interesante responder a la pregunta, ¿Cuál es la utilidad de importar datos desde Access para analizarlos en Excel? Aquí algunas respuestas:
- Es más fácil e intuitivo trabajar con los datos en Excel dada la variedad de opciones de análisis y gráficas. Su interfaz es más amable y conocida por la mayoría de los usuarios de MS Office, en comparación con Access.
- Podemos disminuir la cantidad de datos que analizamos en Excel, trabajando solo sobre los que nos interesan. Esto libera recursos de procesamiento de nuestros computadores.
- Mejora la seguridad de los datos. Al extraer desde Access sólo los datos que nos interesan, se aumenta la seguridad y se evitan accesos no autorizados.
- Se puede actualizar la información vista en Excel desde los cambios que se realicen en el archivo Access, están conectados la una con la otra y se mantiene integridad entre ambos programas.
- Se pueden hacer análisis de gran complejidad y entregar información útil para los altos ejecutivos, que no se interesan por ver datos en bruto, sino que por los análisis y resúmenes que podemos obtener. En este sentido, Excel tiene la ventaja.
A continuación analizaremos dos ejemplos prácticos de las tantas opciones que hay a la hora realizar la conexión entre los dos programas. Este tema da para análisis más complejos y para una revisión de muchos otros ejemplos (hacer gráficos dinámicos o informes de Power View en Excel con los datos traídos desde Access, llevar datos de Excel a Access, entre otros). Sin embargo creemos que estos dos ejercicios son una buena aproximación.
Ejemplo Práctico 1
Imaginemos que un agente de venta necesita saber algunos de los datos personales de todos los clientes que han comprado en sus tiendas. Para eso, es necesario realizar una consulta en Access, y luego llevarla a Excel. La base de datos tiene información de bodegas, que distribuyen sus productos a tiendas,donde se venden a sus clientes. Los pasos a seguir para la consulta y la conexión serán:
Paso 1.- Abrir el archivo de Access, en donde se debe analizar la información que está contenida en las distintas tablas y establecer cuál será la consulta.
Paso 2.-Realizar la consulta. En este caso se crea una consulta que muestra los clientes y las tiendas en la cuales han comprado, mostrando información como el nombre de la tienda, nombre y apellido del cliente, su dirección, ciudad, provincia, país y números de teléfonos. Ordenamos los datos alfabéticamente por el apellido de los clientes
Las tres primeras imágenes son
los pasos para realizar la consulta. Y la cuarta imagen es la consulta como tabla en Access (más detalles sobre como realizar una consulta, revisar Consultas: Generación, Edición y Formato)
Paso 3.- Guardar la consulta.
Para guardar la consulta se debe hacer click derecho en la pestaña de la
consulta, se guarda con el nombre que se desee, en este caso “Consulta1”. Para
finalizar, se cierra Access y se guardan los cambios realizados.
Paso 4.-Abrir libro de Excel, ir
a la pestaña Datos y hacer click la pestaña Desde Access. Esto nos permitirá hacer una conexión con la base de datos.
Paso 5.- Buscar el archivo
guardado de Access y hacer click en abrir.
Paso 6.- En el cuadro de diálogo que aparecerá, saldrán todas las consultas y tablas que hay dentro del archivo Access, se debe marcar en “Activar selección de
varias tablas” y marcar solo la consulta llamada Consulta1 que creamos previamente. Luego, hacemos click en aceptar.
Paso 7.- Elegir opción de
importación de datos. En el siguiente cuadro de dialogo, se presentan opciones
para visualizar la consulta recién seleccionada, en este caso se selecciona la
opción de ver los datos como Tabla. Además, viene marcada la opción de la hoja
en Excel donde quedarán los datos. Luego, hacer click en aceptar.
Existe la opción "Agregar estos datos al Modelo de datos". En el siguiente ejemplo, explicaremos para que sirve, por ahora no marcamos esta casilla.
Paso 8.- Consulta extraída desde
Access en Excel como Tabla.
Finalmente, si se necesita editar las propiedades de la conexión (por ejemplo, cada cuanto tiempo se actualizan los datos), se puede ir a Datos, Conexiones, y se elige la conexión a Datawarehouse
Ejemplo Práctico 2
El segundo ejemplo práctico que
explicaremos, es como conectarnos a una base de datos y trabajar con tablas enteras y no con consultas previamente realizadas.
En esta oportunidad, es importante mencionar que los datos en Access deben estar ordenados bajo un modelo de datos el cual se expresa en el siguiente diagrama de las relaciones, que es posible ver en Access, pestaña Herramientas de base de datos y luego en Relaciones (para saber más sobre modelos de datos, revisar el siguiente ejemplo: Creando un Modelo de Datos para un Restaurante)
Paso 1.- Hacer la conexión entre Excel y Access siguiendo los pasos 3 y 4 del ejemplo anterior.
Paso 2.- Abrir todas las tablas de Access.
En el cuadro de diálogo que se abre, saldrán varios archivos que se consideran
dentro del archivo Access, se debe marcar en Activar selección de varias
tablas y marcar todas las tablas que aparecen en el modelo de datos. Luego,
hacer click en aceptar.
Paso 3.- En el siguiente cuadro
de diálogo que se abrirá, se selecciona las opciones de presentación de datos
que se están importando. Se selecciona mostrar todos los datos como Informe de
Tabla Dinámica (si se eligiera la opción Tabla, se pondrá cada tabla de Access en una
hoja distinta en Excel).
Notar que Excel reconoce que los
datos están ordenados bajo un modelo de datos, en este caso bajo un modelo
relacional (tablas y campos), es por esto que la opción Agregar estos datos al
Modelo de datos aparece marcada. Esto permitirá crear informes dinámicos
utilizando varias tablas a la vez porque el programa (Excel) sabe cómo están
relacionadas en el programa de origen (Access). Luego, hacemos click en aceptar.
Paso 6.- Ya creada la tabla dinámica, se observa que en el lado derecho están toda las tablas de la base de datos con sus respectivos campos. Así, dependiendo de los
requerimientos, se podrán construir informes de diversos tipos, donde sólo
basta con agregar los campos tomando en cuenta las relaciones de datos
existentes. Las relaciones de datos se pueden ver en la pestaña Herramienta de tabla
dinámica, en analizar, cálculos, relaciones.
Finalmente, una de las desventajas al trabajar con tablas enteras traídas desde Access, es que éstas contienen muchos datos (a diferencia de una consulta que
filtra previamente), lo que puede disminuir la velocidad de procesamiento de los equipos. Además, puede representar un problema de seguridad de la información si no queremos que un usuario acceda a todos los datos de una tabla de Access.
En el siguiente video tutorial, podemos encontrar más detalles acerca de estos ejemplo y la conexión de datos entre Excel y Access.
Si desean replicar los ejemplo, en el siguiente link se encuentra el archivo con la base de datos de Access: Datawarehouse
Nota: Ambos ejemplos y el video tutorial fueron realizados con las versiones 2013 de Excel y Access.
Colaboradores:
Connie Carreño, Katherine Curaqueo, Juan Carlos González
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