Practicamente todas las funciones que desarrollamos en Microsfot Excel, pueden realizarse a través del teclado, de esta forma evitamos perder tiempo cambiando de ventanas o trabajando con el mouse. Para un mayor entendiemiento y facilidad del lector hemos divido dichos atajos en diferentes secciones dependendiendo de la utilidad y funcion que desarrollen.
Atajos Básicos: Estos atajos no puedes dejar de manejarlos si quieres realizar funciones basicas en una planilla.
Ctrl + C:Copiar
Ctrl + V:Pegar
Ctrl + X:Cortar
Ctrl + Z:Deshacer lo último que has hecho
Ctrl + Y: Repetir la ultima accion
Ctrl + G:Guardar lo que has hecho
Ctrl + P:Imprimir el Documento
Ctrl + N: Negrita
Ctrl + K: Cursiva
Ctrl + S: Subrayado
Ctrl + 5: Tachado
Ctrl + 1: Abre panel estilo celdas.
Ctrl + Mayúsculas + F: Cambiar la fuente.
Ctrl + Mayúsculas + T: Cambiar el tamaño de la fuente.
Ctrl + 9: Ocultar fila.
Ctrl + MAYUS + 8: Recuperar fila.
Ctrl + 0: Ocultar columna.
Ctrl + MAYUS + 9: Recuperar columna.
F11: Crear un gráfico con el rango seleccionado.
Ctrl + 0: Ocultar columna.
Ctrl + "+": Insertar Celdas.
Ctrl + "-": Eliminar Celdas.
MAYUS + F2: Insertar un comentario.
MAYUS + F3: Insertar una funcion
MAYUS + F5: Buscar y reemplazar una palabra
MAYUS + F10: Muestra menu desplegable que se genera al hacer click con el boton derecho
MAYUS + F11: Insertar una nueva hoja
MAYUS + F12: Guardar como
Alt + F8: Acceso al administrador de Macros para ejecutarla
Alt + F11: Abre el editor de Visual Basic para escribir o modificar macros en dicho lenguaje
Ctrl + Mayúsculas + P: Imprimir.
Atajos para presentar dentro de las hojas de cálculos
a) Atajos para seleccionar Datos
Seleccionar filas y columnas.
Ampliar selecciones.
b) Atajos para seleccionar dentro de las celdas
Seleccionar y editar dentro de las celdas.
c) Atajos para trabajar con el Portapapeles
Copiar y pegar contenido seleccionado.
Cortar contenido seleccionado.
Trabajar con portapapeles.
d) Atajos para editar dentro de las celdas
Rellenar celdas
Insertar tablas
Modificar celdas activas
e) Atajos para ocultar y mostrar elementos
Ocultar y mostra columnas
Ocultar y mostrar filas.
f) Atajos para formato de número
Atajos para aplicar formato moneda
Atajos para aplicar formato fecha/hora
Atajos para aplicar formato porcentaje.
A continuación mostramos una breve presentación, con un set de mas de 30 atajos más utilizados más frecuentemente por lo usuarios de excel.
En la siguiente investigación se mostrará como se realiza el proceso de creación e importación de una base de datos (con un posterior modelamiento), para lo cual comenzaremos nombrando los principales programas que permiten realizar dichos procesos.
1.- Por un lado los
programas para crear bases de datos más conocidos (para Windows) son:
●
Oracle Database, InterBase, MS Acces, MySQL, IBM Data
Studio, Sybase, Postgre SQL lite, SQL Server, FoxPro, MySQL Workbench.
2.- Por otro lado los
programas de modelamiento de bases de datos más conocidos (para Windows)
son:
●
SQLDesigner, CASE Studio, MySQL Workbench, WebRatio
Personal, IBM Rational Data Architect (para Oracle e IBM), Rise Editor,
Druid, CA ERwin Modeler.
Según nuestro estudio, el programa más completo,
estable, fácil de usar y con mayor compatibilidad es MySQL Workbench (antes
llamado DBDesigner), el cual tiene una
versión en código abierto que sirve para crear nuevas bases, y además para
documentar una existente o migrar otra a MySQL.
Este programa es útil para generar una base de datos y posteriormente poder realizar un esquema visual de dicha BD, o de otra ya existente, permitiendo especificar la estructura de las
tablas, señalando también la
determinación de las relaciones entre tablas.
