Función Índice

¿Qué es la función INDICE?

INDICE, es una función bastante útil para realizar búsquedas que requieran hacer referencias a una celda en una matriz específica. Existen dos situaciones en que la función INDICE puede ser aplicada, una que permite simplemente obtener la celda de una sola matriz seleccionada y la otra función de igual nombre permite obtener la celda o valor desde la matriz que se requiera, otorgando la posibilidad de seleccionar varias matrices o rangos de datos.
¿Cómo funciona?Tenemos básicamente tres formas de uso por lo cual explicaremos cómo funciona para cada uno de ellos:

Para buscar un valor en una matriz en un rango: El primero consiste en buscar una celda específica, dentro de una matriz de referencia, mediante sus coordenadas de número de la fila y número de columna en la cual se posiciona el valor que buscamos:

=Indice(A2:B3;2;2) Resultado: B3.

Buscar un valor en una matriz volátil: El segundo es un poco más complejo de entender, debido a que ahora lo que hacemos es generar una matriz dentro de la función índice. Para ello ponemos los datos dentro de los corchetes que hacen referencia a las matrices, luego en el número de fila debemos poner 0, debido a que nuestra matriz cuenta solo con una fila, y en el número de columna ponemos el número de la posición en la que se encuentra el dato que buscamos:

=Indice({1;2;3;4;5;6};0;3) Resultado: '3'

=Indice({“a”;”b”;”c”;”d”};0;4) Resultado: 'd'

La última es diferente en cuanto a su forma pero no en cuanto a su finalidad. Lo que deseamos aquí es buscar un valor específico mediante sus coordenadas pero en esta ocasión utilizando más de una matriz de referencia y por ello debemos especificar además del número de fila y el número de columna, también se especifica el número de área o en otras palabras el número de matriz en la que se encuentra:

=Indice((A2:B3;A5:B6);1;2;2) Resultado: A6

Para ver los ejemplos, sigue leyendo la entrada.

Ejemplos del uso de la función INDICEPara dar a conocer a cabalidad la función y tener claridad de cómo opera sigamos el siguiente ejemplo.

Una asociación de colegios desea saber el nombre del alumno que obtuvo el mejor promedio en la PSU en cada establecimiento. La asociación tiene dos colegios, la Escuela Gabriela Mistral y la Escuela Francisco Coloane.

Las tablas de datos que posee son las siguientes para cada colegio. (Ordenadas descendentemente por Promedio puntaje).

Matriz 1 (Escuela Francisco Coloane)

Matriz 2 (Escuela Gabriela Mistral)

Supongamos que queremos obtener el promedio de puntajes más alto de la escuela Francisco Coloane a través de la función INDICE.

La formula a utilizar será: INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna])

A priori sabemos que los datos son los de la primera matriz y que el dato que necesitamos es el primero de la columna “Promedio Ptje.”

Para ejecutar la formula seguimos los siguientes pasos:
La celda que utilizaremos para llevar a cabo la función será la B10.

Utilizaremos la formula como se muestra en la ilustración:

La primera parte de la función señala la matriz desde donde se desea obtener el dato, la segunda es el número de fila y el tercero el número de la columna que contiene el dato (la fila 1 es la primera fila del área seleccionada, y la columna 1 es la primera columna del área seleccionada). Para nuestro ejemplo, necesitamos el dato de la fila 1 de la columna 6.

Luego de aplicar la función, esta nos entrega el siguiente dato, que corresponde al promedio de puntaje más alto.


La segunda opción de aplicación de la formula es utilizando varias matrices contenidas en la misma hoja, y señalando en la función cual es la matriz contenedora del dato. Las matrices que utilizaremos están dispuestas como se señala en la imagen:


La forma de ocupar la función INDICE es la siguiente:

• Calcularemos en la celda B18.
• Ocuparemos la función INDICE(ref; núm_fila; [núm_columna]; [núm_área])
• Aplicaremos la función como sigue:
El primer argumento contenido en los paréntesis interiores hace referencia a las dos matrices seleccionadas. El segundo argumento se refiere a la fila desde donde queremos obtener el dato. El tercero a la columna. Y el cuarto argumento, señala desde que matriz (referenciadas en el primer argumento) se va a obtener el dato.

