Como sabemos, las bases de datos son una de las mejores alternativas a la hora de trabajar con grandes cantidades de datos. Para trabajar con ellas, el programa Microsoft Office pone a nuestra disposición las herramientas de Microsoft Access, las cuales nos permiten agrupar nuestros datos en tablas en donde podemos tener acceso rápido y de forma eficiente a la información. Sin embargo, una de las características que esperaríamos encontrar al momento de diseñar tablas es que no existiera redundancia innecesaria de datos. Para garantizar esto, Access pone a nuestra disposición la herramienta Analizar Tablas, la cual nos permite detectar posibles errores en nuestras tablas.
Ejemplo de Redundancia de datos:
Supongamos que tenemos una base de datos con la información de nuestros clientes denominada Datos, como se muestra a continuación:
Al poseer un mismo cliente más de un producto, tendremos que repetir X veces todos sus datos, aún cuando estos sean los mismos, ocupando espacio innecesariamente.
¿Por qué no debería existir redundancia de datos?
- Hace que ocupemos espacio en el disco duro de forma innecesaria.
- Puede llevarnos a cometer errores y a almacenar datos de forma incorrecta, tomando decisiones equivocadas.
- Si nuestro cliente cambió alguno de sus datos, tendremos que cambiarlo en todos sus registros. Si el cliente compra un nuevo producto, tendremos que ingresar todos sus datos nuevamente. Además del tiempo que eso implica, puede llevarnos a cometer errores como por ejemplo, olvidar actualizar sus datos en uno de los registros.
¿Cómo funciona Analizar Tablas?
Esta herramienta busca redundancias. Una vez detectadas éstas, tomará los datos y los repartirá en varias tablas, estableciendo relaciones entre ellas. En nuestro ejemplo, esta herramienta tomaría los datos y los repartiría en dos tablas: Clientes y Productos. Así, si el cliente cambia de dirección, sólo deberemos modificar este dato una vez en la tabla Clientes e inmediatamente esto sería asumido el revisar la tabla Productos y el detalle de estos.
¿Cómo se usa?
Para ejecutar la herramienta debemos ir al menú Herramientas de base de datos y seleccionar Analizar tabla.
Una vez hemos seleccionado esta opción, se abrirá el Asistente para analizar tablas.
En la primera y segunda ventana se nos ofrecerá una breve descripción de esta función y se podrán ver ejemplos en relación a los problemas que genera la información duplicada:
Ya en la tercera ventana que se desplegará encontraremos las tablas que tenemos para trabajar. En nuestro caso, tenemos la tabla Datos, la cual contiene información de nuestros clientes y de los productos que han adquirido.
Una vez hemos decidido qué tabla queremos analizar podremos elegir entre dos opciones:
- Dejar que Access haga todo el trabajo
- Crear nosotros mismos las tablas con los datos ajustados.
Sí, dejar decidir al Asistente
Si elegimos esta opción, Access automáticamente decidirá cuáles son las tablas que deberíamos crear y qué campos debería incluir cada tabla. Así, en la ventana siguiente nos mostrará las tablas que nos recomienda y sus campos. Aquí podremos aceptar la recomendación de Access o hacer los cambios que estimemos pertinentes, como por ejemplo, cambiar los campos de una tabla a otra arrastrándolos. Además, aquí debemos poner nombre a las tablas haciendo doble click en la parte superior de esta o con la opción señalizada:
En la siguiente ventana podremos hacer modificaciones en las claves principales asignadas por Access. Así, podemos mantener la recomendación del programa o designar nuevas claves con la herramienta que aparece a continuación:
Una vez definido lo anterior, avanzamos a la siguiente ventana y damos click en finalizar. Así, obtendremos nuestras tablas Clientes y Productos, las cuales contendrán la misma información que teníamos en nuestra tabla Datos original, pero separada y relacionada. De esta forma, en la tabla clientes tendremos todo lo relacionado a estos tal como dirección, teléfono, etc. y en la tabla productos todo lo relacionado a estos. Además, en la tabla producto, podremos ver qué cliente ha comprado cada producto. También podríamos haber definido nuestra base de tal forma que en la tabla cliente apareciera cada producto que han comprado estos.
No, quiero decidir yo
En esta opción seremos nosotros los que haremos el trabajo que describimos anteriormente. Al avanzar, la siguiente ventana nos mostrará una sola tabla que es la original: Datos. Para crear una nueva tabla, debemos seleccionar y arrastrar uno de los elementos que deseamos que contenga nuestra nueva tabla. Así, aparecerá lo siguiente:
Aquí debemos establecer el nombre de la nueva tabla, la cual en nuestro caso será Producto. Además, debemos especificar el nombre de la Tabla 1 (Clientes) y debemos arrastrar el resto de los campos que deseamos que contenga nuestra tabla. En este caso será Nombre de Producto.
Además, debemos definir cuál será nuestra clave principal. En este caso dejaremos el ID Producto.
Una vez hecho esto, damos click en finalizar y obtenemos nuestras tablas Clientes y Producto tal como en el caso anterior.
Con lo anterior podemos trabajar de forma más eficiente nuestras grandes bases de datos, algo muy útil por ejemplo en el área de Marketing para personalizar la promoción a nuestros clientes.
Tips y Consideraciones
- Es mejor utilizar esta herramienta cuando tenemos los datos introducidos en la base de datos, para que Access pueda utilizar los valores almacenados en cada campo y "adivinar" mejor un diseño mejorado.
- Como cualquier programa corrector, este nos ayudará ya que puede detectar muchos errores pero no se garantiza al final una base de datos óptima porque casi siempre existen determinadas circunstancias que el programa no podrá "adivinar".
- Muchas veces cometemos errores de escritura al momento de ingresar datos. Esta función también nos ayuda a detectar estos errores. Una vez hemos seleccionado las tablas que deseamos crear y antes de finalizar, la herramienta entregará la opción de corregir errores tipográficos de la siguiente forma:
Aquí simplemente debemos elegir la opción correcta que ocuparemos y dar en siguiente y finalizar, quedando listo para su uso.
Autora:
Fanny Gallegos Pereira
No hay comentarios:
Publicar un comentario