Este programa permite exportar los diagramas realizados
como una imagen o un documento en formato PDF, también se puede generar un
script SQL.
En resumen este útil programa posee todas las
herramientas necesarias para el diseño y modelado de bases de datos. Ahora si, mostraremos y explicaremos como se hace para integrar ambos procesos:
PRIMERA PARTE
A continuación mostraremos un video en donde se explica paso a paso como instalar dicho programa y el servidor MySQL.
Una vez instalados ambos programas, continuaremos explicándoles cómo se crea una base de datos, haremos un ejemplo como versión simplificada, mostrando de manera preliminar aspectos generales, y posteriormente, detallaremos paso por paso, en un completo video.
1) En primera instancia, abrimos el
programa y damos click a “Query Database” ubicado en la opción
“Database”, para de esta forma comenzar a crear nuestra base de datos, en
donde también nos proporciona la alternativa de importarla.
2) En dicha imagen, mostramos cómo crear
un esquema, dando click en la opción “Create_schema” la cual nos proporcionará la
alternativa de crear tanto tablas y sus correspondientes columnas.
3) Luego de realizar el proceso de
creación de esquema, presionamos en “Create Table” ubicado en la opción “Table”
para así poder entrar de lleno en la construcción de tablas, las cuales serán
parte principal de nuestra base de datos.
4) Ahora bien, debemos establecer el
nombre de tabla (que representa una entidad) y tipo de datos de sus columnas (que vendrían siendo los atributos de la entidad), pudiendo ser “INT”, “VARCHAR()”, entre otras. Por
otro lado, debemos darle click a la propiedad de los atributos, donde se
encuentran opciones tales como “PK” (Primary Key),”NN”(Not Null), es decir, se selecciona la clave principal y se crea la restricción de que ésta no puede ser nula.
5) Luego de haber
finalizado el proceso de creación y completitud de tablas, tenemos la facultad
de modificarlas, dando click en “Edit Table Data” ubicado en la opción “books”
de la pestaña “Tables”. Dicha herramienta es muy útil en el caso de haber introducido datos erróneos o incompletos, o si se desea modificar alguna opción.
Ahora se muestra en el próximo video, de forma detallada, todos los pasos que se deben seguir.
Para finalizar sólo nos falta explicarles cómo se importa la base de datos creada anteriormente, lo que detallaremos de la misma forma anterior (primero imagenes generales y despues video más específico).
1) Para comenzar a utilizar esta herramienta para modelar la base de datos creada anteriormente, abrimos el
programa y damos click en la opción “Create EER Model From Existing
Database”en la parte central inferior.
2) Durante el proceso
anteriormente mencionado, nos aparece tal ventana, en donde debemos seleccionar
el nombre de esquema de la base de datos que en primera instancia construimos;
en este caso “Javier” para de esta forma comenzar el proceso de modelación.
3) Luego de finalizar los pasos
correspondientes al proceso de modelamiento, nos encontramos con la
representación gráfica de la base de datos, en donde las tablas (entidades) creadas
aparecen con sus respectivas columnas (atributos). Ahora podremos seleccionar las relaciones que se dan entre entidades (en este ejemplo creamos una sola, pero obviamente en la realidad el número es mayor, dependiendo de lo que se quiera modelar) y también se puede seleccionar las cardinalidades correspondientes (1:1, 1:N, N:M). Si la relación es de N a M, se crea automáticamente la tabla adicional correspondiente.
Y por último acá está el video, que señala todos los pasos que se deben seguir para dicha importación .
Base de datos (BD): es un conjunto de datos relacionados entre sí, almacenados de forma ordenada, para utilizarlos para un propósitoespecífico.
Modelamiento de BD: en un proceso por el cual se manipulan la BD para darle una estructura definida, estableciendo relaciones entre los distintos elementos que la componen.
Entidad: es una representación de un objeto o concepto de la vida real.
Atributos: son las propiedades principales que caracterizan a una entidad.
Relación entre entidades: es la correspondencia que se da entre las distintas entidades, estableciendo dependencias y asociaciones entre las mismas.