• Luego de cerrar paréntesis y presionar ENTER, el valor que me devolverá esta función es el promedio puntaje más alto del colegio de la primera matriz; la Escuela Francisco Coloane.


• De lo contrario si en vez de pedir el dato de la matriz 1, solicitamos el dato de la matriz 2, obtendremos el promedio puntaje más alto; escuela Gabriela Mistral.

Aplicación al mundo profesional de la función INDICE

Podemos automatizar esta función especificando los números de fila, columna y área haciendo referencia a celdas o escribiendo los comandos para ver algún dato en específico. Esto es muy relevante cuando manejamos bases de datos muy grandes y necesitamos de un dato en específico.

Podemos definir matrices según meses, regiones, categorías de producto, entre otras. Veamos un ejemplo:
Somos el gerente de ventas de una pequeña fábrica de textiles el cual vende tan solo 3 tipos de productos. Manejamos los indicadores de precio, cantidad y el total de la venta para cada mes de ventas:

Esta pequeña empresa estandarizó sus datos de tal manera de asignar un código para la región, otro para el Ítem o producto y finalmente para cada dato que se desea saber, tal como lo describe la siguiente gráfica:

Hemos asignado distintos colores a los códigos que usaremos en nuestro ejemplo, en este caso queremos encontrar el información del mes de Mayo (código 5), el Item Jeans (código 3) y el dato sobre el total de ventas (código 3).
Ahora introduciremos estos códigos en las celdas de referencia que hemos especificado según nuestra formula índice, lo cual se ve en la siguiente gráfica:


En esta ocasión ocupamos la formula índice haciendo referencia a varias áreas o matrices. El número de fila hace referencia al Item, número columna lo hace al Dato y finalmente el número de área hace referencia al mes. Lo que nos da el siguiente resultado:

Finalmente hemos encontrado el valor que estábamos buscando.

Conclusiones finales: Función INDICE

Evidentemente podemos darle muchos otros usos, incluso más sofisticados tal es el caso como encontrar tan solo la cantidad de los items e ir multiplicándolos automáticamente por un precio exigido por el fabricante para así saber si se ha alcanzado la meta de ventas por ejemplo, o podemos encontrar información según la región en la cual se vendió el producto, y así sucesivamente. La idea es poder ir encontrando datos específicos y luego utilizarlos a conveniencia de las necesidades

Características principales:Vamos a conocer cómo funciona con más detalle y algunas características. Para eso, especificaremos otro ejemplo con números.

Este dibujo ilustra una tabla de matriz que contiene filas (rellenadas con color amarrillo), columnas (rellenadas con color verde) y contenidos numéricos (rellenadas con color gris). En el lado derecho tenemos una pequeña tabla que contiene la fila, columna y valor. En la tabla pequeña hemos puesto el valor de fila=5, columna=3. Lo que deseamos es saber qué valor tiene en la tabla de matriz con fila=5, columna=3.
Para eso, vamos a implementar una función de índice en la celda O6 (celda con color azul). La fórmula de índice es: =índice. Veremos con un dibujo como aparecerá.

Cuando ponemos “=índice” aparecen 2 formas de función índice. Vamos a ver que la primera forma de la función contiene el componente matriz, numero de fila y número de columna. Lo primero que hay que realizar es seleccionar toda la matriz con la cual se desea trabajar, luego seleccionar la variable de fila que es O4 (gráfica 1, con color naranjo) y finalmente seleccionar la variable de columna que es O5 (gráfica 1, con color violeta).

Veremos en detalle cómo funciona:

Observando la gráfica 4 (celda de color azul). Seleccionaremos la matriz D4:L8 que esta rellenada con color gris, luego seleccionaremos la variable fila (O4), y variable columna (O5). Una vez terminado de seleccionar los componentes de la función índice, puede simplemente apretar el botón “enter” para obtener el resultado.

La idea de la función índice es que al cambiar el valor de la fila y la columna, la función índice puede encontrar el valor en la matriz que corresponde a la fila y columna seleccionada. Vamos a ver, si ponemos fila=3, columna=8, la celda de valor cambia automáticamente al valor contenido en la matriz en la columna 8, y fila 3Update (13/10/2011)

Autores:

Bernardita Donoso S.

Enzo Pitronello
Manuel Moya R.
Steven Yu