Cometer errores en Excel es un suceso muy común. Es
usual encontrarlos cuando utilizamos fórmulas más complejas como BUSCARV o
BUSCARH. Es probable que #N/A,
#¡REF!, #¿NOMBRE?, #¡VALOR! o #¡DIV/0! sean palabras que ha visto con
frecuencia y que le han causado incertidumbre pero son errores que, con una
mejor información al respecto, pueden solucionarse fácilmente.
#N/A: Cuando ocupamos una
fórmula para buscar cierto dato es necesario hacer referencia a alguna celda
que contenga el dato a buscar. Si este parámetro no se encuentra dentro del
rango establecido entonces la fórmula no puede entregar ningún resultado por lo
que se genera este error.
Para ejemplificar los distintos errores se utilizara
un ejemplo simple en la cual se muestra una matriz con los nombres y notas de
los alumnos (A2:B6). Luego se realiza un buscador de notas, en la cual el
usuario debe ingresar el nombre del alumno. Dejándonos lo siguiente:
Ahora para ejemplificar este error se ingresara un
nombre que no se encuentra en la matriz, en este caso Andres.Como se puede
observar en esta imagen en la celda E3 aparece el error #N/A. Se debe a que
dentro de la matriz de búsqueda ( $A$2:$B$6
) a no se encuentra el nombre buscado en la celda E2.
Posible Solución: Verificar que el argumento
buscado se escribió correctamente y si este realmente se encuentra en
la matriz de búsqueda.
#¡REF!:Este error se origina
cuando se tiene una referencia de celda inválida en la fórmula, ya sea porque
eliminamos filas o columnas que eran parte de la fórmula o porque la referencia
es hacia una celda que no existe en la hoja de excel.
En este caso se procedió a eliminar la fila
2, dejándonos lo siguiente:
Si observarnos las celdas E4 y E5 las cuales
contienen las formulas del primer y segundo caso respectivamente, podemos
observar que al eliminar la fila hacemos referencia a una celda invalida.
Posible solución: Cambiar la formula o restaurar
la celda eliminada, a través de la opción deshacer que se
encuentra en la barra de herramientas o aplicar atajo ctrl + z.
#¿NOMBRE?:Un error usual es
tener problemas con la ortografía de las fórmulas, una falta de comillas cuando
se hace referencia a texto, la mala utilización de los "dos puntos"
en una referencia de rango o la referencia a otra hoja no está entre comillas
simples.
Para este caso al ingresar el último argumento de
la función BUSCARV en vez de ingresar FALSO, se ingresa
FAL, dejándonos lo siguiente.
Posible Solución: revisar la fórmula
cuidadosamente antes de ejecutarla y verificar que se escribió
correctamente y se están utilizando las comillas siples, comillas
dobles o punto y coma adecuadamente.
#¡VALOR!:Las fórmulas contienen
argumentos para poder llevarse a cabo. Dichos argumentos pueden exigir
diferentes tipos de formato lo que genera el problema. Entonces, el error se
origina, por ejemplo, cuando la fórmula exige un rango y el usuario inserta un
argumento lógico o exige un valor numérico y se inserta texto.
Para este ejemplo se utilizo la misma tabla que en el
primer caso, pero se agrego el estado del alumno y se intenta
generar una clave con la suma de la nota y el estado, dos elementos que tienen
distinto formato.
Posible Solución: tener claridad de los tipos de
argumento que la función puede contener.
#¡DIV/0!:Este error se origina cuando dividimos un valor por 0. Si bien
sabemos que esto se indetermina, el error suele originarse cuando eliminamos
ciertos datos que generan que ciertos resultados se hagan 0, y por ende, la
fórmula se nos indetermina.
En este caso se ocupa la misma tabla anteriormente
mencionada y se calcula una nota final la cual es
la división entre la nota y el número de
asistencias, dejándonos:
Posible Solución: Comprobar que el divisor de
la función no sea 0 o este en blanco, cambiar al referencia de la
celda a uno que no contenga ese valor ni este vacía, escribir #N/A en
la celda que hace referencia al divisor de la formula o impedir que el
valor se muestre a través de la función SI.
#######:Se origina porque el
ancho de la columna es insuficiente para mostrar el resultado o porque el
resultado no es coherente, por ejemplo, una fecha negativa.
En este ejemplo se multiplica la nota de los alumnos
por un amplificador el cual va aumentando, dejándonos números más
grandes que no se pueden mostrar por el ancho de la columna.
Posible Solución: Aumentar el tamaño de la columna
para ajustar el texto adecuadamente, reducir el tamaño del texto,
aplicar un formato de numero o fecha diferente, como por ejemplo reducir los
decimales o aplicar un formato de fecha corta.
La referencia circular, no es un error muy conocido
pero es importante mencionarlo. Ocurre cuando el usuario utiliza una fórmula en
una celda determinada y dentro de ésta hace referencia a la misma celda en particular.
Esto puede generar problemas de rendimiento en Excel ya que podría ocurrir una
iteración indefinida.
Otros errores típicos que afectan la eficiencia en
excel son el ocupar demasiadas plantillas u hojas de excel, que genera poca
optimalidad en la utilización de las fórmulas, no tener conocimiento de los
atajos en excel lo que podría ayudar enormemente a la velocidad en el
desarrollo de las actividades, también podemos encontrar el error típico en la
escritura de los datos, el formato, espacios, acentos, etc, que para excel
generan diferencias en los datos y por ende, las fórmulas nos entregan
resultados distintos.
En caso de no quedar claro cuáles son las posibles soluciones planteadas
a estos problemas es recomendable recurrir a al asistente de ayuda de Microsoft
Office Excel.
Cometer un error no es el problema, el detalle está en entenderlo y saber cómo solucionarlo. A modo de mostrar de forma mas interactiva algunos de estos errores se presenta el siguiente video:
En la siguiente entrada de este blog explicaremos de manera detallada, mediante la utilización de vídeos e imágenes, la forma de utilizar la función "Nombre Definido" en Excel, la cual, pese a ser una función bastante poco usada, entrega gran utilidad al momento de querer hacer más eficiente el manejo de grandes volúmenes de datos, ya sea para la creación de rangos y gráficos dinámicos, como para simplemente la utilización de una función que haga referencia a un rango definido previamente.
Esperamos que la información entregada aquí sea de gran utilidad, y de fácil entendimiento, el cual fue nuestro principal objetivo durante el desarrollo del blog.
Marco Apablaza
Carolina Garcia
Benjamín León
Bastián Valenzuela
Grupo 3
Computación para los negocios
Facultad de Economía y Negocios
Universidad de Chile
Cómo crear un Rango Dinámico utilizando la función "Nombre Definido”
Un rango dinámico corresponde a un rango de numérico o de texto que se ajusta automáticamente a la cantidad de elementos presentes en él. Visto desde otra perspectiva, cuando uno simplemente define un nombre para un rango, éste es estático, es decir, si se agregan nuevos elementos justo debajo de dicho rango, estos no pasan a estar dentro del rango que definimos previamente, para este problema es que existe la opción de crear rangos dinámicos, en esta ocasión, utilizando la función "Nombre definido".
En el vídeo se muestra la forma de construir rangos dinámicos, y a continuación mostraremos una secuencia de pasos a través de imágenes que busca explicar de manera detallada lo hecho en el vídeo.
Partiremos teniendo en una hoja de Excel una serie de datos, los cuales en este caso corresponde a una lista de nombres con sus respectivos promedios de notas de la Universidad.
El primer paso consta de definir un nombre para dicho rango que contiene los nombres de los alumnos, para esto nos dirigiremos al menú "Fórmulas", Sección "Nombres Definidos", y pulsaremos en "Administrador de Nombres", una vez que se haya desplegado el cuadro del administrador de nombres, debemos hacer click en la opción "Nuevo...", y debemos completar dichos campos de la siguiente forma:
En el campo "Nombre:" definimos cómo queremos llamar a dicho rango, es irrelevante el nombre que se le dé, sin embargo es recomendable escoger uno que ayude a recordar qué información estaremos almacenando en dicho rango, en este caso, utilizaremos "Nombres".
Ahora, en el campo "Hace referencia a:" es donde se encuentra la parte más compleja de la construcción, dado que es, básicamente, lo que hará que el rango sea dinámico.
Para el ejemplo llenaremos este cuadro con la siguiente fórmula:
=DESREF(Hoja1!$B$2;1;0;CONTARA(Hoja1!$B:$B)-1;1)
La cual, mediante la fórmula CONTARA, tal como su nombre lo indica, cuenta los elementos presentes en la columba B, el "-1" que se encuentra justo después de la cuenta corresponde a la sustracción del encabezado al total de la cuenta de elementos.
La fórmula DESREF devuelve una referencia de un rango, dado una cantidad de filas y columnas específico, según la estructura de dicha fórmula, es que se encuentra primero la celda a la que se hace referencia (Hoja!$B$2), luego la fila número 1, la columna 0, el alto correspondiente a la cuenta, y finalmente el ancho de 1. Personalmente esta fórmula consideramos que es poco intuitiva, sin embargo, emulando la estructura que le dimos en esta explicación y en el vídeo del inicio, no debiesen existir problemas para la construcción.
Para el siguiente rango, correspondiente a los promedios, hemos seguido prácticamente los mismos pasos, con la única diferente que al momento de hacer la cuenta, hemos utilizado la función CONTAR, dado que de esa forma sólo se incluirán los elementos numéricos, excluyendo automáticamente el encabezado. Tal como se muestra en la siguiente imagen:
Una vez hecho esto, y tal como mostramos en el vídeo, al agregar un nombre nuevo, o una nota nueva, en las columnas B o C, respectivamente, veremos cómo los rangos se actualizan automáticamente.
Como podemos ver en el vídeo, a manera de probar la efectividad de nuestra construcción de rangos dinámicos, hemos hecho 2 fórmulas que cuenten los elementos de los rangos "Nombres" y "Promedios", (de la forma =CONTARA(Nombres) y =CONTARA(Promedios)), las cuales, al agregar nuevos elementos, dichas cuentas cambian automáticamente, lo que corrobora la creación exitosa de nuestros rangos dinámicos.
Ejemplo aplicación: Creación de Gráfico Dinámico utilizando Rangos Dinámicos
Una vez que hemos creado nuestros rangos dinámicos, es posible crear gráficos que se actualicen automáticamente según la cantidad de elementos presentes en las columnas.
Para esto, tal como se puede ver en el vídeo, al momento de crear el gráfico, y seleccionar los datos, haremos lo siguiente: En los valores de la serie, escribimos "=Libro1!Promedios", para hacer referencia al rango que contiene los promedios. Mientras que en los rótulos de nombres, escribiremos "=Libro1!Nombres".
De esta forma tendremos un gráfico que cambiará automáticamente según la cantidad de elementos presentes en dichas columnas.
En el siguiente link se encuentra el archivo sobre el cual se desarrollaron los rangos dinámicos y el gráfico:
Para
desarrollar el ejemplo que exponemos en el video, utilizaremos una tabla que
contiene una lista de nombres y sus respectivas notas en cada año de
universidad –creadas aleatoriamente para la ocasión- desde la cual obtendremos
los datos con que crearemos el gráfico.
En primer
lugar, definiremos un nombre que se refiera al rango que contiene los nombres
de los alumnos. Para esto, vamos al menú “Fórmulas”, y en la sección “Nombres
Definidos” pulsamos en “Crear desde la selección”, cabe destacar que es
necesario haber seleccionado las celdas indicadas, en este caso, la columna
correspondiente a los nombres, incluyendo el encabezado (celda con el texto “Nombre”).
Luego de haber pulsado “Crear desde la selección”, aparecerá un cuadro en que se
consulta a partir de qué se desea crear el nombre, normalmente Excel detectará
qué es lo que se quiere hacer y dará como predeterminada dicha opción, la cual
en este caso corresponde a “Fila Superior”.
De la
misma forma en que creamos este nombre, ahora utilizaremos esta función para definir
un nombre para cada uno de los rangos que contienen las notas.
Una vez
creados los nombres, crearemos una lista desplegable dentro de una celda, con
el fin de escoger en dicha lista el nombre sobre el cual uno quiere consultar a
través del gráfico dinámico.
En primer
lugar seleccionamos la celda (N#1) , luego en el menú Datos, sección
Herramientas de datos pulsamos sobre “Validación de datos” y escogemos la primera opción de las que se
despliegan (N#2). Nos aparecerá el cuadro que se ve en la imagen, acá
escogeremos la opción Lista (N#3) y finalmente en la sección “Origen”, seleccionaremos
la lista de nombre, esta vez sin incluir el encabezado “Nombres” (N#4) y le
damos a Aceptar, cabe destacar que al seleccionar la columnas de nombres, en el
cuadro origen aparecerá “=nombres”, dado que fue el nombre que definimos en el primer
paso para dicho rango. Con esto tendremos creada una celda que contiene una
lista desplegable con los nombres presentes en la tabla de datos. Una vez creada la lista desplegable en la celda, debemos definir un nombre para ésta. Para esto, existen dos opciones, siendo la mostrada en la imagen la más simple: Seleccionamos la celda, y en el cuadro superior izquierdo presente en Excel definimos un nombre para dicha celda, en este caso usaremos “TituloGrafico”, dado que luego asociaremos esta celda al título del gráfico para que se actualice automáticamente a los diferentes nombres de cada alumno, cabe destacar que el nombre que uno defina es irrelevante en sí, sin embargo es conveniente escoger nombres que ayuden a recordar fácilmente para qué fueron definidos, y así hacer menos dificultoso el trabajo.
Ahora nos
enfrentamos a una de las partes menos intuitivas del proceso, correspondiente a
definir un nombre el cual se asocie a los datos de cada uno de los alumnos, el
cual será utilizado al momento de escoger los valores de la serie en el
gráfico.
Para esto, nos dirigiremos al menú “Formulas” y en la sección “Nombres definidos” pulsamos sobre “Administrador de nombres”, una vez que se muestre el cuadro que contiene todos los nombres que hemos definido en el libro de Excel actual, pulsamos en “Nuevo…” y se nos mostrará el siguiente cuadro:
Nuevamente el nombre es irrelevante, pero es necesario recordarlo fácilmente para los siguientes pasos, en este caso usamos “SerieGrafico”.
En la sección “Hace referencia a”, debemos utilizar la siguiente fórmula:
=INDIRECTO(SUSTITUIR(Hoja1!$A$15;" ";"_"))
La celda a la que se hace referencia en este caso (A15) corresponde a la cual contiene la lista desplegable. La función INDIRECTO se utiliza para interpretar el texto almacenado en dicha celda y convertirlo en el rango que definimos anteriormente.
Dado que en este caso los nombres de nuestra lista contienen espacios, es necesario utilizar la función SUSTITUIR, la cual se encargará de convertir los espacios contenidos en la celda, en guiones bajos, para que el formato sea compatible con el de la herramienta “Nombres Definidos”.
Posteriormente, debemos crear un gráfico -en este caso de líneas-. Para crearlo fácilmente seleccionamos las dos primeras filas de la tabla de datos, es decir, la fila que contiene los encabezados (Nombre, 1er Año, 2do Año, etc) y la fila correspondiente a “Marco Apablaza” con sus respectivas notas, nos vamos al menú “Insertar” y seleccionamos Gráfico de Lineas, el gráfico se construirá automáticamente de la forma que vemos en la imagen.
Luego, para que el gráfico sea dinámico, hacemos click derecho sobre la línea y pulsamos sobre la opción “Seleccionar datos…” y luego, en el siguiente cuadro que aparecerá, pulsamos en “Editar”, con lo cual nos encontraremos con el siguiente cuadro:
En la sección “Nombre de la serie” y “Valores de la serie”, estarán la celda pertenecientes a la tabla de datos originales de la cual se creó el gráfico, debemos modificar esto utilizando los nombres definidos en los pasos anteriores. De esta forma, en “Nombre de la serie” escribiremos =Libro4!TituloGrafico y en Valores de la serie =Libro4!SerieGrafico.
Cabe destacar que es necesario mantener la referencia a la hoja en la que se está trabajando, es decir en este caso, “Libro4!”, incluyendo el signo de exclamación.
Luego de esto, tendremos un gráfico dinámico tal como vimos al principio, al cual sólo le faltará pulir detalles tales como fijar los valores mínimo y máximo de los ejes, con el fin de hacer más comparables los resultados entre cada uno de los alumnos.
Hacemos click derecho sobre el eje de las ordenadas, y pulsamos sobre la opción "Dar formato a eje...". En el cuadro que aparecerá debemos fijar los valores máximo y mínimo como se ve en la siguiente imagen.
La construcción del gráfico dinámico detallada anteriormente se encuentra en el siguiente video:
Atajos Útiles para Excel 
